Данные таблицы или запроса Access отображаются в виде электронной таблицы, которую принято называть таблицей данных. Размер строк и столбцов таблицы данных можно изменять так же, как в рабочих таблицах Excel. Режим ввода данных Access ничем не отличается от аналогичного режима Excel. Основное различие между таблицей базы данных (БД) и электронной таблицей - в системе адресации; в электронной таблице адресуется каждая ячейка, а в таблице БД - только поля текущей записи. В электронной таблице каждая ячейка обрабатывается индивидуально, а в таблице БД обработка идет по записям, причем записи обрабатываются однотипным образом.
Таблицы баз данных не являются самостоятельными документами. Сама база – это документ. Ей соответствует файл на диске и можно сделать его копию. Структура таблиц входит в состав общего файла базы данных наряду с запросами, формами, отчетами и другими объектами. Содержание таблиц нельзя сохранить принудительной командой или, наоборот, отказаться от его сохранения. Все изменения в таблицах сохраняются автоматически в режиме реального времени. Режим реального времени означает, что, пока работаешь с таблицей, происходит ее непрерывное сохранение.
Экспериментируя с таблицами, надо знать, что все изменения, которые вносятся в их содержание, нельзя что-то изменить, удалить, отказаться от сохранения и вернуться к исходному варианту.
Без запросов, форм, отчетов и прочего можно обойтись, но если нет таблиц - значит, нет и базы. Создание базы начинается с первой таблицы.
Объекты таблицы: поле, запись, диаграмма (ось; надпись на оси; тип диаграммы; легенда; заголовок; область построения).
В Access существует пять способов создания пустой таблицы:
o использование мастера баз данных для создания всей базы данных (новой), содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер баз данных создает базу данных на основе имеющихся шаблонов (при создании базы данных команда Создать;
o Режим Мастера позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц. Также позволяет сохранить много времени, обеспечив всеми необходимыми полями (и установив при этом их формат) для ввода информации, он весьма гибок, позволяя пользователю выбирать поля, которые будут содержаться в таблице, а также пути их организации. Кроме того, пользователь может имя поля в ходе работы.
o Ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы данные анализируются, и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат; пользователь получает таблицу, состоящую из 10 столбцов (полей) и 21 строки (записи). Однако этот метод все равно требует переключения в режим конструктора для задания ключевого поля, типов данных полей, ввода описаний полей и изменений любых их свойств. Создание таблицы в режиме таблицы реально полезно тогда, когда необходимо быстро ввести некоторые данные перед тем, как установить свойства таблицы.
o Определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора – создается список полей, которые будут в таблице. Также выбирается тип данных для каждого поля, (поля могут содержать текст, числа и даже графические изображения). Кроме того, можно ввести описание для каждого поля. Одним нюансом, связанным с созданием таблицы в режиме конструктора является то, что любые сделанные изменения нужно сохранить перед закрытием таблицы. Когда фактически начинается работа с вводом данных в таблицу или форму, Access автоматически сохраняет записи, как только их вводят.
o А также можно создать таблицу, используя импорт таблиц из другой базы данных.
Независимо от метода создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы. Однако только четвертый метод позволяет сразу задать ту структуру таблицы, которая вам нужна.
При разработке структуры таблицы необходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя (не более 64 символов). Имя желательно делать таким, чтобы функция поля узнавалась по его имени. В каждом поле можно выбирать любые из основных типов данных. Значение типа поля может быть задано только в режиме конструктора.
Для преподавателей: Перечислить ВСЕ ТИПЫ ДАННЫХ без комментария, комментарий не обязательнен.
Тип данных
Описание
Текстовый (Значение по умолчанию)
Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера телефонов (до 255 знаков)
Числовой
Числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов
Дата/время
Для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999 год включительно
Денежный
Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части
Поле MEMO
Для хранения комментариев; до 65535 символов
Счетчик
Специальное числовое поле, в котором автоматически присваивается уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя
Логический
Может иметь только одно из двух возможных значений (True / False, Да / Нет)
Поле объекта OLE
Объект (например, электронная таблица Excel, документ Word, рисунок, звукозапись или др.), связанный или внедренный в таблицу Access
Гиперссылка
Строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст, выводимый в поле или в элементе управления; путь к файлу (в формате пути UNC) или к странице (адрес URL).
Мастер подстановок
Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Это не тип поля, а способ хранения поля
Для каждого типа данных (кроме типа данных Счетчик) предусмотрено пустое (нулевое) значение. Различают два типа пустых значений: пустые (Null) значения и пустые строки (“ ”), Если пустое поле имеет пустое (Null) значение, то это означает, что данные для него существуют, но пока не известны. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек (" ")), то это означает, что данные не существуют вовсе. Access позволяет обрабатывать такие пустые значения.
Данные можно вводить и стандартными средствами Windows. Особенности ввода следующие: клавиша <Del> -очистка ячейки; клавиша <Esc> - отмена ввода и восстановление старого значения; клавиши <Enter> , <Таb> - новое значение. Важная особенность при вводе данных - для некоторых типов данных (числовой, денежный, дата/время, логический) Access автоматически проверяет правильность их ввода.
Для всех типов полей (кроме типов Счетчик и поле объекта OLE) можно задавать ограничения для вводимых данных. Для этого в режиме конструктора на вкладке Общие в поле с именем "Условия на значение" используются два способа:
1) Непосредственный набор с клавиатуры ограничений на данные;
2) С помощью Построителя выражений. При появлении курсора в строке параметра "Условия на значение" справа от нее появится кнопка с тремя точками. При щелчке по этой кнопке появляется окно построителя выражений для построения сложных выражений (рис. 1, Окно Построитель выражений) или кнопка на панели инструментов.
Рис. 1. Окно Построитель выражений
Построитель выражений состоит из трех разделов:
1. В верхней части окна построителя расположено поле выражения. Ниже находится раздел, предназначенный для создания элементов выражения и их последующей вставки в поле выражения.
2. В средней части окна построителя находятся кнопки с часто используемыми операторами. При нажатии на одну из этих кнопок построитель вставит соответствующий оператор в текущую позицию поля выражения. В правом поле будут выведены все операторы выбранного типа.
3. В нижней части окна построителя находятся три поля:
Можно использовать еще один удобный инструмент при вводе данных - параметр Значение по умолчанию (находится также на вкладке Общие). Здесь можно задать данные, которые Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Это удобно использовать, когда большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые отличаются.
Для редактирования данных используется клавиша F2 или двойное нажатие кнопки мыши. Удалить данные можно с помощью клавиш <Del> или <Backspasе>. Найти данные с помощью пункта меню Правка командой Найти. Заменить одинаковые данные с помощью пункта меню Правка командой Заменить.
на панели инструментов.