Оформляют приказы по личному составу на общих бланках предприятия или на бумаге формата А4, А5.
Заголовок к тексту приказов начинается с предлога «О» или «Об».
В приказах по личному составу констатирующая часть и слово «ПРИКАЗЫВАЮ» отсутствуют.
Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается с глагола, обозначающего действие: ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, УВОЛИТЬ, которые пишутся прописными буквами сразу от левых полей, в конце ставится двоеточие.
На следующей строке с абзаца печатается содержание распорядительной части приказа.
Фамилию печатают большими буквами, а имя и отчество – строчными, затем указывают должность, структурное подразделение и далее содержание.
В приказе о приеме на работу указывается, на какую должность или по какой профессии принимается работник, с какой даты и с каким окладом, с каким испытательным сроком (если устанавливается).
В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых календарных дней, дату начала и окончания и за какой период работы.
В приказе об увольнении указывают статью Трудового кодекса, на основании которой производится увольнение. Например: ст. 40. Уволен по собственному желанию.
Приказы по личному составу по каждому пункту должны содержать основание, послужившее основанием для оформления приказа.
К номеру приказа по личному составу добавляется буква:
1. К (кадры) – приказы о приеме на работу, увольнении, перемещении по должности.
2. Л/С (личный состав) – приказы о наложении дисциплинарного взыскания.
3. КОМ – приказы по командировкам.
4. О – приказы об отпусках.
В ряде случаев на предприятии оформляют сводные приказы по личному составу. Сводным называется приказ, в котором сформулировано сразу несколько предписываемых действий, для нескольких сотрудников организации.
При подготовке сводного приказа в нем можно объединять только то предписываемые действия, которые при документировании в отдельных приказах будут иметь один срок хранения. Например, приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, премировании, поощрении работников имеют срок хранения 75 лет. Приказы о предоставлении отпусков, наложении взыскания, командировании хранятся 3 года.
Трудовой контракт – этот договор, фиксирующий письменное соглашение между организацией и частным лицом об установлении и регулировании трудовых отношений Под трудовым договором понимается соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию, соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставить работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечить условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными актами, соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату.
Сторонами трудового договора являются наниматель и работник.
Наниматель — юридическое или физическое лицо, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником.
Уполномоченное должностное лицо нанимателя – руководитель (его заместители) организации (обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), мастер, специалист или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений.
Работник – лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора.
Трудовой контракт составляется в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу. Один экземпляр договора хранится в организации, второй — у работника.
Реквизиты трудового контракта:
1. наименование вида документа;
2. дата;
3. регистрационный номер документа;
4. место составления;
5. текст (наименование сторон, права, обязанности, ответственность сторон);
6. подписи;
7. печать.
Текст договора должен подробно указывать условия работы, оплату труда, права и обязанности работника, условия отдыха, социального страхования, дату начала и окончания работы. Контракт может содержать и другие условия (например, испытательный срок).
Трудовой контракт, подписанный руководителем организации и работником, хранится в личном деле работника.
Трудовые книжки – это основной документ работника о его трудовой деятельности на предприятии. Трудовая книжка заполняется на каждого проработавшего в организации свыше 5 дней. Те, кто имеют трудовую книжку, обязаны представить ее администрации при поступлении на работу, а поступающие на работу впервые — представляют справку о последнем занятии.
На титульный лист трудовой книжки вносят сведения о работнике:
1. фамилия, имя и отчество (указывают полностью, без сокращений);
2. дата рождения (указывают на основании паспорта или свидетельства о рождении. Она содержит число, месяц и год);
3. сведения об образовании и сведения о профессии, специальности (указываются на основании аттестата, диплома, удостоверения, сертификата).
На этом же листе после указания даты заполнен трудовой книжки работник личной подписью заверяет правильность внесенной информации. Титульный лист подписывает должностное лицо, выдавшее трудовую книжку, на нем ставится печать организации.
В дальнейшем любые изменения должны быть внесены в трудовую книжку работника.
При увольнении с работы в трудовой книжке необходимо указать причину увольнения и сделать ссылку на статью, пункт ТК Республики Беларусь.
Помимо перечисленных выше записей, в трудовые книжки работников вносятся на основании приказов по личному составу сведения о награждениях и поощрениях. При этом в графе соответствующего раздела указывают, кем и за какие достижения был поощрен работник организации и вид поощрения. Взыскания в трудовую книжку не записываются.
Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о награждениях и поощрениях вносятся администрацией предприятия после издания приказа по личному составу, но не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа.
С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки под роспись в личной карточке (форма № Т-2), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки.
При увольнении из организации администрация обязана в тот же день выдать работнику его трудовою книжку с записью об увольнении.
Личное дело является основным документом персонального учета служащих. В нем находит документальное отражение трудовая деятельность работника. Срок хранения личных дел — 75 лет.
Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:
1. внутренняя опись документов личного дела;
2. личный листок по учету кадров;
3. дополнение к личному листку по учету кадров;
4. автобиография;
5. копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
6. заявление о приеме на работу;
7. копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника: характеристики и аттестационные листы; списки научных трудов и изобретений; заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника; копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.
После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись. Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
Прием на работу производится на основании заявлениягражданина. Основанием может послужить и письменный трудовой договор (контракт).
Рекомендуемый формат заявления – А4. Заявление адресуют на имя руководителя организации и составляют в виде просьбы.
Реквизиты заявления:
- адресат;
- автор (фамилия, имя, отчество (полностью) и домашний адрес, паспортные данные);
- наименование вида документа;
- текст;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- дата.
После резолюции руководителя заявление подшивается в личное дело работника.
