Типы данных Access.

Создание таблиц в Access.

Начинать следует с создания таблицы.

Основной объект базы – таблица В таблице сохраняют записи, содержащие сведения определенного типа, например, список клиентов или опись товаров. Составной частью таблицы являются поля.

Поле – это элемент таблицы, который содержит данные определенного рода, например, фамилию сотрудника. В режиме таблицы для представления поля используется столбец или ячейка, в этом случае имя поля является заголовком столбца таблицы. Для каждого поля задаётся тип данных, которые могут находиться в нём. Записи в таблице отличаются значениями своих полей.

Запись – полный набор данных об определенном объекте. В режиме таблицы запись изображается как строка.

Если в базе данных несколько таблиц, то между ними можно создавать связи.

Для того чтобы таблицы можно было связать между собой, используют ключевые поля.

Ключевое поле – это поле, значение которого служит для однозначного определения записи в таблице.

Ключевое поле делает каждую запись таблицы уникальной.

Ключ – одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать записи таблицы и организовывать связи между таблицами.

Связи между таблицами бывают трёх типов:

· "один к одному";

· "один ко многим";

· "многие ко многим".

Если мы составляем список сотрудников, то отношение между конкретным сотрудником и его адресом - "один к одному".

А название лаборатории по отношению к списку сотрудников - "один ко многим", т. к. в одной лаборатории работает много (больше одного) сотрудников.

А если сопоставить список преподавателей какого-либо вуза со списком учебных дисциплин, которые в этом вузе преподаются, придется использовать связь типа "многие ко многим": одну дисциплину могут преподавать разные преподаватели, и в то же время один преподаватель может читать разные дисциплины.

При организации связи типа "один ко многим" таблицу "один" принято называть главной, а таблицу "многие" - подчиненной.

Ключ главной таблицы называют первичным, а подчиненной - внешним.

Главным ключом в базах данных называют поле (или совокупность полей), значение которого не повторяется у разных записей.

Например, в БД «Домашняя библиотека» разные книги могут иметь одного автора, могут совпадать названия книг, год издания, полка. Но инвентарный номер у каждой книги свой (поле НОМЕР). Он-то и является главным ключом для записей в этой базе данных.

Для взаимодействия пользователя с базами данных используют системы управления данными (СУБД).

Принципы построения систем управления баз данных следуют из требований, которым должна удовлетворять организация баз данных:

· Производительность и готовность. Запросы от пользователя базой данных удовлетворяются с такой скоростью, которая требуется для использования данных. Пользователь быстро получает данные всякий раз, когда они ему необходимы.

· Минимальные затраты. Низкая стоимость хранения и использования данных, минимизация затрат на внесение изменений.

· Простота и легкость использования. Пользователи могут легко узнать и понять, какие данные имеются в их распоряжении. Доступ к данным должен быть простым, исключающим возможные ошибки со стороны пользователя.

· Простота внесения изменений. База данных может увеличиваться и изменяться без нарушения имеющихся способов использования данных.

· Возможность поиска. Пользователь базы данных может обращаться с самыми различными запросами по поводу хранимых в ней данных. Для реализации этого служит так называемый язык запросов.

· Целостность. Современные базы данных могут содержать данные, используемые многими пользователями. Очень важно, чтобы в процессе работы элементы данных и связи между ними не нарушались. Кроме того, аппаратные ошибки и различного рода случайные сбои не должны приводить к необратимым потерям данных. Значит, система управления данными должна содержать механизм восстановления данных.

· Безопасность и секретность. Под безопасностью данных понимают защиту данных от случайного или преднамеренного доступа к ним лиц, не имеющих на это права, от неавторизированной модификации (изменения) данных или их разрушения. Секретность определяется как право отдельных лиц или организаций решать, когда, как какое количество информации может быть передано другим лицам или организациям.

СУБД ACCESS объединяет сведения из разных источников в одной реляционной БД. Создаваемые формы, запросы, отчёты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные печатать отчёты, диаграммы.

Вывод. Базы данных и системы управления ими являются одним из самых распространённых классов прикладного программного обеспечения и позволяют автоматизировать процессы упорядочения больших объёмов информации, поиска необходимых данных.

Исходя из особенностей устройства, базы данных можно разделить на три типа: иерархические, сетевые, реляционные. Наиболее распространены реляционные БД, т.к. в них информация представляется самым удобным для восприятия образом – в виде таблиц.

Наиболее распространены СУБД Microsoft ACCESS, основными объектами которой являются: таблицы, запросы, формы, отчёты, макросы, модули.

Существуют следующие способы создание таблиц в Access:

· Режим таблицы - Реализовывается путем ввода данных.

· С помощью мастера - Создания таблиц, на основе предложенного образца.

· Режим конструктора - Позволяет не только задать имена полей таблиц, но и выбрать типы данных и задать свойства полей.

· Ниже приведена таблица, в которой написаны Типы данных Access, и их описание.