Приемы и средства автоматизации разработки документов
Макрос представляет собой набор команд и инструкций конкретного приложения, выполняемых как программа, предназначенный для решения часто повторяющихся задач.
Макросы используются для следующих целей:
- ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования;
- объединения нескольких команд, например, для вставки таблицы с указанными размерами и границами и определенным числом строк и столбцов;
- упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах;
- автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах;
- получения требуемого результата в тех случаях, когда действие стандартных функций ограничено.
Для создания макроса в Microsoft Office существует два метода: использование средства для записи макросов (Макрорекордер) и прямое программирование в редакторе Visual Basic. На практике обычно используются оба метода сразу: записывается часть шагов, а затем макрос редактируется с помощью программного кода.
1.Макрорекордер
Наиболее простым способом создания макрокоманды является ее запись с помощью макрорекордера. Макрорекордер записывает все действия пользователя, включая ошибки и неправильные запуски. Когда программа воспроизводит макрос, она выполняет каждую записанную рекордером команду точно в такой последовательности, в которой её выполнял пользователь во время записи. Удобством этого способа является простота и наглядность - для использования этого способа вовсе не нужны глубокие знания по программированию. Работа макрорекордера во многом напоминает работу обычного магнитофона, осуществляющего запись и воспроизведение звука.
Процесс записи макросов можно разбить на следующее этапы:
1. подготовка к записи – планирование всех шагов;
2. запуск макрорекордера и определение начальных параметров макроса;
3. выполнение записываемых операций;
4. завершение записи.
При записи макроса можно:
- задать имя макроса (если новому макросу задать имя встроенной команды Microsoft Ms Word, то встроенный макрос будет заменен новым. Например, если записать новый макрос и задать для него имя FileClose, этот макрос будет связан с командой Закрыть. После этого при выборе команды Закрыть Microsoft Ms Word будет выполнять действия, заданные в новом макросе);
- назначить для быстрого доступа к нему панель задач или сочетание клавиш;
- указать место, где макрос будет храниться;
- добавить описание макроса для справки (описание макроса включает дату создания и имя пользователя, записавшего макрос).
При необходимости все эти шаги можно пропустить и непосредственно перейти к зиписи макроса.
2.Создание макроса программными средствами
В приложении Ms Word с помощью программных средств можно написать очень мощные и сложные макросы, которые не могут быть записаны первым способом. Для этого используют языки программирования.
Языки – условное название разнообразной группы программ, предназначенных для создания программ.
Все языки прграммирования можно разделить на категории:
- языки высокого уровня, имеющие понятный синтаксис и удобные в работе, но создающие довольно громоздкие и медленные программы (примером могут служить языки семейства Basic, Java, Delphi);
- языки низкого уровня, продуцирующие быстрые и компактные продукты, но сложные для изучения и работы (отчасти C/C++, ассемблер).
Среди множества языков программирования семейство языков Basic выделяется своей простотой и доступностью для программиста.
Язык Basic (Beginner’s All-purposes Symbolic Instruction Code – Всецелевой Символический Код для Начинающих, буквальный перевод сокращения – Базовый, Основной) был создан в 1963 г. профессорами Дартмутского университета Дж. Кемени и Т. Курцем для обучения студентов. Благодаря своим преимуществам язык Basic быстро завоевал широчайшее признание в среде профессиональных и полупрофессиональных программистов.
Языки семейства Basic отличаются простотой составления программ, быстротой и легкостью отладки и гибкостью в использовании.
Современное поколение языков Basic имеют в названии слово Visual (Визуальный, Видимый). Начиная с версии языка №1, появившейся в 1991 году, в него встроена очень важная особенность – так называемое визуальное редактирование, то есть возможность видеть внешний вид будущей программы еще на этапе разработки и изменять его простыми, интуитивно понятными средствами
Язык Visual Basic специально создан для программирования приложений для популярной и потенциально мощной операционной системы Windows фирмы Microsoft.
Семейство Visual Basic состоит из трех сходных между собой диалектов языка: собственно Visual Basic, Visual Basic for Application - язык, встроенный в приложения MS Office и Visual Basic Script, применяемый для программирования в Internet.
VBA непосредственно связан с языком Visual Basic (VB). Основное различие между ними формулируется следующим образом: проекты VBA выполняются только с помощью приложения, поддерживающего VBA, в то время как Visual Basic позволяет создавать полностью автономные приложения. С другой стороны, синтаксис языков VBA и VB практически одинаков. Оба языка имеют почти одинаковые интегрированные среды разработки.
