В любой организации необходима передача информации с одного уровня управления на другой, а также между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Для этой цели используются докладные, служебные и объяснительные записки.
Докладная записка – это документ, который адресован непосредственному или вышестоящему руководителю и информирует его о выполненной работе, сложившейся ситуации или об имевшем место явлении или факте. Кроме того, она может направляться и в вышестоящую организацию. Докладная записка всегда содержит выводы или предложения составителя.
Докладная записка может быть:
1) инициативной (составляется с целью побудить руководителя принять определенное решение);
2) информационной (информирует руководителя о ходе работ);
3) отчетной (информирует руководство о завершении работы, результатах проверки, командировки).
Также различают внутренние и внешние докладные записки.
Внешнюю докладную записку направляют руководителю вышестоящей организации, поэтому она в обязательном порядке должна регистрироваться. Оформляют ее на общем бланке формата А4.
Внутреннюю докладную записку адресуют руководителю организации или структурного подразделения, в котором работает ее составитель. Ее можно составлять на обычном листе бумаги формата А4, при этом допускается рукописный способ оформления.
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. Рекомендуется начинать текст со ссылки на указание руководства: «В соответствии с вашим поручением...» или совсем нейтрально: «При проведении работ...».
Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенному периоду времени или дате, то в заголовок включается фраза «за период с... по...» или «по состоянию на...».
Текст любой докладной записки должен состоять из двух частей. В первой (вводной) части излагаются причина для составления докладной записки, имевшие место факты или сложившаяся ситуация, а также проводится их анализ. Во второй части излагаются выводы и предложения, которые, по мнению ее составителя, необходимо реализовать в связи с изложенными фактами.
Внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации, а внутреннюю – ее составитель.
Во многих организациях для внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, используется такой документ, как служебная записка.
Так же как и докладная, служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер.
В тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложение и быть адресована любому руководителю. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или должностное лицо. Текст служебной записки обычно оформляется на обычном листе бумаги формата А4 и состоит из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, вовторой – делаются выводы и даются предложения по поставленному вопросу. По своей структуре служебная записка полностью совпадает с докладной.
Объяснительная записка – это документ, сопровождающий основной документ (план, проект, отчет и т.п.) и поясняющий содержание отдельных его положений или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно своему назначению эти виды объяснительных записок оформляются по-разному.
Объяснительные записки первого типа выступают в виде приложений к документам. Обычно они имеют внешнего адресата, поэтому составляются на общем бланке учреждения. Состав реквизитов аналогичен внешней докладной записке, но он не содержит выводов и предложений.
Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий и нарушений трудовой, дисциплины отдельных работников. Текст таких записок, кроме словесных объяснений, может содержать документальные доказательства. Они оформляются на обычных листах бумаги и подписываются составителем.
Протокол – это распорядительный документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллективных органов.
Протокол ведется во время заседаний секретарем.
В формуляр протокола совещания в обязательном порядке должны быть включены следующие реквизиты:
1. наименование учреждения, автора;
2. название вида документа (протокол);
3. дата проведения совещания
На протоколе проставляется дата проведения совещания, а не дата оформления или подписания протокола. Если совещание продолжается несколько дней, сначала указывается дата начала совещания, через тире – его окончания.
Номер протокола является порядковым номером совещания в течение года (исключение составляют учебные заведения, в которых это может быть порядковый номер совещания в течение учебного года).
4. гриф утверждения (в том случае, когда протокол подлежит утверждению);
5. место проведения (указывается город, в котором оно состоялось);
6. заголовок
Заголовок протокола содержит указание на вид совещания (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа, который его проводит, в родительном падеже. Начинается заголовок с прописной буквы.
7. повестка дня;
8. председатель, секретарь заседания;
9. текст
Текст протокола состоит из двух частей:
– вводной, которая содержит строго определенную информацию, располагаемую всегда в одинаковом порядке. Вводная, или постоянная, часть протокола включает следующие сведения:
a) Председатель
b) Секретарь
c) Присутствовали – перечисляются присутствующие участники собрания, совещания или постоянно действующего коллегиального органа. Фамилии членов коллегий располагают в алфавитном порядке (должности можно не указывать), так как должности указаны в приказе о назначении коллегии.
d) Приглашенные – перечисляются приглашенные с указанием их должностей, фамилии располагают в алфавитном порядке. На крупных или расширенных заседаниях присутствующих указывают количественно, а фамилии указываются в списке, который прилагается.
e) Повестка дня – в ней указываются вопросы, предлагаемые к обсуждению. Каждый пункт повестки дня начинается с предлога «О» или «Об» и помещается с красной строки. Повестка дня может прилагаться к протоколу. В этом случае она не вносится в текст протокола, но в ней делается пометка: «Повестка заседания прилагается».
– основной, в которой фиксируется ход заседания. В ней записываются все выступления. Строится она по разделам в соответствии с порядком обсуждения вопросов повестки дня.
