2. Создание или выбор существующего источника данных.
Источником данных может быть практически любая структурированная в таблицу информация, включая таблицу Microsoft Word, список контактов Microsoft Outlook, лист Microsoft Excel, базу данных Microsoft Access и текстовый файл.
Таблицу Ms Word рекомендуется использовать при наличии небольшого списка данных (63 или менее полей данных). Если источник данных Ms Word содержит более 63 полей данных, следует преобразовать его в текстовый файл с разделителями.
Фамилия
Имя
Отчество
Адрес
Форма контроля
Наименование
Иванов
Иван
Петрович
г. Воронеж, ул. Плехановская, д.23, кв.12
зачет
математика
Петрова
Анна
Ивановна
г. Воронеж, ул. Мира, д.43, кв.1
экзамен
информатика
3. Вставка полей слияния - поля, в которые переносится переменная информация из источника данных в основной документ перед выводом готового документа на печать.
Чтобы переменная информация из источника данных правильно переносилась в основной документ перед выводом готового документа на печать, необходимо расставить в основном документе поля слияния.
Поля в приложении Ms Word соответствуют выделенным заголовкам столбцов в файле данных.
Для правильного отображения данных слияния необходимо вставлять пробелы и знаки пунктуации между полями, до и после знаков поля слияния (« »).
Для выделения данных слияния можно отформатировать поля слияния. Например, можно сделать адрес полужирным или выделить название продукта другим шрифтом
«Адрес»
Уважаемый «Фамилия Имя Отчество»
Сообщаем, что вами не сдан «Форма контроля» по дисциплине «Наименование».
Деканат
4. Вывод стандартного документа. При этом каждая строка (или запись) источника данных порождает отдельный документ на бланке, почтовую наклейку, конверт или элемент каталога. При этом составные документы могут быть объединены в новом документе для последующего просмотра и печати.
г. Воронеж, ул. Плехановская, д.23, кв.12
Уважаемый Иванов Иван Петрович
Сообщаем, что вами не сдан зачет по дисциплине математика.
Деканат
г. Воронеж, ул. Мира, д.43, кв.1
Уважаемый Петрова Анна Ивановна
Сообщаем, что вами не сдан экзамен по дисциплине информатика
Деканат
Электронная таблица – это широко распространенная и мощная информационная технология, предназначенная для профессиональной работы с данными. Это – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в ячейках которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа.
Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ – табличный процессор.
Табличные процессор на сегодняшний день являются одними из самых распространенных программных продуктов, используемых во всем мире. С помощью них создаются достаточно сложные приложения, которые удовлетворяют до 90% запросов средних пользователей. Область применения табличных процессоров обширна: начиная от бухгалтерских и складских задач и заканчивая расчетами энергетики спутниковых линий.
Первым табличным процессором, получившим широкое распространение, стал Lotus 1-2-3, ставший стандартом для табличных процессоров и определивший их основную логику:
- структура таблицы (пересечения строк и столбцов создают ячейки, куда заносятся данные);
- стандартный набор математических и бухгалтерских функций;
- возможности сортировки данных;
- наличие средств визуального отображения данных (диаграмм).
В нашей стране в свое время получили широкое распространение два табличных редактора SuperCalc и Quattro Pro. С появлением Microsoft Windows и его приложений стандартом для работы с электронными таблицами стал табличный процессор Microsoft Excel.
Среди ключевых преимуществ, которые обеспечивают лидерство Microsoft Excel на рынке, программ, предназначенных для создания и обработки электронных таблиц, можно выделить следующие.
- Эффективный анализ и обработка данных. Использование мастера сводных таблиц и других позволяют быстро и удобно обрабатывать большие массивы данных и получать итоговые результаты в подходящем виде. Мощнейший аппарат стандартных функций и формул, а также средства встроенного языка программирования Visual Basic For Application позволяют решить и реализовать практически любую расчетную задачу - от статистических до задач имитационного, оптимизационного моделирования. Использование естественного языка и механизм автокоррекции формул позволяют автоматически распознавать и исправлять ошибки при введении и написании формул.
- Эффективные средства форматирования и отображения данных. Средства форматирования делают оформление таблиц более отчетливым и понятным (возможности слияния ячеек в электронной таблице, поворот текста в ячейке на любой угол, выделение ячейки и текста в ней различным цветом, шрифтом и т.д.). Мастер создания диаграмм представляет пользователю широкий набор стандартных и нестандартных диаграмм (графиков, гистограмм и т.д.), что позволяет сделать представление данных в таблицах более наглядным. Microsoft Excel предоставляет возможность задать точное расположение информации на каждой печатной странице.
- Широкими возможностями настройки пользовательского интерфейса, который по многим режимам работы удовлетворяет индивидуальные нужды пользователя.
- Совместное использование данных и работа над документами. Для пользователей Microsoft Excel доступен режим многопользовательской работы - несколько пользователей могут одновременно работать с одной и той же таблицей. Аналогично режиму исправлений в Microsoft Word, можно оставлять комментарии о том, кто и когда внес изменения в данную ячейку.
- Обмен данными и информацией через Internet и внутренние Intranet-сети. Microsoft Excel позволяет импортировать данные из HTML-документов, найденных на Web-сервере, восстанавливая при этом формат и оформление таблицы. После импорта данные доступны для выполнения любых операций в Microsoft Excel. Кроме этого имеются встроенные функции, позволяющие легко помещать на Web-сервер документы, созданные в среде Microsoft Excel. К их числу относятся: мастер сохранения документа в формате HTML и ряд других.
- Интеграция с другими приложениями входящими в пакет Microsoft Office. Microsoft Excel является составной частью офисного пакета, тесно интегрированный с другими приложениями входящими в пакет, что позволяет импортировать и экспортировать данные из других приложений, создавать связанные документы и сохранять единый стиль в них.
Наиболее распространенными областями применения Ms Excel являются:
- Учет. Можно использовать мощные вычислительные возможности Ms Excel для работы с различными финансовыми документами.
- Бюджетирование - можно создавать как личный бюджет, так и бюджеты компании.
- Выставление счетов и продажи. Приложение Ms Excel также полезно применять для управления данными о выставлении счетов и продажах. Можно легко создавать нужные формы.
- Создание отчетов. В Ms Excel можно создавать отчеты различных типов, в которых анализируются или обобщаются данные.
- Планирование. Ms Excel прекрасно подходит для создания профессиональных планов или удобных планировщиков, таких как расписание занятий на неделю, план маркетинговых исследований и т.д.
- Отслеживание. С помощью Ms Excel можно отслеживать данные в листах учета или списках.
- Работа с календарями. Рабочая область Ms Excel, имеющая вид таблицы, позволяет легко создавать календари различных.
