Для функционирования психологической (кадровой) службы весьма значима реализуемая в компьютерных системах возможность "сопряжения" диагностического инструментария с накоплением получаемой информации (база данных). Это информация может быть использована как для осуществления эффективного поиска требуемой информации о респондентах, так и для последующего анализа данных и коррекции тестовых методик.База данных является важнейшим компонентом наиболее сложных компьютерных систем, так как во многом определяет её гибкость и степень открытости.
Для полноценного психологического сопровождения той или иной категории лиц при формировании критериев оценки результатов обследований помимо психологических параметров необходимо учитывать большое количество объективных (жизненных) параметров - фактов, прецедентов, оценок.
Так, для разработки критериев эффективной расстановки сотрудников требуется объективная информация, подтверждающая успешность-неуспешность последних (экспертные оценки, производственные показатели..., нарушения трудовой дисциплины...).
Если же такие критерии просто “зашиты” кем-то в алгоритм интерпретации и недоступны для проверки и совершенствования, то где гарантии, что они точны и соответствуют контексту применения. Учитывая, что в разных организациях (контекстах) такие критерии оказываются разными, простой перенос из одного контекста в другой, хотя и не отменяет полностью, но может значительно снижать достоверность формируемых на их основе прогнозов.
Большинство систем имеет одноуровневую структуру базы данных, заключённую в единственной таблице для каждого объекта.
Например, характеристики обследуемого фиксируются в полях “Фамилия”, “Имя”, “Отчество”, “Пол”...
В лучшем случае (в наиболее сложных из известных нам систем) пользователь может добавить к ней свои собственные поля.
Такая структура данных имеет серьёзные ограничения. Например, если необходимо адаптировать систему для психологического сопровождения учителей или врачей, понадобится возможность фиксации специфических параметров данных лиц.
Список последних может быть достаточно обширным, кроме того, они могут иметь весьма сложную структуру связей. Например, чтобы обеспечить большой объём присваиваемой обследуемому сведений, можно создать множество полей, касающихся биографии, профподготовки и т.д. Однако, в большинстве ситуаций эти поля оказываются пустыми, что перегружает картотеку и лишь усложняет поиск нужных сведений.
Только возможность создания базы данных реляционного типа, имеющей сложную структуру взаимосвязанных таблиц и динамически формируемую картотеку, может обеспечить максимальную открытость системы. Следует отметить, что большинство систем, выросших из DOS-приложений, вообще не имеют полноценной базы данных. В таких системах используется не единая система таблиц данных, необходимая для обеспечения широких возможностей отбора и анализа, а множество архивных файлов.