Описания должностных обязанностей дают характеристику каждой отдельной должности, однако лицу, занимающему эту должность, не безразлично еще и то, какие отношения устанавливаются между его подчиненными. Во многих случаях руководителям приходится самим изучать и объяснять эти отношения. Целевое управление организации штабного аппарата корпорации, принципы планирования производства, разработка плана корпорации – все это приводит к усложнению рабочих отношений. Динамичная организация часто или даже постоянно находится в состоянии перестройки. Когда изменяются обязанности многих должностей и модифицируется схема распределения полномочий, то возникает вопрос: «Когда следует отказываться от привычных средств описания организации и начинать поиск новых методов, таких как ЛКРО?».
Обычно ЛКРО отображает следующую информацию:
1) основное содержание обычных организационных схем и сопутствующих им наставлений, которое представлено в виде прямоугольной таблицы.
2) перечень должностей, расположенный вдоль верхнего края таблицы (наименования столбов);
3) перечень обязанностей, полномочий, видов функциональной и целевой деятельности, расположенных один под другим сбоку от таблицы (наименование строк);
4) матрица из символов, заполняющих клетки таблицы и указывающих степень или объем полномочий и устанавливающих соотношения между столбцами и строками.
Такая карта отношения позволяет в одной горизонтальной строке указать всех должностных лиц, принимающих участие в реализации данной функции, а также степень и характер их участия. Кроме того, каждый вертикальный столбец указывает все функции, за выполнение которых данное должностное лицо ответственно, и характер этой ответственности. Таким образом, вертикальный столбец представляет собой компактное описание должностных обязанностей, а горизонтальная строка показывает распределение функций или задач между должностями.
Одним из потенциальных достоинств такой карты является анализ, нужный для ее составления, т.е. необходимость обобщения и взаимного согласования информации, взятой из описания должностных обязанностей, организационных наставлений и других документов. ЛКРО, приведенная на рис. , показывает распределение полномочий среди ряда должностей, составляющих отдельную организационную единицу. Эта схема несет в себе такой же объем информации, что и обширные организационные наставления, описания должностных обязанностей, памятные записки о решениях, циркуляры и другие руководящие документы. Она наглядно показывает не только обязанности отдельных лиц по каждой из функций, но и, что, наверное, еще более важно как данная должность соотносится с другими должностями в организации. (Интересно отметить, что карта, изображенния на рис. , была разработана в процессе реорганизации одной корпорации и служила для интеграции функции корпорации).
Почему же для этой нельзя воспользоваться более привычной процедурой анализа и описания должностных обязанностей? Дело в том, что данная форма представления организационной информации имеет два основных преимущества. Во-первых, описания должностных обязанностей и подобные им справочники больше подходят для фиксации индивидуальных обязанностей и полномочий, чем для изображения отношений. Во-вторых, этот способ выражения схемы организации отражает работу правления фирмы как интегрированной системы, а не как совокупности отдельных должностей. Данная схема позволяет легко сравнивать обязанности взаимосвязанных ответственных исполнителей. Например, в координаци бюджета участвуют шесть человек, ответственность которых варьируется от «необходимо консультировать» до «можно консультировать» и «необходимо ставить в известность». Заполненная схема дает легко обозримую картину степени участия всех должностных лиц в осуществлении некоторой конкретной функции.
