Создание табличного отчета по данным нескольких таблиц с помощью мастера отчетов
Создание табличного отчета по данным одной таблицы с помощью мастера отчетов.
Для запуска Мастера отчетов необходимо выполнить следующие действия:
1. В окне конструктора проекта выбрать вкладку Documents и пункт Reports. Нажать кнопку New для вывода на экран диалоговой панели New Report, где необходимо выбрать одну из кнопок:
· Report Wizard – запускает Мастер отчетов.
· New Report – запускает Конструктор отчетов.
Рис 8.1. Выбор способа создания отчета.
2. После запуска Мастера отчетов надо определить, какие данные из одной или нескольких таблиц будут помещены в создаваемый отчет. Для этого в диалоговой панели Wizard Selection надо выбрать одну из команд:
· One-to-Many Report Wizard – создание отчета по данным из нескольких таблиц, тогда между таблицами будут установлены взаимосвязи «один-ко-многим».
· Report Wizard – создание отчета по данным одной таблицы.
Рис.8.2 Диалоговая панель Wizard Selection
В диалоговой панели Wizard Selection выберем команду Report Wizard и нажмем ОК.
3. На первом шаге Мастера отчетов необходимо определить имя таблицы, по значениям которой будет создан отчет, и выбрать из списка Available fields поля, значения которых надо поместить в отчет.
4. На втором шаге создания отчета определяется необходимость группировки данных в отчете. По умолчанию группировка данных не производится, т.е. данные помещаются в отчет в том порядке, как они хранятся в таблице. Для задания группировки по значению какого-либо поля надо в раскрывающемся списке «1» выбрать имя нужного поля. Допускается группировка данных внутри указанных групп данных по значениям других полей. Глубина вложения группировок – 3:
Рис. 8.3 Задание группировки.
Если задана группировка по значениям хотя бы одного поля, то становится доступной кнопка Grouping Options. Эта кнопка позволяет задать интервалы группировки значений поля и выводит на экран диалоговую панель Grouping Intervals.
Для каждого числового столбца (поля) отчета можно задать вычисление итогового значения по столбцу. После нажатия кнопки Summary Options на экран выводится диалоговая панель (рис.8.4). Для каждого поля можно задать вычисление следующих итоговых значений:
· Sum – вычислить сумму по столбцу;
· Avg – вычислить среднее значение по столбцу;
· Count – определить количество значений в столбце;
· Min – определить минимальное значение столбца;
· Max – определить максимальное значение столбца
Рис. 8.4 Задание вычисления итогового значения
С помощью кнопок радиогруппы определяется объем итоговых вычислений и область размещения данных. Назначение кнопок:
· Detail and Summary – задает область размещения данных, вычисление промежуточных итоговых значений по группам и вычисление итогового значения по столбцу.
· Summary Only – задает область размещения данных и вычисление итогового значения по столбцу.
· No totals – задает область размещения данных. Итоговые значения не вычисляются.
5. На третьем шаге Мастера отчетов определяется один из допустимых стилей выполнения отчета. Задание нужного стиля выполняется выделением соответствующей строки в окне Style.
6. На четвертом шаге определяется порядок размещения объектов в отчете. При создании отчета по значениям одной таблицы на этом шаге построения отчета можно определить только ориентацию листа бумаги:
· Portrait – вертикальное (книжное) расположение листа;
· Landscape – горизонтальное (альбомное) расположение листа.
7. На пятом шаге определяется необходимость сортировки данных по одному или нескольким полям таблицы.
8. На шестом шаге Мастера отчетов задается заголовок созданного отчета и определяется дальнейший режим работы программы. Кнопка Preview предназначена для предварительного просмотра отчета перед сохранением на диске. Если созданный отчет не устраивает пользователя, то с помощью кнопки Back можно вернуться назад на один или несколько шагов и исправить отчет.
9. Нажатие кнопки Finish завершает создание отчета.
В этом случае отчет строится аналогичным способом по значениям выбранных полей родительской и дочерней таблиц.
1. Первый шаг «Step 1 – Select Parent Table Fields» Мастера отчетов аналогичен построению отчета по значениям полей одной таблицы. Здесь указываются имя родительской таблицы и определяются имена полей родительской таблицы, значения которых надо поместить в отчет.
2. На втором шаге «Step 2 – Select Child Table Fields» аналогичным образом выбираются дочерняя таблица и поля из дочерней таблицы.
3. На третьем шаге «Step 3 – Relate Tables» Мастера отчетов проверяют правильность установления взаимосвязи родительской и дочерней таблиц. При необходимости можно изменить внешний ключ дочерней таблицы и альтернативный ключ родительской таблицы, указав их в соответствующих раскрывающихся списках.
4. Последующие шаги выполняются аналогично их выполнению при создании отчета по данным одной таблицы.
Для запуска Конструктора отчетов в диалоговой панели New Report необходимо выбрать кнопку New Report – на экране появится рабочее окно Конструктора отчетов:
Рис. 8.5 Рабочее окно Конструктора отчетов и панель инструментов
Назначение кнопок панели инструментов:
Кнопка
Название
Назначение
Select Object
Указатель выбора объекта отчета
Label
Размещает текст
Field
Размещает поле
Line
Рисует линию
Rectangle
Рисует прямоугольник
Rounded Rectangle
Рисует прямоугольник с закругленными краями
Picture/ OLE Bound Control
Помещает рисунок в отчет
Button Lock
Закрепляет выбор кнопки
Первоначально рабочее окно Конструктора отчетов содержит три области (полосы):
Page Header – информация, размещенная в этой полосе, распечатывается в начале каждой страницы (верхний колонтитул).
Detail – размещается содержимое полей таблиц или результат вычислений над полями.
Page Footer – информация, размещенная в этой полосе, распечатывается в конце каждой страницы (нижний колонтитул).
Дополнительно могут быть добавлены следующие области:
Title – информация перед основным отчетом: может быть имя отчета, сопроводительное письмо и т.д.
Group Header – информация, используемая при группировке. Группы помогают идентифицировать информацию, содержащуюся на каждом уровне группировки.
Group Footer – итоговая информация по группе.
Summary – информация размещается один раз после основного отчета и содержит общие суммы или текст, подводящий итого содержимого отчета.
