Понятие и признаки документа

Понятие «документ» в переводе с латинского означает способ доказательства, свидетельство. На разных этапах истории и в разных странах термину «документ» придавалось разное содержание.

В Древнем Риме словом документ первоначально обозначались предметы, которые использовались для обучения. Затем под этим термином стали понимать письменное свидетельство.

В русский язык данное слово вошло благодаря Петру I, который придавал ему значение «письменные свидетельства».

В настоящее время термин «документ» закреплен в нескольких правовых актах. Если мы будем обращаться к нормам международного права, то увидим, что только некоторые конвенции дают описание термина «документ». В качестве примера можно указать Конвенцию ООН о независимых гарантиях и резервных аккредитивах от 11.12.1995. В данном акте документ трактуется как сообщение, сделанное в форме, позволяющей обеспечить полную регистрацию содержащейся в нем информации. Однако здесь следует указать, что действие этого международного документа имеет строгую специализацию своего применения. Поэтому представляет интерес обратиться к анализу нормативных актов, имеющих обязательную силу для всех субъектов правоприменения.

Так, в ст. 1 ФЗ «Об обязательном экземпляре документа» от 29.12.1994 № 77-ФЗ и ст. 1 ФЗ «О библиотечном деле в Российской Федерации» от 29.12.1994 № 78-ФЗ дано следующее понятие термина «документ»: материальный носитель с зафиксированной на нем информации в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования или хранения.

Несколько иное понятие документа представлено в п. 3.3. ГОСТ РИСО 15489-1-2007 «Информация и документация. Управление записями. Общие требования»: документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Документ– зафиксированная на материальном носителе информация (сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы представления, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать) либо юридически признанная форма, подтверждающая, утверждающая или опровергающая определенные факты или взаимоотношения, имеющие правовое значение и отвечающие требованиям правомерности и законности.

Внешние признаки документа – признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации (материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в т.ч. и в преобразованном виде), способ фиксации информации и элементы её оформления.

Если обращаться к цивилистической науке, то мы увидим, что вопрос о признаках документа имеет свою историю развития. Советские ученые выделяли следующие признаки документа: письменная форма; способность удостоверять события или факты, имеющие правовое значение; цель выражения человеческой мысли, наличие свойств материального предмета; присутствие необходимых реквизитов; понятность его содержания для окружающих; известность органа или лица, от которого исходит документ[1].

Содержанием любого документа является та информация, которая фиксируется в нем.

Под формой документа принято понимать регламентированный или исторически сложившийся набор составных частей и реквизитов документов, а также схема их расположения на носителе информации.