Каждая конкретная СУБД имеет свои особенности, которые необходимо учитывать. Однако, имея представление о функциональных возможностях любой СУБД, можно представить обобщенную технологию работы пользователя в этой среде (Рис. 1). Рассмотрим основные этапы.
При формировании новой таблицы базы данных работа с СУБД начинается с создания структуры таблицы. Этот процесс включает определение перечня полей, из которых состоит каждая запись таблицы, а также типов и размеров полей.
Практически все используемые СУБД хранят данные следующих типов: текстовый (символьный), числовой, календарный, логический, примечание. Некоторые СУБД формируют поля специального типа, содержащие уникальные номера записей и используемые для определения ключа.
СУБД, предназначенные для работы в Windows, могут формировать поля типа объекта OLE, которые используются для хранения рисунков, графиков, таблиц.
Если обрабатываемая база данных включает несколько взаимосвязанных таблиц, то необходимо определение ключевого поля в каждой таблице, а также полей, с помощью которых будет организована связь между таблицами.
Создание структуры таблицы не связано с заполнением таблиц данными, поэтому эти две операции можно разнести во времени.
Заполнение таблиц данными возможно как непосредственным вводом данных, так и в результате выполнения программ и запросов.
Практически все СУБД позволяют вводить и корректировать данные в таблицах двумя способами:
- с помощью предоставляемой по умолчанию стандартной формы в виде таблицы;
- с помощью экранных форм, специально созданных для этого пользователем.
СУБД, работающие с Windows, позволяют вводить в созданные экранные формы рисунки, узоры, кнопки. Возможно построение форм, наиболее удобных для работы пользователя, включающих записи различных связанных таблиц базы данных.
Обрабатывать информацию, содержащуюся в таблицах базы данных, можно путем использования запросов или в процессе выполнения специально разработанной программы.
Конечный пользователь получает при работе с СУБД такое удобное средство обработки информации, как запросы. Запрос представляет собой инструкцию на отбор записей.
Большинство СУБД разрешают использовать запросы следующих типов:
- запрос-выборка, предназначенный для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяющий эти данные;
- запрос-изменение, предназначенный для изменения или перемещения данных; к этому типу запросов относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление;
- запрос с параметром, позволяющий определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.
Результатом выполнения запроса является таблица с временным набором данных. Записи этого набора могут включать поля из одной или нескольких таблиц базы данных. На основе запроса можно построить отчет или форму.
Практически любая СУБД позволяет вывести на экран и принтер информацию, содержащуюся в базе данных, из режимов таблицы или формы. Такой порядок вывода данных позволяет выводить данные только точно в таком же виде, в каком они содержатся в таблице или форме.
Каждый пользователь, работающий в СУБД, имеет возможность использования специальных средств построения отчетов для вывода данных. Используя специальные средства создания отчетов, пользователь получает следующие дополнительные возможности вывода данных:
- включать в отчет выборочную информацию из таблиц базы данных;
- добавлять информацию, не содержащуюся в базе данных;
- при необходимости выводить итоговые данные на основе информации базы данных;
- располагать выводимую в отчете информацию в любом, удобном для пользователя виде (вертикальное или горизонтальное расположение полей);
- включать в отчет информацию из разных связанных таблиц базы данных.
