1) Ввод данных (самый простой и непрофессиональный, для очень простых БД)
2) Мастер (для стандартных БД, со стандартными полями),
3) Конструктор (наиболее профессиональный способ).
Режим «Ввода данных»
Последовательно изменить предлагаемые имена полей на нужные имена, затем заполнить таблицы данными.
Недостатки: нет возможности задать первичный ключ, указать типы данных в полях, свойства полей.
Режим «Мастер»
Удобен при создании стандартных БД, перечень которых приведен на рисунке в области «Образцы таблиц».
Выбирая в левом поле конкретный образец таблицы, в центральном поле (Образцы полей) автоматически получаем предлагаемый список полей в данной таблице. Щелчком по указанной стрелкой кнопке выбираются нужные поля в свою таблицу
Недостатки:ограниченный набор предлагаемых таблиц и существенное время на доработку свойств отдельных полей в таблице.
Режим «Конструктора»
1)Задаётся сначала перечень всех полей таблицы (длина имени поля не более 64 символов)
2) для каждого поля устанавливается тип поля (см. таблицу 1 ниже по тексту)
3) для каждого поля указываются нужные ограничения в окне «Свойства поля»
При помощи соответствующей кнопки на панели инструментов указывается поле, которое является первичным ключом
Таблица 1 — Типы данных Access
Тип данных
Характеристика значений
Размер
Текстовый
(Text)
Текст или числа, не требующие проведения расчетов
До 255 знаков
Поле МЕМО
(Memo)
Очень длинный текст или комбинация текста и чисел
До 65 535 знаков
Числовой
(Number)
Числовые данные, используемые для проведения расчетов
1, 2, 4, 8, 12
или 16 байтов
Дата/время
(Date/ Time)
Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999
8 байтов
Денежный (Currency)
В этом формате компьютер изображает числа вместе с денежными единицами, различает рубли и копейки, доллары и центы и т.д.
8 байтов
Счетчик (AutoNumber)
При вводе новой записи в данное поле вводится число, на единицу большее, чем в предыдущей записи.
4 байта
Логический
(Yes/No)
Значение Да и Нет, а также поля, содержащие только одно из двух значений (Да/Нет, True/False или Вкл/Выкл)
1 бит
Поле объекта OLE
(OLE
Object)
Объект (например, електронная таблица Excel, документ MS Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате)
До 1 Гбайт (ограничивается объемом жесткого диска)
Гиперссылка
(Hyperlink)
Комбинация текста и чисел, хранимая как текст и используемые для перехода к нужному фрагменту данных в сети. Включае максимум четыре части: отображаемый текст (в поле или в элементе управления); адрес (путь к файлу или странице); дополнительный адрес (расположение внутри файла или страницы); всплывающая подсказка.
Длина каждой из частей гиперссылки – до 2048 знаков
Мастер подстановок
(Lookup
Wizard)
Создает поле, позволяющие выбрать значение из другой таблицы или из списка значений с помощью списка или поля со списком. Выбор этого параметра запускает Мастер подстановок, создающий поле подстановок. После завершения работы мастера устанавливается тип данных, основанных на выбранных в мастере значениях.
Тот же размер, что и у поля, используемого в подстановке, обычно 4 байта
Таблица 2— Свойства полей таблиц Access
Свойства поля
Характеристика
Размер поля
Определяет максимальный размер данных. Поддерживается только текстовым и числовым типами данных. Для текстовых полей максимальное количество символов – 255, для числовых 8 байт.
Формат поля
Указывает форматы вывода текста (> для аббревиатур), чисел, дат, значений.
Число десятичных знаков
Устанавливает число десятичныз знаков для данных полей числового и денежного типов.
Новые значения
Определяет способ увеличения значения поля Счетчика либо последовательно (1, 2, 3, …), либо случайных последовательностей чисел.
Маска ввода
Устанавливает формат, используемый при вводе данных.
Подпись
Задает имя для полей используемых в формах и отчетах
Значение по умолчанию
Определяет данные, автоматически добавляемые в новую запись.
Условие на значение
Является логическим выражением, определяющим реакцию Access на ввод данных.
Сообщение об ошибке
Сообщение, выводимое на экран случае, если информация не удовлетворяет условию, заданному в свойстве Условие на значение.
Обязательное поле
Определяет необходимость ввода данных в поле
Пустые строки
Определяет, допускается ли ввод в поле пустых строк (“”). Данное свойство поддерживается для полей с типом данных Текстовый, поле МЕМО, или Гиперссылка.
Индексированное поле
Указывает, нужно ли создавать индекс в поле.
Сжатие Юникод
Кодировка символов. Используется для хранения данных полей типа Текстовый, Поле МЕМО, Гиперссылка.
Способы создания функциональных зависимостей между таблицами (организация связей)
3) для каждого поля указываются нужные ограничения в окне «Свойства поля»
При помощи соответствующей кнопки на панели инструментов указывается поле, которое является первичным ключом