Общие понятия системы управления

Основные процедуры, используемые в системе управления

Наборы функций в системе управления организацией

Общие понятия системы управления

ТЕМА 7. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

7.2. История вопроса: воздействие на управляемую часть СУ

7.3 Различные теории: управляющая часть СУ

Система управления(СУ) организацией включает в себя совокупность всех служб организации, всех подсистем и ком­муникаций между ними,а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование.

В связи с этим управление организацией можно определить как непрерывный процесс влияния на производительность работника, группы или орга­низации в целом для наилучших результатов с позиций дос­тижения поставленной цели.

Для СУ компанией необходимо:

• разработать миссию компании;

• распределить функции производства и управления;

• распределить задания между работниками;

• организовать порядок и временную последовательность их взаимодействия;

• приобрести или модернизировать технологию производства;

• наладить систему стимулирования, снабжение и сбыт;

• организовать производство.

Осуществление перечисленных мероприятий требует создания системы управления (СУ) компанией, которая должна быть согла­сована с системой производства компании, представленной на рис. 27.

Рис. 27. Система управления организацией

СУ состоит из четырех подсистем (см. рис. 28):

§ методологии,

§ процесса,

§ структуры

§ техники управления

Рис. 28. Структура элементов системы управления организации

Методология управления включает: цели и задачи, законы и принципы, функции, средства и методы, школы управления.

Процесс управления включает: систему коммуникаций, варианты про­цесса управления, разработку и реализацию управленческих реше­ний, выбор характеристик информационного обеспечения.

Структура управления включает: функциональные структуры, схемы организационных отношений, организационные структуры и систему
обучения или повышения квалификации персонала.

Техника и технология управления включают: компьютерную и организационную технику, офисную мебель, сети связи, систему документооборота.

Процесс управления предусматривает согласованные дейст­вия, которые и обеспечивают в конечном счете осуществление общей цели или набора целей, стоящих перед организацией. Для координации действий должен существовать специальный орган, реализующий функцию управления, поэтому в любой организации выделяются управляющая и управляемая части. Схема взаимодействия между ними показана на рис. 29.

Рис. 29. Взаимодействие управляющей и управляемой частей в организации

А – управляющая информация, Б – информация об исполнении

В управляющую часть входит дирекция, менеджеры и ин­формационные подразделения, обеспечивающие работу руко­водящего звена. Эту часть организации принято называть административно-управленческим аппаратом. Входным воз­действием и конечным продуктом управляющей части являет­ся информация.

На этом уровне принимаются управленческие решения как результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономи­ческого обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения поставленной цели. Управленческое решение принимается с целью преодоления возникшей про­блемы, которая представляет собой не что иное, как реальное противоречие, требующее своего разрешения.

Управляемая часть - это различные производственные и функциональные подразделения, занятые обеспечением производственного процесса. То, что поступает на вход управляемой части, и то, что является ее выходом, зависит от типа организации.

Пример. Если речь идет о деловой организации, осуществляющей управление финансами, скажем, о банке, то на его вход поступают денежные средства или их заменители (ценные бумаги, векселя, акции и т.п.). Выходом является информация по управлению финансовыми потоками и денежными средствами. Во многих случаях банк осуществ­ляет выплату наличных денежных средств.

7.2. История вопроса: воздействие на управляемую часть СУ

Чтобы координировать действие управляемой части, можно воспользоваться системой научного управления, обосно­ванной Ф. Тейлором в его книге «Принципы научного управ­ления», вышедшей в свет в 1911 году. Ф. Тейлор впервые от­делил процесс планирования труда от самого труда, выделив, таким образом, одну из основных управленческих функций. Основные положения системы научного управления по Тей­лору формулируются следующим образом:

• создание научного фундамента, заменяющего собой тра­диционные, практически сложившиеся методы работы;

• отбор и обучение сотрудников на основе научных крите­риев;

• взаимодействие между администрацией и исполнителями с целью практического внедрения научно разработанной системы организации труда;

• равномерное распределение труда и ответственности ме­жду администрацией и исполнителями.

