Компьютерные технологии получили высокий темп развития за последние несколько лет. Президент компании «Sungrec Travel» также принял решение об установке локальной сети, что позволит ему по запросу выводить почти любой вид оперативных данных на компьютер, установленный в его кабинете. Он объяснил свое решение тем, что это позволит ему пристальнее наблюдать за обстановкой в офисе, более четко контролировать ситуацию на рынке и, следовательно, принимать более обоснованные решения. Такая реакция отражает общую тенденцию. На рассмотрение управленческому персоналу компании представляются самые впечатляющие (с технической точки зрения) проекты. При этом особое внимание уделяется программе по их внедрению, которая содержит три отдельных аспекта. Первый аспект — технический. Возможно ли применение данного проекта в рамках доступных технологий и собственных технических ресурсов фирмы? Второй аспект — экономический. Какие выгоды сулит фирме данный проект, каково будет соотношение доходов и расходов при осуществлении внедрения проекта? Третий аспект — эксплуатационные возможности фирмы. Если система успешно разработана, будет ли она эффективно использоваться и применят ли менеджеры систему в своей деятельности или же они будут игнорировать и даже противостоять ей?
В момент рассмотрения проекта мало кто может дать окончательный ответ на эти ключевые вопросы, особенно в тех случаях, когда идет речь о внедрении особо сложных и амбициозных планов компьютеризации. Поэтому происходит постоянная оценка вероятности технических и экономических рисков, а также эффективности отчислений, играющей большую роль для поддержания проекта на должном уровне. Важным фактором выступает также предварительный анализ, который может предотвратить существенные экономические потери при неправильном использовании дефицитных компьютерных ресурсов.
Фактически же, лучшим аргументом для принятия решения менеджером является то, что с помощью компьютерных технологий можно обеспечить необходимое влияние на издержки, но при этом выгоды могут быть реально оценены только теми руководителями, которые понимают, какая политика и какие действия оказывают влияние на результат.
Чтобы раскрыть полностью экономический потенциал компьютерного проекта, могут потребоваться существенные изменения в деятельности компании: новая корпоративная политика, реорганизация штата, создание новых удобств и т. д. Это, конечно, потребует поддержки работающих менеджеров и их штата, а также сотрудничества со своими турагентами, партнерами и даже с клиентами.
Основные проблемы, преследующие в настоящее время менеджеров, занятых внедрением компьютерных технологий, обязаны своим происхождением прошлому. Но сегодняшняя ситуация довольно резко отличается: сферы применения компьютеров стали более комплексными, и влияние их на различные области деятельности возросло в связи с увеличением темпов роста компьютерного прогресса. Однако многие менеджеры пренебрегают собственной ответственностью за руководство развитием компьютеризации. Во-первых, более чем у 50 % российских туристских компаний не разработан комплексный план компьютеризации. Многие компании (даже имеющие такой план) не определили адекватные краткосрочные цели, по которым можно было бы оценить прогресс
отдельных компьютерных проектов.
Во-вторых, диапазон программного обеспечения, доступный многим компаниям, ограничен недостаточной подготовкой и слабой инициативностью менеджеров. Руководители турфирм это уже осознают и переходят к действиям.
Например, исполнительный директор туристской компании «Арбат-Вояж» говорит, что для наиболее эффективного использования компьютерных систем будущего уже сейчас необходимо повышать уровень профессионализма менеджеров, а также более полно информировать их о возможностях того или иного программного обеспечения.
Не секрет, что компьютеризация радикально изменила ход развития компаний. При правильном применении технологий не только повышается производительность труда работников, но и оказывается влияние на размер прибыли фирмы. Было установлено, что сотрудничество между менеджерами и профессиональными программистами становится реальным стимулом к внедрению новых выгодных программ.
Сотрудники туристской фирмы «Солвекс-Тревел» осознали, что компьютеры могут помогать прогнозировать продажу и устанавливать предварительные графики снижения затрат в начале каждого сезона. Такие компьютерные прогнозы показали себя с наилучшей стороны и теперь учитываются компанией в разработке планов своей деятельности. Компания «Svetal» компьютеризировала систему отчетности, применив программу JET 2.O. По мнению руководства, с помощью компьютера данные лучше и быстрее сопоставляются и анализируются. Эта система позволяет проанализировать кривые падения прибыли и подготовить прогноз продаж согласно различным данным.
Программисты и менеджеры внесли совместный вклад в развитие вышеуказанных компьютерных систем. При поддержке менеджеров программисты начали прорабатывать возможность создания таких же систем, только с использованием графических редакторов.
Необходимо отметить, что многие туристские фирмы пользуются централизованной системой обработки и хранения данных, а также системой планирования и контроля во все более усложняющейся экономической политике. При использовании таких систем уменьшается объем обрабатываемых данных на местах и повышается уровень производительности труда.
Например, компания «Ланта-Тур» координирует свою деятельность в филиалах нескольких стран и, чтобы соответствовать заказам, переводит необходимые данные непосредственно на центральный компьютер.
Чтобы получить от сотрудничества менеджеров с программистами наиболее эффективный результат, требуется инициативность высшего руководства. В действительности опытные менеджеры – это гораздо лучший источник идей, чем компьютерные программы. Наиболее выгодные программы появились в результате сотрудничества с техническим персоналом при решении проблем с использованием:
- анализа надежности коммерческих прогнозов, выявленных линейными менеджерами;
- единой системы регистрации клиентов и анализа их потребностей;
- составления кривой реализации туристского продукта и интерпретации результатов пробной реализации нового продукта;
- проектирования потребностей в квалифицированных людских ресурсах, в обучении кадров;
- поиска причин ротации персонала.
