Часто системные исследования носят прикладной характер и направлены на решение проблем, с которыми сталкиваются экономические субъекты. Для нахождения корневых причин проблем и выработки системных решений по их устранению, системным аналитиком должна быть разработана методика ad-hoc (применительно к конкретному случаю).
Удобно отталкиваться при этом от базовой методики системного анализа, в которой выделяются следующие условные шаги:
- формулировка проблемы,
- формирование проблематики,
- конфигурирование проблемы,
- постановка задачи,
- определение целей,
- выбор критериев,
- генерирование альтернатив,
- моделирование,
- синтез решения,
- реализация решения.
2.7.1. Формулировка проблемы
Для большинства наук и научны направлений отправной точкой, или начальным этапом исследования, является постановка задачи. В системном анализе это, как правило, промежуточный этап, которому предшествует длительная, кропотливая и сложная работа по структурированию исходной проблемы.
Начинается она из того, что инициатор проведения системных исследований (заказчик, клиент, руководитель, рационализатор) дает первоначальную формулировку проблемы. В большинстве случаев она только обозначает сферу интересов (как улучшить качество высшего профессионального образования? как мотивировать активную жизненную позицию молодых людей?) и содержит в себе лишь очень приблизительный намек на то, что, собственно, необходимо исследовать. Даже в том случае,
когда первоначальная формулировка проблемы внешне имеет вполне конкретный характер (какой из вариантов проекта нефтепровода к тихоокеанскому побережью принять к исполнению? где в районе разместить новую поликлинику? каковы оптимальные параметры современного компью-тера для широкого пользователя?), это не означает, что так же будет звучать
и постановка задачи. Такое положение дел обусловлено несколькими причинами.
Определение. Проблема - в широком смысле сложный теоретический или практический вопрос, требующий изучения, разрешения; в науке -противоречивая ситуация, выступающая в виде противоположных позиций в объяснении каких-либо явлений, объектов, процессов и требующая адекватной теории для её разрешения.
Важной предпосылкой успешного решения проблемы служит её правильная постановка. Неверно поставленная проблема или псевдопроблема уводят в сторону от разрешения подлинных проблем.
Проблема - первопричина и условие проведения системного анализа.
Проблемой преимущественно называется вопрос, не имеющий однозначного решения присутствует неопределённость.
Проблема отличается от задачи тем, что для её решения не достаточно собственных ресурсов. Проблема решается с привлечением ресурсов со стороны.
Примеры: повышение выручки организации, расширение клиентской сети, создание нового конкурентоспособного проекта и т.д.
Предварительная постановка проблемы включает:
– описание причины указавшей, что фактически существующееположение системы неприемлемо, и требует переведение её более совершенное (желаемое) состояние;
– объяснение того, чем отличается существующее состояние системы от желаемого состояния. Другими словами фиксация того противоречия, которое лежит в основе проблемы;
– описание смежных проблем при функционировании системы, что четко устанавливает границы совершенствуемой области и исключает тенденцию «объять необъятное»;
– оценку последствий, к которым приведет не решение проблемы, или иначе – оценку актуальности выявленной проблемы. И если проблема актуальна, то она требует решения;
– предположительное описание применения ожидаемых результатов решения проблемы;
– выдвижение сколь угодно большого числа возражений против проблемы.
2.7.2. Формирование проблематики
В процессе решения проблемы необходима её точная формулировка, предполагающая выдвижение ее центрального вопроса, который составляет существо проблемы и часто отождествляется со всей проблемой. Однако, одним вопросом проблема никогда не исчерпывается.
Она представляет собой целую систему, состоящую из центрального вопроса и некоторого количества других, вспомогательных вопросов, получение ответов на которые необходимо для ответа на основной вопрос.
Определение. Совокупность возможных вопросов, взаимосвязанных объектом рассмотрения, называется проблематикой.
Пример: для расширения торговой сети (основная, центральная проблема организации) необходимо решить ряд возникающих при этом проблем как внутренних, присущих торговой организации, так и внешних, связанных с арендой (строительством) новых площадей в новых районах (регионах, странах), заключением различных договоров на обслуживание и привлечение ресурсов и т.д. Этот комплекс проблем можно объединить в проблематику «расширение торговой сети».