Позже Г. Эмерсон сформулировал 12 принципов произво­дительности труда, относящиеся к звену управления органи­зацией, определив истинную миссию и назначение управлен­ческого труда:

• отчетливо поставленные цели;

• здравый смысл;

• компетентная консультация;

• дисциплина;

• справедливое отношение к персоналу;

• быстрый, надежный, полный, точный, постоянный учет;

• диспетчирование;

• нормирование операций;

• эффективное планирование;

• нормализация условий труда;

• стандартные письменные инструкции;

• вознаграждение за производительность.

Наиболее четко задачи управления организацией сформу­лировал А. Файоль, ученик и последователь Ф. Тейлора и один из основателей научной теории управления. Он выделил 6 об­ластей деятельности предприятия, которыми необходимо управлять: техническую, коммерческую, финансовую, бухгал­терскую, административную и защитную. По его мнению, наиболее характерными задачами звена управления являются:

• планирование общего направления действия и предвиде­ние конечного результата;

• «организовывание», т.е. распределение и управление ис­пользованием материальных и человеческих ресурсов;

• выдача распоряжений для поддержания действий работ­ников в оптимальном режиме,

• координация различных действий для достижения общих целей;

• выработка норм поведения членов организации и прове­дение мероприятий по соблюдению этих норм;

• контроль за поведением членов организации.

Файоль сформулировал характерные признаки процесса управления в начале XX века. С тех пор в деятельности орга­низаций произошли значительные изменения. Усложнилась их структура, научно-техническая революция в области естест­венных наук привела к возникновению новых сложных техно­логий, стремительное внедрение средств вычислительной тех­ники в различные области человеческой деятельности заметно повлияло на технологию принятия управленческих решений и на процедуру, которая носит название «контроля за исполне­нием решения». Изменилась технология управления финанса­ми. В последнее время многие преобразования в этой сфере связаны с внедрением электронных систем расчетов и элек­тронных заменителей денег.

7.3 Различные теории: управляющая часть СУ

При решении проблемы стимулирования роста производи­тельности используются принципы, сформулированные в рамках следующих теорий:

- теории выбора руководителей,

- теории реализации целей,

- теории удовлетворения потребностей

- теории спра­ведливости.

Теория выбора руководителей, владеющих социально-психологическими методами управления, основана на двух принципах.

Первый принцип учитывает, что определенная часть персонала не любит организовывать свой труд. Это люди, которые лишены какого бы то ни было честолюбия и инициативы. Они предпо­читают, чтобы ими руководили, давали им вполне определен­ные и конкретные задания, чтобы о них заботились и чтобы их защищали. Таким людям нужны требовательные, властные, жесткие и решительные руководители, обладающие способно­стью организовать труд подчиненных и убедить их в необхо­димости работать «не покладая рук».

Второй принцип применим к людям, обладающим инициа­тивой и большим творческим потенциалом, с сильно развитым чувством собственного достоинства. При соответствующем моральном и материальном поощрении они могут принести большую пользу и организации, и себе. Таким сотрудникам нужны демократичные руководители, обладающие гибкостью, деликатностью и тактом.

В любом коллективе есть, как правило, и те, и другие лю­ди, поэтому руководитель должен быть высококвалифициро­ванным и грамотным специалистом, знакомым с социально-психологическими методами управления и умеющим приме­нять эти методы на практике.

Теория реализации целей основана на том, что в коллекти­ве есть люди, которые могут хорошо работать только в том случае, если поставленные руководителем цели будут дости­гаться, т.е. если их ожидания будут реализовываться. Эти люди должны постоянно видеть результаты своего труда, в противном случае их деятельность парализуется. Теория реа­лизации целей предлагает руководителю выбирать для таких людей быстро выполнимые задания и постоянно уведомлять их о пользе выполняемой ими работы.

Теория потребностей основана на стимулировании дея­тельности человека путем удовлетворения его потребностей и интересов. Заметим, что деньги не являются потребностью человека, это лишь средство для реализации этих потребностей.

Теория справедливости основана на субъективном ожидании каждым человеком поощрения за его работу. Если работ­ник считает, что его коллега получил за ту же работу большее поощрение, чем он, то это, безусловно, будет отрицательно сказываться на его производительности. Теория справедливо­сти требует от руководителя, чтобы он учитывал пристальное внимание подчиненных к его действиям по отношению к дру­гим.