Visual Basic for Application (VBA) является единой средой разработки приложений во всех программах Microsoft Office.
Преимущества VBA:
- простота и скорость построения маленьких утилит-макросов;
- простота отладки и использования.
Недостатки языка VBA: программа на VBA не может существовать отдельно от документа приложения Office.
Современные языки имеют сложные и мощные средства, предназначенные для создания, отладки, документирования и проектирования больших приложений, над которыми работают коллективы программистов. Эти программные комплексы сокращенно называются IDE – Integrated Development Environment, – Интегрированная Среда Разработки. Иначе, интегрированной средой разработки является сам язык программирования VBA.
Основные элементы интегрированной среды Visual Basic:
- Строка меню. В ее состав входят все меню, которые используются при создании программы. Среди меню есть стандартные, присущие многим окнам Windows: File (Файл), Edit (Правка), View (Вид), Tools (Сервис), Help (Помощь) и др.Имеются также меню, при помощи которых пользователь может создавать, запускать и отлаживать программу: Insert (Вставка), Run (Запуск), Debug (Отладка) и др.
- Контекстное меню. Служит для удобства выполнения действий, относящихся к той области окна VBА, в которой находится указатель мышки.
- Панели инструментов: Standard {Стандартная), Edit {Правка), Debug {Отладка) и др.
Visual Basic For Applications – это объектно-ориентированный язык макропрограммирования высокого уровня, интегрированный во все программы пакета MS Office и предоставляющим возможности визуального программирования. Основное отличие программ на языке VBA от программ, написанных на других языках программирования (например, Basic, Pascal), состоит в том, что наряду с обычными переменными и константами, эти программы манипулируют готовыми объектами приложений Microsoft Office, такими, например, как документы, абзацы, строки и слова Ms Word; или рабочие книги, рабочие листы и диапазоны ячеек Ms Excel.
VBA содержит иерархию объектов, каждому из которых соответствует свой набор методов и свойств.
Объект - это то, над чем может совершаться какое-либо действие или то, что имеет определенные характеристики. К примеру, открытый документ Ms Word - это объект, первая буква в этом документе - тоже объект, тридцатое слово, десятое предложение, второй рисунок - это все объекты. Объектами также являются запущенная программа, файл на диске, программа Ms Ms Word - это тоже объект.
Почти каждый объект внутри себя имеет подобъекты, которые, в свою очередь, являются полноценными объектами и могут иметь свои подобъекты. Например, у объекта "Документ" есть подобъект "Десятое предложение", у которого есть подобъект "Второе слово", у которого есть подобъект "Третья буква".
С помощью объектно-ориентированного языка Visual Basic for Applications можно обратиться к любому объекту Microsoft Office и произвести с этим объектом какое-либо действие или узнать какие-либо его характеристики.
Свойство - это любая характеристика объекта. Например, у объекта - первой буквы документа есть свойства: выделение жирным, выделение цветом, подчеркивание, выделение курсивом, регистр и т.д. У объекта - документ есть свойства: наличие автоматической расстановки переносов, наличие автоматической проверки орфографии и др.
Большинство свойств объектов Visual Basic for Applications можно задавать программно, однако есть свойства не допускающие изменений. Многие свойства объектов Ms Word также задаются через стандартные диалоговые окна Ms Word, однако их всегда можно задать и программно, а соответствующие диалоговые окна использовать при записи макроса для того, чтобы посмотреть синтаксис команды задания того или иного свойства.
Метод - это какое-либо действие над объектом. Например, печать текста или поиск текста в документе. У многих методов есть параметры метода, позволяющие задать параметры действия.
Событие - это то, что "происходит с объектом помимо его воли". Это "все, что случается" с объектами по милости пользователя или какой-либо программы. Нажатие кнопки в окне программы или клавиши на клавиатуре, набор буквы, клик мыши, открытие и закрытие окна программы или документа, завершение работы любой другой программы или ее запуск - все это события. События - основа работы любой программы.
Так, когда пользователь нажимает кнопку на форме, происходит событие нажатия кнопки.
В Visual Basic for Applications для каждого события можно написать программу, которая будет срабатывать именно тогда, когда событие произойдет, и выполнять определенные действия, которые должны быть выполнены, когда это событие совершается.
Объектная модель Ms Word представляет собой иерархию. В эту иерархию входят все компоненты Ms Word, которые можно использовать в макросах.
На рисунке 1 показано одно представление этих объектов в иерархии объектной модели Word