2.7.3. Конфигурирование проблемы
Определение. Конфигурация – это взаимное расположение каких-нибудь объектов, соотношение каких-нибудь элементов системы.
Одним из ключевых результатов расширения проблемы до проблематики является перечень тех точек зрения, которые необходимо учесть при решении проблемы.
Процесс рассмотрения исходной проблемы из каждой конкретной точки зрения может описываться с помощью своего специфического языка.
Определение. Совокупность всех языков, на которых будет описываться решаемая проблема, называют конфигуратором системы.
Число языков, входящих в конфигуратор, должно быть достаточным для отражения всех существенных сторон решаемой проблемы.
Если число заинтересованных сторон слишком велико, то появляется настоятельная необходимость в уменьшении размерности построенной проблематики; это достигается агрегированием. Простейший способ агрегирования состоит в установлении отношения эквивалентности между близкими точками зрения. При этом в самом начале необходимо четко определить, по какому принципу будет проводиться агрегирование: по принципу искусственной классификации, т.е. образования классов для
удобства, или природной кластеризации, т.е. определения естественной общности определенных точек зрения.
2.7.4. Постановка задачи
Постановка задачи – точная формулировка условий задачи с описанием входной и выходной информации.
Входная информация по задаче – данные, поступающие на вход задачи и используемые для её решения.
Выходная информация может быть представлена в виде документов, кадров на экране монитора, информации в базе данных, выходного сигнала устройству управления.
2.7.5. Определение целей
Цель - это желаемое состояние системы или результат ее деятельности.
Первая и одна из важнейших задач специалиста по системному анализу состоит в раскрытии целей.
Определение целей - есть зеркальное отражение формулирования проблемы, поскольку проблема – это несоответствие между необходимым (желаемым) и фактическим положением дел.
Правильная постановка целей может быть равносильна «половине» решения проблемы. Никакие усилия подчиненных, никакая отличная организация работ и самая современная техника не приведут к успеху, если направление деятельности выбрано ошибочно.
Определение цели - это выбор, к чему следует стремиться, на основе понимания того, что интересно, важно, своевременно и перспективно. Единого правила для правильного определения цели в любой области, похоже, нет.
2.7.6. Выбор критериев
Для оценки уровня достижения цели следует выбрать некие заведомо известные характеристики системы - критерии, которые соответствуют её желаемому состоянию. Назначением критериев оценки является обеспечение того, чтобы путь,
избранный для достижения цели данной системой, не противоречил общей цели.
Например, тренер спортивной команды ставит цель успешного выступления на соревнованиях. Критерий: занять место - не ниже второго. Конкретное значение критерия характеризует уровень достижения цели, эффективность используемых при этом методов и средств. Если цель в общем случае указывает направление действия, то критерий дополняет понятие цели и указывает эффективный способ ее достижения. Существует несколько подходов к учету системы критериев.
Первый из них состоит в сведении нескольких критериев к одному через их коэффициенты значимости, определяемые экспертными или другими методами. В данном случае конструируется т.н. многокритериальная целевая функция состояния системы. Преимущества такого подхода заключаются в возможности строгого математического решения задачи оптимизации.
Ограниченность его использования в сложности определения коэффициентов значимости критериев, которые имеют самую разную, трудно сопоставимую природу.
Второй подход состоит в превращении части критериев в ограничения. Он возможен в случаях, когда имеется возможность обосновать количественно величину ограничений по определенным критериям.
Третий подход заключается в ранжировании критериев и расположении их в порядке важности.
Используемые в системном анализе критерии можно разделить на две группы:
- оптимизационные - наилучший вариант решения соответствует максимальному или минимальному значению этого критерия;
- ограничительные, вводятся для того, чтобы установить диапазон
желаемых значений важнейших характеристик системы и исключить варианты решений, по которым хотя бы одна характеристика не попадала в требуемый диапазон.
Правильный выбор оценочных критериев во многом предопределяет успешное функционирование систем. Поэтому критерии должны, как минимум, отвечать следующим основным требованиям:
- быть представительными,
- чувствительными к изменениям исследуемых параметров,
- быть по возможности простыми.
