Наличие или отсутствие в организации автоматизированной технологии (АСОД), а в перспективе – корпоративной системы автоматизации документооборота, может рассматриваться как формальный показатель, позволяющий судить о качестве и оперативности работы.
Потребности в автоматизации документооборота и достижения в области новых информационных технологий приводят к постоянному росту предложений на рынке программных продуктов.
Сейчас на рынке представлены программные продукты, которые предусматривают возможность не только выполнять традиционные функции регистрации, контроля исполнения и поиска документов, но и обеспечивать различные функции управления документооборотом, и использовать элементы электронного документооборота.
В отличие от систем, внедрявшихся в 80-е годы прошлого века, которые были нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций в делопроизводстве (например, при регистрации и контроле исполнения документов), современные средства позволяют создавать автоматизированную систему работы с документами в рамках всего учреждения или предприятия.
В настоящее время фирмы-разработчики предлагают не только заказные разработки, но и «коробочные» варианты, т.е. тиражируемые разработки, учитывающие типовые потребности в автоматизации документооборота.
Соответственно выбор программного продукта для автоматизации документооборота становится насущной задачей для многих организаций различных отраслей деятельности.
Подчеркнем, что подготовка и принятие управленческого решения по этому вопросу является достаточно сложным и ответственным процессом, требующим соблюдения определенных условий.
В специализированной литературе предлагается несколько подходов к проблеме выбора АСДОУ (автоматизированной системы документационного обеспечения управления). С учетом предлагаемых вариантов, а также по результатам проведенных исследовательских работ можно рекомендовать следующий порядок действий:
1)Определение задач и уровня автоматизации.
2)Изучение рынка АСДОУ.
3)Выбор компании, занимающейся автоматизацией ДОУ.
4)Выбор АСДОУ (оценка общесистемных и функциональных характеристик АСДОУ).
В соответствии с рекомендуемой последовательностью действий при выборе АСДОУ можно добиться максимального соответствия выбранной системы целям и задачам организации.
Цели автоматизации ДОУ всех организаций, вне зависимости от их организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются в следующем:
1)повышение качества и оперативности управления организацией путем совершенствования делопроизводства,
2)объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально отдаленные,
3)обеспечение оперативного и в то же время разграниченного доступа к информационным (документным) ресурсам организации,
4)снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов и, как следствие, получение экономического эффекта,
5)заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.
Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации ДОУ организации, которые условно можно систематизировать по следующим областям:
1)Подготовка и оформление документов.
Автоматизация этой области позволяет
-повысить качество и оперативность подготовки документов, создаваемых в организации,
-унифицировать форму документов.
2)Организация документооборота и исполнения документов.
Автоматизация этой области позволяет
-исключить дублирование работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ним (упростить процесс регистрации),
-путем создания документальной базы организации уменьшить вероятность потери документа,
-упорядочить документооборот организации (упростить маршруты прохождения документов),
-повысить оперативность и качество работы исполнителей с документами,
сократить сроки исполнения и прохождения документов,
-своевременно информировать сотрудников о поступивших и создаваемых документах.
3)Организация контроля исполнения документов.
Автоматизация контроля исполнения документов позволяет
-оперативно получать информацию о состоянии исполнения и местонахождении любого документа,
-отслеживать этапы прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними.
4)Организация хранения документов, поисковая система по документам.
Автоматизация позволяет
-обеспечить централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним,
-организовать оперативный поиск, логически связывать документы, относящиеся к одному вопросу,
-делать подборки материалов по тематическому или иному признаку.
При определении уровняавтоматизации ДОУ применительно к каждой конкретной организации, следует определиться с тем, что должен охватывать процесс автоматизации ДОУ:
1)всю организацию, включая ее территориально удаленные подразделения,
2)головной офис организации целиком,
3)ряд структур, активно задействованных в документообороте организации (Например: служба кадров+служба ДОУ+ бухгалтерия и др.),
4)структуры, отвечающие за организацию ДОУ (управление делами, служба ДОУ, секретариат, канцелярия и т.п.),
5)специальные структуры (бухгалтерия, служба кадров и …)
Функциональный анализ деятельности организации и ее подразделений позволяет построить реальную, свойственную данной организации в целом и каждому рабочему месту в отдельности структуру информационных связей.
Определив необходимый уровень автоматизации, организация должна подбирать систему, которая удовлетворяла бы потребности организации в автоматизации, решала бы поставленные задачи.
С точки зрения полноты охвата технологии обработки информации и документации в организации, АСДОУ подразделяются на следующие типы:
1.Автономные (локальные) системы по обработке документов (например, рабочее место секретаря руководителя).
2.Системы комплексного документационного и информационного менеджменте.
3.Системы для решения прикладных информационных задач (например, системы подготовки текстовых документов).
