Основными структурными единицами базы данных являются: таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули.
В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных.
Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных.
Имеется также возможность сразу создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных.
После создания базы данных выведется окно объектов Microsoft Access:
Рис. 1. Окно базы данных
2.1. Таблицы.
Основная информация хранится в таблицах. Таблица - это совокупность записей. Столбцы в таблице называются полями, строки - записями. Количество записей в таблице ограничивается емкостью жесткого диска. Допустимое количество полей - 235.
Таблица является документом базы данных и характеризуется следующими параметрами:именем, структурой записи, количеством записей.
Имя. Как и любой компьютерный объект, таблица имеет собственное имя. Под этим именем она хранится в памяти компьютера.
Структура записи. Этот параметр определяется количеством полей, которые соответствуют параметрам объекта. Каждое поле имеет свой формат и тип данных
Количество записей. Данный параметр указывает на то, сколько экземпляров записи содержит в себе таблица.
Таблиц в базе данных может быть несколько. Сведения по разным вопросам следует хранить в разных таблицах. Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Для работы таблицу необходимо открыть. Перед окончанием работы ее следует закрыть, предварительно сохранив все изменения, произведенные в ходе работы.
При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:
§ Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.
§ Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.
§ В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.
§ Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы.
Для того, чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют ключом.
Ключевое поле(простой ключ) - поле, каждое значение которого однозначно определяет соответствующую запись таблицы. Таблицы связываются (дается указание на соответствие записей) по ключам: ключ может состоять из одного или из нескольких полей.
Если записи однозначно определяются значением нескольких полей, то такая таблица базы данных имеет составной ключ. В примере, показанном в таблице 1, ключевым полем является «№ личного дела».
Чтобы связать две реляционные таблицы, необходимо ключ первой таблицы ввести в состав ключа второй таблицы (возможно совпадение ключей); в противном случае нужно ввести в структуру первой таблицы внешний ключ - ключ второй таблицы.
С таблицами можно работать в двух режимах - таблицы и конструктора. Переход из режима таблицы в режим конструктора таблицы и обратно производится щелчком по кнопке Вид, расположенной на панели инструментов.
В режиме таблицы обычно просматривают, добавляют и изменяют данные. Можно также добавлять или удалять столбцы таблицы, изменять внешний вид таблицы (ширину столбцов, их порядок, вид и цвет шрифта и т.д.). Можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, фильтровать и сортировать записи. В режиме конструктора таблицы можно создать новую таблицу или изменить поля старой.
Все объекты базы данных можно импортировать, т.е. копировать из других баз данных, а не вводить заново. Если таблицы были связаны в старой базе данных, то они таким же образом будут связаны и в новой.
Поле— элементарная единица логической организации данных, которая соответствует неделимой единице информации — реквизиту.
Для описания поля используются следующие характеристики:
Имя:_ например - Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения;
Тип:_ например - символьный, числовой, календарный (Дата/Время);
Длина:_ например - 15 байт, причем будет определяться максимально возможным количеством символов;
Точность:_ для числовых данных, например - два десятичных знака для отображения дробной части числа.