Представительность критерия означает оценку основных целей системы и учет всех главных сторон ее функционирования.
Чувствительность состоит в значительных изменениях величины критерия при сравнительно малых изменениях исследуемых параметров. Это в ряде случаев облегчает проведение математических исследований.
При выборе критерия необходимо соблюдать следующее условие: критерии, используемые для решения задач низшего уровня, должны увязываться с критериями, используемыми на следующем, более высоком
уровне.
Процесс формирования критериев должен идти сверху вниз при условии, что снизу вверх поступает необходимая для этого информация.
Таким образом, важным условием является обеспечение нижестоящих иерархических уровней критериями оценки, а вышестоящих - необходимой информацией.
Так как при функционировании систем, большая роль принадлежит случайным процессам, критерий может быть основан на случайных величинах. В подобных обстоятельствах оперируют с математическими ожиданиями (средними значениями) критериев.
Пример: проведение комплексного анализа финансовой устойчивости и финансовой независимости проводится на основе принятых Минфином РФ критериев и методик, что позволяет сравнивать финансовое состояние различных систем (экономических субъектов).
2.7.7. Генерирование альтернатив
Следующим этапом базовой методики системного анализа является
создание множества возможных способов достижения сформулированной
цели. На данном этапе необходимо сгенерировать множество альтернатив, из
которых затем будет осуществляться выбор наилучшего пути развития
системы. Необходимо сгенерировать как можно большее число альтернатив.
Способы генерации таковы:
– поиск альтернатив в патентной и журнальной литературе;
– привлечение нескольких экспертов, имеющих разную подготовку и опыт;
– увеличение числа альтернатив за счет их комбинации, образования промежуточных вариантов между предложенными ранее;
– модификация имеющейся альтернативы, т.е. формирование альтернатив, лишь частично отличающихся от известной;
– включение альтернатив, противоположных предложенным, в том числе и «нулевой» альтернативы (не делать ничего, т. е. рассмотреть последствия развития событий без вмешательства системотехников);
– интервьюирование заинтересованных лиц и более широкие анкетные опросы;
– включение в рассмотрение даже тех альтернатив, которые на первый взгляд кажутся надуманными;
– генерирование альтернатив, рассчитанных на различные интервалы времени (долгосрочные, краткосрочные, экстренные).
Методы генерации альтернатив, используемые в системном анализе:
Методы коллективной генерации идей. Известны, так же и как метод мозгового штурма, или мозговой атаки. Данный метод является методом систематической тренировки творческого мышления, нацеленным на от-крытие новых идей и достижение согласия группы людей на основе интуитивного мышления. Техника мозгового штурма состоит в следующем.
Собирается группа лиц, отобранных для генерации альтернатив. Главный принцип отбора заключается в подборе специалистов разных профессий, опыта работы и квалификации. Данная группа обсуждает проблему, причем заранее оговаривается, что приветствуются любые идеи, возникшие как индивидуально, так и по ассоциации при выслушивании предложений других
участников.
Разработка сценариев. В некоторых проблемах искомое решение должно описывать реальное поведение объекта в будущем, определять реальный ход событий. В таких случаях альтернативами являются различные последовательности действий и вытекающих из них событий, которые могут произойти с системой в будущем. Эти последовательности имеют общее
начальное состояние и различные траектории движения развития системы.
Это различие и приводит к проблеме выбора. Такие гипотетические альтернативные описания поведения системы в будущем называются сценариями.
Для составления сценариев привлекаются специалисты, которые должны знать общие закономерности развития систем. При составлении сценариев проводят анализ внутренних и внешних факторов, влияющих на развитие системы, определяют источники этих факторов, целенаправленно анализируют высказывания ведущих специалистов в научных публикациях
по рассматриваемой тематике. Сценарий является предварительной информацией, на основе которой проводится дальнейшая работа по прогнозированию развития системы. Сценарий помогает составить представление о проблеме, затем приступают к более тщательным, как правило, количественным процедурам анализа.