Очевидно, что каждой компании следует использовать в своей работе выгодные компьютерные программы. Но при этом необходимо учитывать, что каждая компания имеет собственные стратегию развития, систему управления и т. д. Поэтому программное обеспечение должно применяться с учетом всех специфических факторов компании. Естественно, нет ничего удивительного в том, что компьютерная система, неприемлемая для одной компании, может эффективно использоваться другой.
Многие компании выгодно используют компьютеры для принятия решений через имитационные модели. Например, известная туристская компания «Скайтер» сконструировала и использовала компьютерную имитационную модель, чтобы оценить относительную рентабельность различных рынков, возможности вложения капитала в новый продукт, детализированную систему счетов прибылей и убытков, основанную на этом проекте.
Компьютерные методы продемонстрировали также свое значение при анализе риска инвестиций. Анализ риска, ставший более точным благодаря компьютерам, доказал важность оценки стратегических планов с помощью имитационных моделей. Чтобы использовать полностью компьютерный потенциал, все большее количество руководителей туристских организаций считает необходимым дополнять штат менеджеров специалистами – программистами.
Несомненно, мы можем предполагать, что возможности компьютера когда-нибудь устранят потребность в большом штате. Но сможет ли компьютер когда-либо оценить стратегические возможности или принимать решения – неизвестно. Наиболее важным фактором при этом является гибкость приспособления компьютерных систем к потребностям менеджмента.
Приведённых выше реальные примеры использования и внедрения компьютерных технологий в турфирмах позволяют сделать вывод, что создание различных компьютерных информационных систем может обернуться значительными прибылями для компаний, даже при высоких затратах на эксперименты. Но не следует внедрять программу в свою систему управления, предварительно не взвесив все факторы, включая стоимость обучения и переподготовки персонала или оценку степени риска при применении новшеств в областях, где выявлена наибольшая эффективность применяемого программного обеспечения.
Краткий сравнительный обзор как положительных, так и отрицательных моментов компьютеризации позволяет сформулировать общие принципы успешной компьютеризации деятельности турфирмы:
- принцип высоких ожиданий;
- принцип набора профессиональных кадров;
- принцип участия высшего руководства.
Принцип высоких ожиданий. Как правило, в компаниях, которые удачно применяют компьютерные проекты, высшее руководство распределило основные функции компьютеризации между руководителями среднего звена, персонально ответственными за достижение положительных экономических результатов.
Например, президент фирмы «Tamasos Tours», у которого в компании плохо шли дела по внедрению компьютерных проектов, распорядился, чтобы руководители отделов регулярно докладывали ему о текущих успехах и провалах во внедрении компьютерных программ, а также совместно формировали планы на будущее.
Принцип набора профессиональных кадров. Существует несколько организационных подходов. Некоторые руководители набирают в штат обычных специалистов. Другие – внедряют компьютерные технологии самих авторов этих технологий, работающих по контракту. Компания должна осторожно относиться к выбору менеджера, который возглавит отдел компьютеризации и возьмет на себя ответственность за реализацию планов развития. Эффективность его деятельности больше всего будет зависеть от его профессиональной квалификации.
Принцип участия высшего руководства. Если кто-то скажет, что он владеет ключом к знанию успешного использования компьютера, то это, скорее всего, президент компании. Имеются стандартные критерии ответственности для президента компании за достижение положительных результатов при планировании, основывающемся на компьютерной поддержке. Он должен:
- одобрить цели, систему и приоритеты компьютеризации;
- быть готовым к достижению этих целей;
- распределить ответственность между руководителями среднего звена и проконтролировать выполнение ими своих функций;
- осознать необходимость подробного изучения и тщательного планирования компьютерных проектов;
- понимать, что достижение запланированных результатов зависит в первую очередь от него.
Таким образом, мы можем полагать, что технологии управления влияют на внедрение и использование информационных технологий, а информационные технологии повышают эффективность технологий управления.
Управлять эффективно – значит принимать оперативные решения, в течение нескольких секунд получая ответ на любой запрос о состоянии дел. Единая информационная система в совокупности с эффективным управлением определяет успех бизнеса сегодня.
1. Какова общая тенденция поиска решений проблем информатизации турбизнеса?
2. Технический аспект программы информатизации турфирмы.
3. Экономический аспект программы информатизации турбизнеса.
4. Эксплуатационные возможности фирмы как один из аспектов информатизации турбизнеса.
5. Предварительный анализ как фактор успешной информатизации турфирмы.
6. Оценка вероятности технических и экономических рисков, оценка эффективности отчислений как важный фактор поддержания процесса информатизации на нужном уровне.
7. Как раскрыть экономический потенциал проекта информатизации турфирмы?
8. Какие знания в области информатизации и компьютеризации необходимы менеджеру для организации успешной работы.
9. При соблюдении каких условий сотрудничество менеджера с программистами дает наиболее эффективный результат?
10. Как влияет стратегия развития компании на выбор программного обеспечения?
11. Роль и значение имитационной модели в ходе принятия управленческого решения.
12. Принцип высоких ожиданий как один из принципов успешной компьютеризации деятельности турфирмы.
13. Принцип набора профессиональных кадров как один из принципов успешной компьютеризации деятельности турфирмы.
14. Принцип участия высшего руководства как один из принципов успешной компьютеризации деятельности турфирмы.
