Для создания собственной системы стандартизации организации необходимо установить правила:
- разработки, утверждения, учета (регистрации), обновления и отмены стандартов;
- построения, изложения, оформления и обозначения стандартов;
- применения стандартов организации, национальных стандартов Российской Федерации (а также иных стандартов, действующих в этом качестве), а при необходимости и международных, региональных и зарубежных национальных стандартов;
- организации и проведения контроля за соблюдением требований и правил, установленных в стандартах;
- создания фонда применяемых в данной организации стандартов и технических регламентов, его использования, включая правила предоставления информации о документах, входящих в этот фонд.
В комплекс основополагающих стандартов организации целесообразно включить стандарт на термины и определения в области стандартизации, в котором можно конкретизировать стандартизованные на национальном уровне термины и определения применительно для данной организации (с учетом ее специфики), а также установить термины и определения в отношении нестандартизованных на более высоком уровне понятий, применяемых в этой организации в работах по стандартизации.
В комплексе основополагающих стандартов по общим вопросам организации работ по стандартизации целесообразно посвятить отдельный стандарт. В нем можно конкретизировать цели и принципы стандартизации применительно к данной организации, определить решаемые при этом задачи, установить порядок планирования работ по стандартизации, а также определить функции отдельных подразделений организации в данных работах. При детализации в организации общих принципов стандартизации целесообразно учесть, что принцип добровольного применения стандартов, как правило, не приемлем для организации, так как обязательность применения любых стандартов в организации (в том числе национальных) наступает
из-за обязательности соблюдения организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и т.п.), на основании которых эти стандарты утверждены и внедрены для применения.
Любая организация может установить собственные правила построения, изложения и оформления стандартов, однако среди общих принципов стандартизации, установленных ФЗ «О техническом регулировании», есть принцип "обеспечения условий для единообразного применения стандартов". Соблюдению этого принципа способствует наиболее полное использование правил, установленных ГОСТ Р 1.5-2004 «Стандартизация в РФ. Стандарты национальные РФ. Правила построения, изложения, оформления и обозначения» и ГОСТ 1.5-2001 "Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению". Причем использовать эти правила можно путем:
- повторения в соответствующем основополагающем стандарте организации правил, которые установлены в ГОСТ Р 1.5-2004 или ГОСТ 1.5-2001 и приемлемы для данной организации;
- ссылок на отдельные положения ГОСТ Р 1.5-2004 (ГОСТ 1.5-2001), которые содержат эти правила.
При выборе способа целесообразно учитывать, что используемые стандарты могут быть пересмотрены или изменены. Поэтому при применении первого способа придется вносить соответствующие изменения в основополагающий стандарт организации, а при применении второго способа с использованием недатированной ссылки (без указания года принятия ссылочного стандарта) понадобится только проверить, насколько правила, установленные в обновленном ссылочном стандарте, сохранили свою пригодность для стандартов организации.
4.3 Структура стандарта «Правила разработки СТО»
Возможное содержание стандарта организации, устанавливающего правила разработки стандартов данной организации.
В общем случае используют:
- предложения структурных подразделений данной и других организаций, которые, могут использовать стандарты этой организации;
- результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских, опытно-технологических и проектных работ;
- результаты патентных исследований;
- национальные стандарты Российской Федерации и иные стандарты, действующие в этом качестве;
- международные и региональные стандарты:
- прогрессивные национальные стандарты других стран;
- стандарты отрасли (до их перевода в другие категории документов по стандартизации) и иные нормативные документы, принятые (утвержденные) федеральным органом исполнительной власти, который отвечает за соответствующую отрасль экономики:
- стандарты, технические условия и производственный опыт передовых отечественных предприятий данной отрасли экономики Российской Федерации:
- фирменные (корпоративные) стандарты известных зарубежных компаний;
- стандарты общественных объединений, в том числе зарубежных;
- иную информацию о современных достижениях отечественной и зарубежной науки, техники и технологии;
- организационно-распорядительные документы и рекомендации федеральных и иных органов исполнительной власти.
Стандарты таких категорий, как региональные, зарубежные национальные и фирменные, общественных объединений, других предприятий, а также их технические условия применяют только при наличии соглашений или договоров, дающих право на это применение.
При использовании документов, относящихся к объектам патентного или авторского права, следует соблюдать соответствующие нормы законодательства Российской Федерации.
Можно оговорить возможность участия в разработке сторонних организаций и физических лиц.
При установлении последовательности разработки стандартов организации предусматривают следующие стадии:
- организация разработки стандарта;
- разработка проекта стандарта (первая редакция) и его рассмотрение заинтересованными сторонами;
- доработка проекта стандарта (окончательная редакция), его согласование и нормоконтроль (экспертиза);
- утверждение стандарта, его регистрация, распространение и введение в действие.
При установлении правил разработки первой редакции проекта стандарта организации целесообразно предусмотреть:
- составление пояснительной записки к проекту и установить требования к ее содержанию и оформлению;
- подготовку перечня рассылки первой редакции проекта стандарта на рассмотрение;
- установление срока, в течение которого заинтересованные стороны рассматривают проект стандарта и составляют отзывы на него.