Морфологические методы. Основная идея морфологических методов состоит в систематическом переборе всех мыслимых вариантов решения проблемы или развития системы путем комбинирования выделенных элементов или их признаков. Системный аналитик определяет все мыслимые параметры, от которых может зависеть решение проблемы и представляет их
в виде матриц-строк. Затем в этой матрице определяются все возможные сочетания параметров по одному из каждой строки. Полученные таким образом варианты подвергаются оценке и анализу с целью выбора наилучшего варианта решения проблемной ситуации.
Деловые игры. Деловыми играми называется имитационное моделирование реальных ситуаций. В процессе моделирования участники игры ведут себя таким образом, будто они в реальности выполняют порученную им роль. Реальная ситуация в данном случае заменяется некоторой моделью. Чаще всего деловые игры используются для обучения, однако их с успехом применяют и для экспериментального генерирования альтернатив, особенно в слабо формализованных ситуациях. Важная роль в деловых играх отводится руководителю игры, тому, кто управляет моделью, регистрирует ход игры и обобщает ее результаты.
Методы экспертного анализа. Методы экспертного анализа разрабатывались для решения задачи структурирования и системной
организации процесса получения и кодирования данных и знаний. Суть методов состоит в подборе группы экспертов, являющихся специалистами в рассматриваемой области знаний. Перед ними формулируется задача, скажем, изложить свое мнение по проблеме, требующей решения, предложить пути развития системы, обосновать траекторию изменения
состояний системы в будущем и т. п. После получения ответов появляется как бы коллективное мнение, коллективный взгляд на решаемую проблему. В результате обработки экспертных ответов получают наиболее вероятный прогноз по развитию системы.
Метод «Дельфи» – итеративная процедура при проведении мозговой атаки, которая должна снизить влияние психологических факторов при проведении обсуждений проблемы и повысить объективность результатов. В отличие от традиционного подхода к достижению согласованности мнений экспертов путем открытой дискуссии метод «Дельфи» предполагает полный отказ от коллективных обсуждений. Это делается для того, чтобы уменьшить влияние таких психологических факторов, как присоединение к мнению наиболее авторитетного специалиста, нежелание отказаться от публично выраженного мнения, следование за мнением большинства. В методе «Де-льфи» прямые дебаты заменены тщательно разработанной программой последовательных индивидуальных опросов, проводимых в форме анкетирования. Ответы экспертов обобщаются и вместе с новой дополнительной информацией поступают в распоряжение экспертов, после чего они уточняют свои первоначальные ответы. Такая процедура
повторяется несколько раз до получения приемлемой сходимости совокупности высказанных мнений.
Методы типа дерева целей подразумевает использование иерархической структуры, полученной путем разделения общей цели на подцели, а их, в свою очередь, на более детальные составляющие – новые подцели, функции и т. д. Древовидные иерархические структуры используются при исследовании вопросов совершенствования организационных систем.
2.7.8. Моделирование
Как было отмечено выше построение и исследование моделей, то есть моделирование, облегчает изучение имеющихся в реальной системе элементов, свойств и закономерностей.
Моделирование является обязательной частью исследований и разработок, неотъемлемой частью нашей жизни, поскольку сложность любого материального объекта, а также социально-экономических систем и окружающего мира бесконечна вследствие неисчерпаемости материи и форм её взаимодействия внутри себя и с внешней средой.
На данном этапе системного анализа стоит задача увязать воедино глобальную цель системы, ее критерии и ограничения с допустимыми альтернативами таким образом, чтобы получить возможность сравнивать эффективность определяемых ими путей достижения цели.
Такая увязка осуществляется посредством моделирования, конечный результат которого – модель – и представляет собой тот клубок, в котором в концентрированном виде сосредоточены и взаимно переплетены все ключевые аспекты решаемой проблемы.
Характер формируемой модели в первую очередь определяет конфигуратор проблемы, т.е. языки, на которых она описана с позиций всех заинтересованных сторон. Следовательно, характер модели, ее адекватность реальной ситуации и продуктивность – выработка необходимых управляющих воздействий на проблемосодержащую систему – в исключительной мере зависят от выразительных способностей языков, входящих в конфигуратор проблемы, и допустимых манипуляций (операций) на множестве языковых конструкций каждого из них.
2.7.9. Синтез решения
Синтез – процесс соединения или объединения ранее разрозненных вещей или понятий в целое или набор.
