Комплекс плановой документации включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций и фирм, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирования труда, повышения квалификации рабочих и служащих и т.п.
Плановые документы составляются совместно сотрудниками планово-экономического управления (отдела), управления (отдела) кадров и других заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы подписываются обычно руководителем планово-финансового подразделения и утверждаются первым руководителем организации.
Технологическая цепочка процедуры составления плановых документов в обобщенном виде включает в себя:
1 сбор, обобщение и анализ отчетных экономических показателей в сфере кадрового обеспечения организации за предыдущий и текущий периоды времени;
2 выработку концепции предполагаемого развития деятельности организации и проектирования новых направлений работы в последующие годы, совершенствования технической и технологической сферы обеспечения направлений деятельности, роста финансовых возможностей, размеров прибыли и состояния рынка продукции и услуг;
3 прогнозирование динамики изменения должностного состава работников организации в разрезе специальностей, профессий, квалификации;
4 проектирование динамики роста или уменьшения потребности по каждой должности, рабочему месту;
5 определение источников пополнения работниками по каждой должностной категории и динамики удовлетворения потребности;
6 расчет числа сокращаемых работников по должностям и определение перспектив их трудоустройства;
7 расчет возможностей роста материального обеспечения труда работников по должностям;
8 расчет возможностей совершенствования социальной инфраструктуры организации;
9 разработку проектов программ развития и реализующих их долгосрочных и текущих планов;
10 согласование, подписание и утверждение программ и планов;
11 детализацию программ и планов по направлениям деятельности организации, структурным подразделениям и филиалам;
12 текущее корректирование программ и планов с учетом реальных условий деятельности организации.
Программа - это плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития того или иного вида деятельности и имеющий, как правило, перспективную направленность.
Например:
Программа социального развития коллектива работников организации на 2006 - 2015 гг.
***
План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей.
В качестве приложений планы и программы могут иметь графики, обоснования и расчеты, которые подписываются руководителями, составившими основной документ. Плановые документы согласовываются с профсоюзным органом и утверждаются первым руководителем предприятия или его заместителем.
К плановой документации мы относим также такие документы, как: Структура и штатная численность предприятия, Штатное расписание, График отпусков рабочих и служащих, программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменения их квалификационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения, справки и др.)- Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утвержденными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельности организации (см. приложение).
Структура и штатная численность организации имеют в содержательной части две графы: наименование структурных подразделений и должностей; штатная численность. Документ подписывается заместителем руководителя организации или руководителем структурного подразделения, утверждается первым руководителем организации и заверяется печатью организации. При необходимости внесения изменений и дополнений в этот документ издается приказ, в вводной части которого указывается основание для корректирования отдельных позиций структуры и штатной численности.
Штатное расписание (форма № Т-3 – приложение № 23) содержит в табличной части следующие графы: код и наименование структурного подразделения; код и наименование должности;
1 количество штатных единиц; должностные оклады; надбавки: персональные и прочие;
2 месячный фонд заработной платы; примечание.
Штатное расписание подписывает заместитель руководителя организации или руководитель структурного подразделения и утверждает первый руководитель организации («Утверждаю штат в количестве __ единиц с месячным фондом заработной платы __рублей»). Гриф заверяется печатью организации. Для внесения изменений и дополнений в штатное расписание необходимо издание приказа.
График отпусков (форма № Т-7) в табличной части содержит следующие графы: табельный номер; фамилия, имя, отчество; должность; месяцы для фиксирования продолжительности отпуска и изменений даты ухода в отпуск и выхода на работу; основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу. График подписывает руководитель кадровой службы, визируют руководители структурных подразделений, график согласовывается с профсоюзным органом и утверждается первым руководителем организации.
