Понятие о документе, виды документов, признаки классификации документов
Основные вопросы: Понятие о документе. Классификация документов. Нормативные акты, регламентирующие работу с документами. Повышение эффективности делопроизводства при переходе на компьютерную обработку информации
Документы используются в различных областях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Система документирования представляет собой составление, оформление и изготовление документов.
Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство». В широком смысле слова документом принято считать материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенной для ее передачи во времени и пространстве.
Документ в узком смысле слова – это деловая бумага, юридически подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо.
В правовом отношении под документом понимаются письменные доказательства, факты, события, имеющие значение для правильного разрешения дела. В гражданском процессе и праве документом признается составленная по соответствующей (или произвольной) форме бумага, подтверждающая чьи-либо права на что-либо.
В управленческой деятельности документом считается соответствующим образом оформленный материальный носитель информации, имеющий юридическую силу.
В процессе управления для передачи информации используются различные материальные носители: бумага, магнитная лента, фотопленка, дискеты и др. Потребность в переносе информации на какой-либо материальный носитель обусловлена необходимостью постоянно передавать ее во времени и пространстве. Информация используется для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения, является основанием для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.
Все основные функции управления выражаются посредством соответствующих документов: учет – в виде статистической документации; анализ – в виде аналитических справок; планирование - посредством подготовки различных планов; организация – в виде уставов, положений, инструкций и др.; контроль – путем сбора отчетов, составления актов и т.п.
В процессе управления составляется множество различных документов, классификация которых осуществляется по различным основаниям. Например, по направлениям деятельности, по месту создания и направлению движения, по ограничению доступа, по срокам хранения, по форме и др.
Под видом документа принято понимать классификационную группировку документов, выполняющих однородные функции.
В зависимости от назначения различают следующие управленческие документы:
- справочно-информационные (акты, письма, докладные записки или рапорта, протоколы, справки, отчеты, объяснительные записки, заявления, заключения, сводки, телеграммы, телефонограммы, факсограммы и др.).
В зависимости от места возникновения и направления движения документы подразделяются на исходящие, входящие и внутренние. Исходящими являются документы, которые отправляются гражданам или из одной организации в адрес другой. Документы, поступающие в организацию из других адресов, называются входящими. Документы, созданные в самой организации и не подлежащие отправлению, являются внутренними.
В зависимости от количества лиц, участвующих в создании документов, последние бывают односторонними и двухсторонними (многосторонними).
По ограничению доступа к документам различают секретные и несекретные документы. Секретные по содержащейся в них информации подразделяются на документы особой важности, совершенно секретные и секретные.
По форме документы могут быть: индивидуальные (создаются в произвольной форме), типовые (представляют собой образец, на основе которого строятся тексты документов аналогичного содержания), трафаретные (часть документа отпечатана заранее).
По способу фиксации информации документы подразделяются на рукописные, печатные, электронные, графические, звуковые, видео- и фотодокументы.
По срокам хранения различают документы постоянного и временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы, хранящиеся до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени подлинности различают документы-подлинники и документы-копии.
Подлинник – это документ, соответствующим образом оформленный и подписанный (утвержденный) автором (исполнителем, руководителем).
Копия– это документ, воспроизводящий подлинник.
Различают следующие виды копий:
- факсимильная копия – это копия документа, отражающая все без исключения особенности подлинника (фотокопия, ксерокопия);
- свободная копия, содержащая всю информацию подлинника, но без графического соответствия подлиннику (воспроизводится лишь содержание подлинника);
- выписка – копия, содержащая полное воспроизведение какой-либо части документа (выписка из протокола, инструкции, положения);
- дубликат – копия, создаваемая взамен утраченного или поврежденного подлинника и имеющая юридическую силу подлинника.
