Приложение MS OutLook, входящее в состав пакета Microsoft Office, является организатором и обеспечивает совмещение нескольких функций:
· Управление электронными коммуникациями;
· Обработка перечня заданий (работ);
· Календаря;
· Дневника;
· Записной книжки;
· Списка контактов;
· Секретарские функции.
Рассмотрим некоторые функции MS OutLook.
Эффективная работа с почтой. Outlook помогает читать, сортировать, отслеживать и находить сообщения электронной почты более эффективно, чем ранее. Новый вид окон позволяет одновременно выводить на экран больше сведений даже на небольших мониторах. Улучшенная структура списка сообщений эффективнее использует место, и в результате на прокрутку тратится меньше времени, а больше остается на работу. Автоматическая группировка сообщений помогает быстрее находить сообщения, в каком бы месте они не находились - можно даже одновременно перемещать или удалять все сообщения из группы!
Область переходов - это не просто список папок. В ней для удобства использования объединяются основные средства навигации и совместной работы Outlook. В окне почты отображается больше почтовых папок, чем раньше, кроме того, вы можете добавлять свои избранные папки в начало списка. В окне календаря теперь можно просматривать общие календари других пользователей одновременно с собственным календарем. В окне контактов отображается список всех папок контактов, которые вы можете открыть, как сохраненных на компьютере, так и в сетевом расположении. Усовершенствованы способы просмотра контактов. Каждый из восьми модулей Outlook предлагает интерфейс пользователя, помогающий быстро находить нужные элементы и отображать их удобным образом.
Область чтения позволяет читать сообщения электронной почты без необходимости открывать отдельное окно для каждого сообщения.
Теперь в окне календаря Outlook можно вывести рядом несколько календарей. Одновременно отображаются локальные календари, календари общих папок, календари других пользователей и списки событий групп.. Для удобства в календарях используются различные цвета.
Правила и оповещения. Outlook будет предупреждать вас о поступлении новых сообщений электронной почты в папку ''Входящие'' с помощью небольшого оповещения на рабочем столе даже во время работы с другой программой. Вы можете быстро создать правила хранения сообщений на основе любого полученного сообщения; для этого достаточно выбрать сообщение и нажать кнопку ''Создать правило''.
Быстрые пометки. Если необходимо ответить на сообщение, но на это в данный момент нет времени, щелкните значок флажка рядом с сообщением, чтобы быстро пометить его. Многоцветные пометки упрощают классификацию сообщений. Папка "К исполнению" всегда содержит постоянно обновляемый список всех сообщений с быстрой пометкой из всех папок вашего почтового ящика.
Упорядочение по разговорам. Если вы ежедневно получаете много почтовых сообщений, попробуйте воспользоваться режимом группировки ''Упорядочение: Разговор''. В этом представлении каждая группа списка сообщений содержит переписку по определенному предмету. Для ускорения чтения сообщений в каждом разговоре по умолчанию отображаются только непрочтенные сообщения и сообщения с быстрой пометкой. В дальнейшем разговор можно развернуть и отобразить все сообщения, в том числе уже прочтенные. Чтобы просматривать сообщения подобным образом, выберите в меню ''Вид'' команды ''Упорядочить по'' и ''Разговор''.
Папки поиска содержат постоянно обновляемые результаты поиска всех сообщений электронной почты, отвечающих указанным условиям. Так, все непрочтенные сообщения из всех папок почтового ящика можно просмотреть в папке поиска ''Непрочтенные письма''. Если требуется сократить размер почтового ящика, в папке поиска ''Большие письма'' отображаются наиболее крупные сообщения вне зависимости от папок, в которых они хранятся. Можно также создавать собственные папки поиска; для этого достаточно выбрать один из встроенных шаблонов или создать собственные условия поиска и сохранить их в виде папок поиска для будущего использования.
Собрания MS OutLook — планируемые в календаре действия, которыми предусматривается приглашение других людей или резервирование ресурсов. Вовлекаемые в действие люди имеют следующие отличительные признаки и роли:
· Организатор собрания. Пользователь, который создает и настраивает собрание, становится организатором собрания. Организатор — единственное лицо, которое может изменить сведения о собрании после его создания. Также следует помнить, что нового организатора для существующего собрания назначить нельзя. Если уж вы — организатор данного собрания, то навсегда.
· Участник. Лицо, приглашенное на собрание, рассматривается как его участник. Существует две категории участников: обязательные и необязательные. Лицо, добавленное к списку участников, всегда будет считаться участником собрания. Даже если участник отклоняет собрание, он продолжает рассматриваться в качестве участника.
· Место/ресурс. Место проведения собрания иногда называют ресурсом. Как будет указано место (или ресурс) для собрания — зависит от особенностей политик в данной организации. Более подробно об этом говорится в разделе «Место. Место... Место!» далее в этом курсе.
Применение MS OutLook для планирования и контроля собрания помогает значительно повысить эффективность этого процесса, так как MS OutLook отслеживает информацию собрания, используя папки Входящие и Календарь. При изменении данных собрания они могут быть обновлены для всех участников сразу одним нажатием кнопки.
Организатор собрания намечает собрание и рассылает всем участникам особые сообщения, которые называются приглашением на собрание. Эти приглашения направляются в папки Входящие всех участников собрания.
Когда приглашение появляется в папке Входящие участника, MS OutLook распознает его как элемент, относящийся к календарю, и помещает в календарь как предварительный, или условный, элемент, где он будет находиться, пока участник не ответит на приглашение.
Участники читают приглашение и отвечают на него. Ответ на приглашение, подобный приглашению на собрание, отправляется обратно в папку Входящие организатора собрания — и так же, как это происходит с приглашениями, MS OutLook распознает каждый ответ как особый элемент. Собрание обновляется в календаре организатора с использованием информации о том, кто принял приглашение на собрание. Отменить собрание может только его организатор.