- составление сводки отзывов и установление ее формы.
Рассмотрение доработанной (окончательной) редакции проекта стандарта и ее согласования в структурных подразделениях организации и в сторонних организациях.
Желательно установить срок проведения данной процедуры, а в правила внести пункт, содержащий следующую информацию; если после окончания этого срока отсутствуют сведения о согласовании (несогласовании) проекта стандарта, то это является основанием считать нецелесообразным его согласование с данным подразделением (организацией). Рекомендуется также указать, как следует оформлять согласование проекта стандарта. Например, согласование проекта стандарта структурным подразделением может быть оформлено личной подписью руководителя этого подразделения на последней странице проекта стандарта, а сторонней организацией - письмом, подписанным руководителем этой организации.
При установлении правил согласования проекта стандарта организации следует учитывать, что если проект стандарта затрагивает вопросы безопасности для жизни, здоровья людей, окружающей среды, имущества, то в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может быть установлено требование в отношении обязательного согласования данного проекта с органом государственного контроля и надзора определенного уровня, к компетенции которого относятся эти вопросы.
Правила проведения экспертизы и/или нормоконтроля проекта стандарта могут быть включены в стандарт, посвященный общей процедуре разработки стандартов организации. Целесообразно обратить внимание, что в п. 1 ст. 17 ФЗ установлено: "Проект стандарта организаций может представляться разработчиком в соответствующий технический комитет по стандартизации, который организует проведение экспертизы данного проекта. На основании результатов экспертизы данного проекта стандарта технический комитет по стандартизации готовит заключение, которое направляет разработчику проекта стандарта". Следовательно, в организации может быть установлен порядок экспертизы проектов стандартов данной организации с привлечением (на договорной основе) специалистов технического комитета по стандартизации (ТК) или его подкомитета (ПК).
При установлении правил утверждения стандарта организации следует учесть, что они могут утверждаться личной подписью руководителя данной организации или отдельным организационно-распорядительным документом (приказом, распоряжением, постановлением и т.п.). При этом в правилах должно быть указано, какие документы представляют вместе с проектом стандарта на его утверждение.
Для обеспечения внедрения стандарта организации целесообразно предусмотреть необходимость составления и утверждения плана организационно-технических мероприятий по подготовке к применению каждого из утверждаемых стандартов.
Целесообразно разработать отдельные правила для процедуры регистрации утвержденных стандартов. При этом следует установить, какое подразделение осуществляет регистрацию, а также способ ее введения, например, принять форму журнала регистрации стандарта организации.
В данном разделе рекомендуется определить срок, в течение которого утвержденный стандарт вводится в действие, и порядок закрепления стандарта за конкретным структурным подразделением, которое в дальнейшем будет отвечать за его актуализацию.
Далее следует установить, каким образом информация об утвержденных стандартах организации доводится до структурных подразделений, и каким образом их обеспечивают данными стандартами. Здесь же целесообразно определить порядок распространения стандартов организации сторонним организациям, например, порядок их рассылки заинтересованным организациям по разовым запросам или на постоянной (договорной) основе.
Отдельный раздел необходимо посвятить правилам обновления стандартов организации, определив критерии необходимости и способы (путем пересмотра и/или изменения) обновления, а также соблюдаемые при этом процедуры. Например, можно установить, что стандарт организации подлежит обновлению в случаях, когда содержание стандарта:
- вошло в противоречие с федеральными законами, техническими регламентами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, требованиями национальных стандартов Российской Федерации или действующих в этом качестве межгосударственных стандартов;
- не обеспечивает достижения целей стандартизации, установленных в статьях 11 и 17 ФЗ «О техническом регулировании»;
- противоречит содержанию вновь разрабатываемого или другого обновляемого стандарта, или когда эти стандарты могут дублировать друг друга;
- противоречит вновь заключенным договорам, контрактам, соглашениям со сторонними организациями.
- кроме того, стандарт организации может подлежать обновлению по предложению структурных подразделений организации или сторонних организаций, применяющих данный стандарт.
Отдельный раздел целесообразно отвести порядку отмены стандартов организации. При этом следует установить критерии, когда стандарт подлежит отмене. Например, действующий стандарт организации отменяют при следующих условиях:
- в связи с прекращением проведения процессов выпуска продукции, проведения работ, оказания услуг, осуществлявшихся по данному стандарту;
- при разработке взамен данного стандарта другого стандарта (стандартов);
- когда объект и/или аспект стандартизации, на которые распространялся стандарт, стали объектом и/или аспектом стандартизации на более высоком (национальном или межгосударственном) уровне;
- в других обоснованных случаях, например, когда стандарт утратил свою актуальность в связи с изменением экономической ситуации.
В этом разделе целесообразно установить, в какое структурное подразделение организации следует направлять предложения об отмене стандарта, каким образом следует организовать рассмотрение данного предложения и провести согласование возможности отмены стандарта, чтобы не нанести ущерба подразделениям и организациям, применяющим этот стандарт. Рекомендуется также установить порядок оформления отмены стандарта организации, регистрации этого решения и доведения соответствующей информации до структурных подразделений и сторонних организаций, которые применяли данный стандарт.
