Для удобства просмотра можно сортировать записи в таблице в определенной последовательности.
Сортировка данных – это распределение значений по определенному признаку (по возрастанию, по убыванию и т.д.)
Кнопки сортировки на панели инструментов (или команды меню Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию\Сортировка по убыванию) позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию. Следует выбрать поля, используемые для сортировки. Для выбора поля достаточно поместить курсор в любую его запись. После этого щелкните по кнопке сортировки - и данные отобразятся в отсортированном порядке, В режиме таблицы можно выделить сразу два или несколько соседних столбцов, а затем выполнить по ним сортировку. По умолчанию сортировка записей начинается с крайнего левого выделенного столбца. При этом записи таблицы будут отсортированы сначала по крайнему левому выделенному столбцу, затем - по второму и т.д. Восстановить порядок отображения записей, используется команда Записи, Удалить фильтр.
Средства сортировки данных реализованы в Access как автоматически создаваемые запросы. Записи таблицы всегда располагаются в файле базы данных в том порядке, в котором они были добавлены в таблицу.
Фильтр - это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей.
В Access существуют фильтры четырех типов; фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр и фильтр по вводу.
Фильтр по выделенному фрагменту - это способ быстрого отбора записей по выделенному образцу.
По кнопке или по команде Записи\Фильтр\Фильтр по выделенному, Access выберет только те записи, для которых значение в столбце. Сложные условия фильтрации можно задать командой меню Записи\Фильтр\Расширенный фильтр.
Создание связей между таблицами – это последний этап проектирования таблиц. На этом этапе регистрируются связи между первичными и внешними ключами, запланированные при конструировании таблиц. Существует две причины для создания связей между таблицами: подержание ссылочной целостности и задание способа выборки данных из нескольких таблиц.
Связи можно создавать на уровне базы данных и на уровне запросов. Связи на уровне базы данных являются простыми связями и являются актуальными при любых действиях, выполняемых с таблицами (например, запросы на обновление или на удаление, макросы или программы на VBA, модифицирующие данные связанных таблиц). Связи на уровне запросов являются временными и актуальны только на момент выполнения запроса, в котором они заданы.
Между таблицами можно устанавливать связи одного из трех видов: 1:М, М:М, 1:1. Для любого из типов связи существует три способа объединения, которые влияют на результаты выборки данных из связанных таблиц:
· Внутреннее объединение – объединяет только те записи из таблиц, связанные поля которых совпадают. Остальные записи в итоговую выборку не попадают. Этот тип объединения используется в подавляющем большинстве случаев.
· Левое внешнее объединение – объединяются все записи со стороны один и только те записи таблицы со стороны многие, значения связанного поля которых совпадают со значениями соответствующего поля первой таблицы. Соответствующие поля этих записей второй таблицы в выборке будут иметь пустое значение.
· Правое внешнее объединение – аналогично левому внешнему объединению, но таблицы со стороны один и стороны многие меняются ролями, т.к. к результатам выборки по внутреннему объединению добавятся не вошедшие в нее записи из таблицы со стороны многие.
Различные варианты обеспечения целостности данных (в окне Изменение связей при построении Схемы данных): Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление и удаление связанных полей (последние возможны только в том случае, когда обеспечивается целостность данных).
Запрос представляет собой запрограммированное на специальном языке SQL-требование (т.е. стандарт), к системе управления базами данных, на выполнение некоторых действий с записями одной или нескольких таблиц.
Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах. С помощью запросов можно просматривать, анализировать, удалять и изменять данные из нескольких таблиц; они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов; позволяют вычислять итоговые значения и выполнять, вычисления над группами записей.
Microsoft Access содержит удобное встроенное средство визуальной разработки запросов – конструктор запросов, который позволяет создавать запросы с помощью мыши и выбора команд из меню. Переключившись в режим SQL можно писать непосредственно на языке SQL. Запросы также можно создавать с помощью мастера, который автоматически выполняет основные действия.
В Access можно создавать следующие типы запросов:
o запрос на выборку;
o запрос с параметрами;
o перекрестный запрос;
o запрос на изменение (запрос на удаление, обновление и добавление записей на создание таблицы);
o запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы.
Запрос на выборку - данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или из нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.
Простые запросы на выборку практически не отличаются от фильтров, более того, фильтры можно сохранять как запросы.
Используют запрос на выборку для того, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений.
Запрос с параметрами - это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос.
Вперекрестном запросеотображаются результаты статистических расчетов (суммы, количество записей, средние значения), выполненных по данным из одного поля таблицы.
Запрос на изменение - это запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей.
Существует четыре типа запросов на изменение:
Запрос на удаление удаляет группу записей, удовлетворяющих заданным условиям. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.
Запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц.
Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц.
Запрос на создание создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.
Для создания запроса в окне базы данных выбрать вкладку Запросы и щелкнуть по кнопке <Создать>. В окне представлены пять пунктов:
1) Конструктор – для самостоятельного создания запросов;
2) Простой запрос - создание с помощью Мастера запрос;
3) Перекрестный запрос - используется для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ (подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты);
4) Повторяющиеся записи для поиска повторяющихся записей;
5) Записи без подчиненных - для поиска записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице.
Следует отметить, что основой для всех этих запросов является запрос на выборку, т.е. сначала необходимо определить набор данных. Для создания запроса на выборку необходимо в режиме конструктора запроса, на вкладке Общие в строке “Условия отбора” задать условия для соответствующих полей.
При выполнении запроса на выборку Access извлекает записи из таблиц и формирует результирующий набор данных, выглядит, как таблица. Результирующий набор данных является динамическим (или виртуальным) набором записей и не хранится в базе данных, т.е. после закрытия запроса результирующий набор данных этого запроса прекращает свое существование, а данные - остаются в базовых таблицах.
При сохранении запроса остается только структура запроса - перечень таблиц, список полей, порядок сортировки, ограничения на записи, тип запроса и т.д. При каждом выполнении запрос обращается к базовым таблицам и снова создает результирующий набор данных.
Для сохранения запроса необходимо выполните команду Файл\Сохранить или щелкните по кнопке <Сохранить> на панели инструментов. Если вы впервые сохраняете запрос, введите новое имя запроса в диалоговом окне "Сохранение".
на панели инструментов (или команды меню Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию\Сортировка по убыванию) позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию. Следует выбрать поля, используемые для сортировки. Для выбора поля достаточно поместить курсор в любую его запись. После этого щелкните по кнопке сортировки - и данные отобразятся в отсортированном порядке, В режиме таблицы можно выделить сразу два или несколько соседних столбцов, а затем выполнить по ним сортировку. По умолчанию сортировка записей начинается с крайнего левого выделенного столбца. При этом записи таблицы будут отсортированы сначала по крайнему левому выделенному столбцу, затем - по второму и т.д. Восстановить порядок отображения записей, используется команда Записи, Удалить фильтр.
или по команде Записи\Фильтр\Фильтр по выделенному, Access выберет только те записи, для которых значение в столбце. Сложные условия фильтрации можно задать командой меню Записи\Фильтр\Расширенный фильтр.