Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы. Структуру двумерной таблицы образуют именованные столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи. Если записей в таблице пока нет, значит, ее структура образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы (или их свойства), мы изменяем структуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.
Базы данных Access могут содержать различные объекты: таблицы для сохранения данных, формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах; запросы для поиска и извлечения только необходимых данных; отчеты для анализа и печати данных в определенном формате; макросы и модули,– но основными объектами любой базы данных являются таблицы (рис. 7.6.1).
Рис. 7.6.1. Окно базы данных с объектами
Определение структуры базы данных необходимо всегда начинать с создания ее таблиц. Таблицы создаются раньше любых других объектов базы данных. Все остальные объекты являются производными и создаются только на основе ранее подготовленных таблиц.
Сразу поясним, что если в базе нет никаких данных (пустая база), то это все равно полноценная база данных. Этот факт имеет методическое значение. Хотя данных в базе и нет, но информация в ней все-таки есть – это структура базы. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Простейший «некомпьютерный» вариант базы данных – деловой ежедневник, в котором каждому календарному дню выделено по странице. Даже если в нем не записано ни строки, он не перестает быть ежедневником, поскольку имеет структуру, четко отличающую его от записных книжек, рабочих тетрадей и прочей писчебумажной продукции.
С каждым объектом базы данных работы выполняется в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:
1) оперативный режим, когда просматривается, изменяется или выбирается информация (рис.7.6.2);
Рис. 7.6.2. Окно таблицы базы данных в оперативном режиме
2) режим конструктора, когда создается или изменяется макет, структура объекта (например, структура таблицы (рис. 7.6.3)).
Рис. 7.6.3. Окно таблицы базы данных в режиме Конструктора
Большинство баз данных включают несколько таблиц. Например, в одной таблице могут храниться сведения о продуктах, во второй – сведения о заказах, а в третьей — сведения о клиентах (рис. 7.6.1.1).
Рис.7.6.1.1. Таблицы базы данных
Самое важное правило, которое нужно соблюдать при работе с БД, – все данные должны храниться только один раз.
Чтобы обеспечить наибольшую гибкость базы данных, необходимо распределить данные по таблицам так, чтобы избежать их избыточности (повторяющихся данных).
«Почему плохо иметь в таблицах поля с повторяющимися данными?» – может спросить неискушенный в области создания баз данных пользователь. Дело в том, что это очень неэффективный способ хранения данных. И не только потому, что они занимают лишнее место в памяти, этот аргумент в последнее время не является таким сильным, как раньше, из-за значительного снижения цен на микросхемы памяти. Основная причина – это то, что такие данные долго вводить и трудно анализировать. Если случайно при вводе значения пользователь сделал грамматическую ошибку или даже просто ввел лишний пробел, то при запросах и группировках такое значение будет рассматриваться как самостоятельное, и строка, содержащая это значение, не попадет в нужную группу или просто не выведется на экран. Именно поэтому при проектировании структуры базы данных стараются избегать повторения данных и создают для них отдельные таблицы.
Важно помнить, что данные необходимо разбивать на минимальные элементы. Имя следует разделять на две части: имя и фамилию, чтобы фамилия была доступна для использования. В целом, если требуется выполнять сортировку, поиск, вычисления или отчеты для отдельных элементов данных, эти элементы следует сохранять в отдельных полях.