Синтез есть способ собрать целое из функциональных частей как антипод анализа – способа разобрать целое на функциональные части.
Как правило, при моделировании сложных экономических систем получается целый набор различных вариантов решений. Задачей системного аналитика является не простой выбор решения из полученных альтернатив, а формирование комплексного решения в результате синтеза решений.
В процессе реализации этого этапа системного анализа необходимо определенное сочетание логики, инженерии и искусства.
2.7.10. Реализация решения
Реализация решения это выполнение набора процедур, связанных с осуществлением управляющего решения по определенному
организационному плану.
Очевидно, что процедуры реализации решения соответствуют результатам проведенного системного анализа.
2.7.11. Особенности системного решения экономических задач: представительство и конфликтность интересов различных сторон, недооценка и предвосхищение будущего, учет влияния человека иинституциональной среды
В отличие от технических систем, проблемы которых представляют собой то, что непосредственно подлежит решению, в экономических системах даже явно сформулированная проблема тщательно изучается и структурируется в целях выяснения того, что собственно необходимо решать.
Слабая структурированность экономических проблем диктует повышенные требования к всесторонности, цельности и гармоничности системного анализа. Их выполнение обеспечивается соблюдением множества правил и рекомендаций. Основные требования:
1) Обеспечение максимальной представительности и минимума конфликтности
При выявлении заинтересованных сторон в перечень участников проблемной ситуации обязательно необходимо включать:
• индивидов и организации, интересы которых непосредственно пострадали в данной проблемной ситуации;
• индивидов и организации, оказавшиеся в выигрыше в сложившейся обстановке, нашедшие возможность использовать ее для получения благ и заинтересованных в ее сохранении без изменений;
• активные силы, способствующие решению проблемы;
• организации и лиц, наделенных властью, достаточной для решения проблемы;
• другие стороны, которые в силу разных причин не имеют возможности выразить свою причастность к проблемной ситуации, но которых в той или иной степени заденут результаты ее решения;
• прошлые и будущие поколения.
Наличием многих заинтересованных сторон обусловлено наличие разных, часто противоположных и несовместимых взглядов на мир. Это может быть причиной всевозможных конфликтов.
В конфликтных ситуациях вопрос о совместном существовании противоположных взглядов переходит в практическую плоскость.
Лучшим решением в этом случае является консенсус. Достичь его часто трудно, но редко невозможно. Достижение консенсуса – удел лидера.
В основе тех или иных отношений между работниками или их группами, как правило, лежат либо цели, либо средства, либо то и другое.
Возможны четыре типа отношений между работниками: конфликт, сотрудничество, соревнование и коалиция (табл. 2.1).
Таблица 23.1
При конфликте каждая сторона стремится снизить ожидаемую ценность результата для другой стороны.
Сотрудничество, наоборот, заключается в стремлении повысить ожидаемую ценность результата исходя из того, что он является общим (работа Продуктового магазина и бытовых товаров в одном торговом центре).
Соревнование характеризует ситуацию, в которой конфликт на низшем уровне служит для достижения общей для обеих сторон цели высшего уровня (борьба за лидерство в спортивной команде приводит к лучшим результатам).
Коалиция образуется, когда участники, преследующие разные цели, соглашаются объединиться для ликвидации общего препятствия (пример: борьба с местной коррупцией экономически конкурирующих организаций).
Способы устранения конфликтной ситуации:
- Разрешение конфликта означает такой способ действия, при котором одна из сторон получает все, а другая – ничего. Иными словами, это результат игры с нулевой суммой, когда есть победитель и побежденный.
- Урегулирование конфликта означает действия, при которых результат будет достаточно благоприятным и допустимым для обеих сторон. Иначе говоря, это компромисс.
- Игнорирование конфликта означает пассивное пережидание в надежде на то, что он сам собой ослабнет. Другими словами, это политика невмеша-тельства.
- Освобождение от конфликта означает такое изменение природы и/или среды того объекта, внутри которого возникло противоречие, которое ведет к освобождению от конфликта.
