Назначение любой системы управления базами данных (СУБД) - создание, ведение и обработка баз данных. Как в текстовом редакторе можно подготовить много разных документов, так в СУБД Access можно создать много разных баз данных.
Система управления базами данных предоставляет значительные возможности по работе с хранящимися данными, их обработке и совместному использованию. Можно выбирать любые поля, форматы полей, сортировать данные, вычислять итоговые значения. Можно отбирать интересующие данные по какому-либо признаку, менять их, удалять, копировать в другие таблицы.
Можно производить обмен данными между компонентами СУБД Access и другими приложениями Windows. Это могут быть рисунки, диаграммы и т.д. Поддерживается экспорт и импорт данных из текстовых файлов и электронных таблиц.
Основными компонентами базы данных являются : таблицы, формы , отчеты, запросы.
Как правило, в базах данных используются таблицы двух типов: сплошные (неструктурированные) и реляционные. Реляционная СУБД для более эффективного выполнения вычислений и сопровождения базы данных использует несколько связанных между собой таблиц. Таблицы структурно представлены записями и полями. Поле - это поименованный столбец в таблице, а запись - это однозначно идентифицируемая строка таблицы. Значением поля является элемент данных на пересечении поля и записи в таблице. Количество записей в таблице ограничивается емкостью жесткого диска. Допустимое количество полей - 255. Таблиц в базе данных может быть несколько. Сведения по разным вопросам следует хранить в разных таблицах. Связь между реляционными таблицами становится возможной благодаря наличию в этих таблицах полей с совпадающими значениями данных. Процесс поэтапной декомпозиции таблиц на более простые по своей структуре называется нормализацией.
В СУБД Access существует десять основных типов полей: Текстовый, Поле MEMO, Числовой, Денежный, Дата/время, Счетчик, Логический, Поле объекта OLE, Гиперссылка и Мастер подстановок.
Нормализованные таблицы базы данных можно связать между собой, используя общее поле. В одной из таких таблиц этим полем является первичный ключ, во всей таблице - поле внешнего ключа. Чаще всего реализуются такие типы отношений между таблицами, как "один ко многим" и "многие ко многим". Можно создавать, редактировать и удалять связи между таблицами, при необходимости указывая опции обеспечения целостности данных, такие как каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей. Целостность данных - это набор правил, с помощью которых обеспечивается корректность значений, вносимых в связанные таблицы.
Эффективное выполнение операций поиска, сортировки и фильтрации таблицах обеспечивают индексы. Индекс по одному полю создается для таблицы в режиме конструктора, путем задания свойства Индексированное поле, составной индекс, который может включать два и больше полей таблицы, средствами диалогового окна Индексы. Для одной таблицы программа Microsoft может поддерживать до 32 индексов.
С таблицами можно работать в двух режимах - таблицы и конструктора. Переход из режима таблицы в режим конструктора таблицы и обратно производится щелчком по кнопке Вид, расположенной на панели инструментов. Все объекты базы данных можно импортировать, т.е. копировать из других баз данных, а не вводить заново. Если таблицы были связаны в старой безе данных, то они таким же образом будут связаны и в новой.
В режиме таблицы обычно просматривают, добавляют и изменяют данные. Можно также добавлять или удалять столбцы таблицы, изменять внешний вид таблицы (ширину столбцов, их порядок, вид и цвет шрифта и т.д). Можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, фильтровать и сортировать записи. В режиме конструктора таблицы можно создать новую таблицу или изменить поля старой.
Формы. Форма представляет собой специальный формат экрана, используемый для разных целей, чаще всего для ввода данных в таблицу и просмотра одной записи. Формы позволяют вводить данные, корректировать их, добавлять и удалять записи, можно создавать формы для работы одновременно с несколькими взаимосвязанными таблицами. Форма, использующая данные нескольких таблиц, должна быть основана на запросе, включающем данные из этих таблиц.
С применением форм можно представлять записи в удобном для пользователя виде - в виде привычных документов: бланков, экзаменационных ведомостей и т.д. Формы ввода-вывода позволяют вводить данные в базу, просматривать их, изменять значения полей, добавлять и удалять записи.
Запросы. Запрос - это инструмент для анализа, выбора и вменения данных. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Запросы используются также в качестве источника данных для форм и отчетов.
Благодаря связям между таблицами можно создавать формы (а также запросы и отчеты), отображающие информацию сразу из нескольких таблиц. В таких формах: записи родительской таблицы отображены в главной форме, а связанные записи из дочерних таблиц - в одной или нескольких подчиненных формах