10. СЛУШАЛИ – выступление докладчика;
11. ВЫСТУПИЛИ – выступление содокладчика;
12. ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ – постановление или решение коллегиального органа, собрания, совещания;
Каждая часть начинается с этих слов. Эти слова пишутся прописными буквами (каждое с новой строки) от левого края, после них ставится двоеточие.
Словом «СЛУШАЛИ» начинается раздел текста по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке за цифрой, обозначающей порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и участников совещания, выступающих в прениях, указываются в новой строке от левого края.
Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного лица. Если выступающие представили тексты или тезисы докладов и выступлений, то в протоколах они не записываются, но через тире после фамилии докладчика указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается».
13. подписи председателя и секретаря.
Акт – это официальный документ, фиксирующий определенный факт.
Оформляется акт на общем бланке организации. Дата, которая указывается в бланке акта, должна соответствовать той дате, когда произошло событие, по поводу которого составляется акт. Это относится и к месту составления.
Для некоторых событий, по поводу которых составляются акты, имеются унифицированные формы.
Кроме того, типовые формы отдельных видов актов утверждены другими нормативными документами, издаваемыми Правительством Республики Беларусь, министерствами и ведомствами. К ним относятся акты, оформляемые налоговой инспекцией, органами МВД, автоинспекции, пожарной инспекции, санитарной инспекции, инспекции по труду и др.
Формуляр акта содержит следующие реквизиты:
1. название учреждения;
2. название структурного подразделения;
3. вид документа;
4. место составления;
5. дата, индекс;
6. гриф утверждения;
7. заголовок к тексту;
8. текст;
9. подписи лиц, составивших акт.
Заголовок акта в краткой форме должен отражать содержание установленного события или факта. Он формулируется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже и должен начинаться с предлога «О» или «Об».
Текст акта делится на введение (вводная часть) и констатирующую часть.
Вводная часть для всех актов одинаковая. Во вводной части акта указываются: основание для составления акта, лица, его составившие, и при необходимости – лица, присутствовавшие при составлении акта.
Вводная часть состоит из 6 абзацев, начинающихся словами: Основание. Составлен. Председатель. Члены комиссии. Присутствовали. Приглашенные.
Начинается текст акта словом ОСНОВАНИЕ, которое печатается большими буквами сразу от левых полей. В конце слова ставится двоеточие. На этой же строке указывают наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дату и номер.
Со следующей строки с большой буквы пишут «Составлен». В составе комиссии указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя и членов комиссии в именительном падеже, перечисленные в алфавитном порядке.
Констатирующая часть акта начинается с абзаца. В ней излагаются цели и задачи составления акта, существо и характер проведенной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. Если в акте отражаются несколько событий или фактов, то его содержание может быть разделено на пункты и подпункты.
Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа: «Комиссия установила, что...».
После констатирующей части печатают заключение, предложения, выводы комиссии. В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации (с указанием сроков исполнения предписываемых действий). Эта часть не является обязательной, акт может заканчиваться и простой констатацией фактов.
В конце текста акта помещают сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
При подписании акта первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже – подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей. Акты ревизий и обследований подлежат согласованию с теми должностными лицами, деятельность которых проверяется.
Письмо — это обобщенное название различных по держанию документов, пересылаемых по почте.
Письма (факсы) оформляют на специальных бланках для писем (форматы А4, А5). Как правило, письмо посвящается одному вопросу.
По содержанию и назначению письма бывают: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные (претензионные), письма-запросы, сопроводительные и др.
Инструкционные (директивные) письма исходят государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, логов, экологии и т.п.
Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.
К информационным условно относят письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.
Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг.
Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращение покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и (или) направить предложения на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма и т.п.
В рекламационных (претензионных) письмах организации (предприятия) требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляют подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).
В письмах-запросах организация (предприятие) просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо.
В некоторых случаях составляют сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения.
Служебное письмо должно состоять из введения, доказательства и заключения. Во введении излагают причины и непосредственный повод, послуживший основанием для составления письма. В доказательствах излагают историю вопроса, приводят доводы, факты, ссылки на законодательство, цифровые данные, делают количественные выводы. Заключение — главный логический элемент, в нем излагают основную мысль-просьбу, предложение, согласие, отказ и т. д.
Тон письма должен быть корректным и деловым. Текст письма следует разделять на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль и начинаться с новой строки.
Окончательный вариант служебного письма (который печатают на бланках в 2 экземплярах), прежде чем поступить на подпись руководителю организации, предприятия (его заместителю), проходит стадию согласования. С этой целью должностные лица визируют второй экземпляр письма.
Письма по финансовым вопросам подписывает главный бухгалтер. Письма, дающие какие-либо гарантии и имеющие юридические и финансовые последствия, заверяют печатью организации.
После подписания служебное письмо направляют в канцелярию, где его регистрируют и ставят дату. Первый экземпляр отправляют адресату, второй направляют в дело.