Зачастую, чтобы превратить конфликт в соревнование, необходимо найти цель более высокого уровня, общую для обеих сторон. Тогда несовместимые цели низшего уровня становятся разными средствами
достижения общей цели. 2) Устранение недооценки будущего Временная перспектива подобна пространственной: чем дальше от нас событие, тем меньший вес мы ему склонны придавать.
Объективные причины недооценки будущего связаны с неопределенностью,
Основными источниками неопределенности, а, следовательно, и риска управленческих решений являются:
Спонтанность природных процессов и явлений, стихийные бедствия.
Случайность. Вероятностная сущность многих социально-экономических и технологических процессов приводит к тому, что в сходных условиях одно и то же событие происходит неодинаково, т.е. имеет место элемент случайности. Это предопределяет невозможность однозначного предвидения наступления предполагаемого результата.
Наличие противоборствующих тенденций, столкновение противоречивых интересов. Проявление этого источника риска весьма
многообразно: от войн и межнациональных конфликтов до конкуренции и несовпадения интересов.
В результате военных действий предприниматель может столкнуться с запретом на экспорт или импорт, конфискацией товаров и предприятий, замораживанием иностранных инвестиций и т.д.
В борьбе за покупателя конкуренты могут расширить номенклатуру выпускаемой продукции, уменьшить цену, улучшить качество и т.д.
Существует также недобросовестная конкуренция. Все это создает ситуации риска.
Вероятностный характер НТП. Общее направление развития науки и техники может быть предсказано с определенной точностью, т.е. технический прогресс неосуществим без риска, что обусловлено его вероятностной природой.
Неполнота, недостаточность информации об объеме, процессе, явлении, по отношению к которому принимается решение, ограниченность человека в сборе и переработке информации, ее изменчивость.
Процесс принятия решений предполагает наличие информации о наличии и величине спроса на товары и услуги, на капитал; о финансовой устойчивости и платежеспособности клиентов, конкурентов; о ценах, курсах валют и т.д. На практике такая информация часто бывает разнородной, неполной или искаженной. Чем ниже качество информации, используемой при принятии решений, тем выше риск наступления отрицательных последствий такого решения.
К источникам неопределенности относятся также:
а) ограниченность, недостаточность материальных, финансовых, трудовых и др. ресурсов при принятии и реализации ресурсов;
б) невозможность однозначного познания объекта при существующих методах и уровне научного познания;
в) относительная ограниченность сознательной деятельности человека; различия в оценках, установках и т.д.;
Основная субъективная причина недооценки будущего связана с тем, что решение одних проблем, как правило, порождает массу других.
Непомерный рост числа будущих проблем приводит к невозможности учета их всех, и мы просто вынуждены сокращать их число, отсекая какие-то варианты и упрощая задачу.
3) Обеспечение достижения объективности целей и точности критериев При проведении системных исследований экономических систем очень трудно осуществим этап определения целей.
Повышение объективности при определении целей исследуемой системы достигается за счет:
• анализа выборов в прошлом, поскольку в них проявляются истинные цели людей, осуществляющих выбор и, следовательно, содержится необходимая информация;
• выявлением системы ценностей лица, принимающего решения, поскольку цели субъекта вытекают из его мировоззрения, которое, в свою очередь, определяется внутренней системой ценностей индивида.
Многие цели трудно или даже невозможно описать количественно. В тех случаях, когда это удается сделать, необходимо помнить, что критерий является лишь моделью цели. Он характеризует цель только косвенно, иногда лучше, иногда хуже, но всегда приближенно.
Например, уровень медицинского обслуживания населения оценивают по показателю «детская смертность», а успешность работы научного сотрудника оценивается по числу и объему его научных публикаций за отчетный период. Разумеется, что и в том и другом случае критерий лишь в какой-то мере отражает реальное положение дел.
4) Обеспечение необходимой и достаточной вооруженности системного анализа знаниями Нельзя сказать, что системный анализ в экономике уже сформировался в строгую прикладную науку. До настоящего времени многие решения системных аналитиков в экономике балансируют на грани здравого смысла, инженерии и искусства.
При проведении системного анализа аналитик использует как формализованные знания, накопленные и зафиксированные его
предшественниками, так и неформализованные, или житейские, обогащенные личным опытом. Табл. 2.2, характеризует специфику аналитической деятельности.
