2. Дату ввода начальных остатков, это дата предыдущая перед датой начала учета.
Ввод начальных остатков в различных системах реализован одним из двух способов:
Первый способ предполагает простое редактирование сальдо счета субсчета. А если по счету открыты аналитические счета, то каждому из них требуется задать начальный остаток. При таком способе ввода обычно в процессе ввода ведется контроль равенства сумм дебетовых и кредитовых сальдо по всем счетам. Если сальдо не сбалансировано, то программа выдаст предупреждение и не позволит покинуть таблицу ввода остатков.
Второй способ ввода начальных остатков состоит в следующем: ввод остатков путем формирования фиктивных проводок. В такой проводке в качестве основного указывается счет, по которому есть остаток, а в качестве корреспондирующего вводится некий фиктивный счет, где-то это счет 00, где-то этот счет буквенный, обычно аа, две буковки. В разных системах по-разному. Сумма проводки определяет сумму остатка начального. Программа выдаст список счетов и заставит ввести остаток по каждому из них (включая аналитику).
Проверить правильность ввода остатков можно путем составления оборотно-сальдовой ведомости, в которой конечное сальдо по фиктивному счету должно не быть! Остатков сей счет не имеет, а дебетовые и кредитовые обороты равны.
Маленькое резюме:
Таким образом, начальная настройка информационной системы включает в себя:
1. Ввод сведений об организации;
2. Формирование учетной политики;
3. Заполнение справочников объектов аналитического учета.
4. Настройка параметров программы.
5. Формирование начальных остатков.
6. Вступительный баланс для проверки, что у нас всё правильно и хорошо.
Далее эксплуатация программы в отчетном периоде.
3й этап жизненного цикла - эксплуатация и сопровождение системы. При работе с информационной системой бухгалтером выполняется определенная последовательность действий, направленной в конечном счете на получение информации о хозяйственной жизни предприятия.
В работе бухгалтера выделяются 4 основных вида работ:
1. Формирование и обработка первичных документов и регистрация хозяйственных операций в базе учетных данных.
2. Обобщение учетных данных.
3. Получение выходной информации - справок, учетных регистров и отчетности.
4. Завершение отчетного периода и переход к новому отчетному периоду.
В различных информационных системах заложено два подхода к работе с первичными документами.
Первый подход осуществляется по схеме:
Хозяйственная операция - проводка - документ;
Второй подход:
Хозяйственная операция - документ - проводка.
Существуют документы, которые не формируют проводки - это счет, платежные поручения.
Технология "от проводки" - первая;
Технология "от документа" - вторая - более позитивная, появилась операция, формируй документ.
Регистрация хозяйственных операций.
Зарегистрировать операцию в журнале операций возможно двумя способами: ручным и автоматизированном. При ручном способе, соответственно, пользователь самостоятельно формирует корреспонденцию счетов, причем здесь также при ручном способе организации ввода хозяйственной операции есть два подхода. Это, соответственно, ввод вручную раз, а второе - ввод через типовую, два. Типовая операция - это шаблон для ввода проводок, относящихся к одной хозяйственной операции. Для работы с шаблонами есть тоже два подхода. Первое - это создание или редактирование перечня типовых операций, а второе - это их использование. Второй способ - через документ. В перечня ищется документ в перечне, открывается форма документа, которая включает в себя что? реквизиты! И реквизиты сами заполняются либо вручную, либо путем выбора из справочника или перечисления. Всегда есть полный перечень операций, в 1с - это операции-документа, на каждом участке учета свой перечень.
Обобщение учетных данных связано с получением данных по счетам/субсчетам на определенный период. В одних программах временной период задается пользователем, в других поддерживается два режима расчета итогов - основной и временной. Основной период обобщения данных - месяц, квартал, год, а вот временной - это произвольный период, с любой даты, с и по. Может сие выполняться как в автоматическом режиме, так и по запросу. Автоматический режим позволяет поддерживать сальдо оборотов по счетам при любых изменениях в журнале операций, т.е. при вводе новых проводок, при изменении существующих и удалении. Если автоматический перерасчет возможен, то при вводе нового сразу же мы видим, можем получить определенные итоги. Соответственно, перерасчет может проводиться как по запросу программы, так и по запросу пользователя.
Получение выходной информации.
На протяжении отчетного периода пользователь создает базу информации, из нее он может получить любую интересующую его информацию для проведения анализа. Она может быть представлена справками, учетными регистрами и отчетностью.
Получение справки связано с организацией выборочного доступа к данным, который может осуществиться, как:
Второй подход вы можете отфильтровать, отобрать те операции, которые связаны с контрагентом АБЭЦЭ, например.
Что есмь регистры?
Фактически регистры - это отчеты. Значит, соответственно, вот эти стандартные отчеты - это и есть учетные регистры, правила расчета показателей по которым нельзя.
Отдельно выделяется отчетность. Это выходная информация, представленная в бухгалтерской и налоговой отчетности. Ее еще называют регламентированной. Отличие между стандартными и регламентными отчетами в чем состоит? Данные стандартных отчетов изменить и скорректировать нельзя.
Последний вид работ - переход к отчетному периоду. Формируется в соответствии с настройкой бухгалтерской программы. Суть заключается в том, что сальдо конечное становится сальдо начальным, а обороты обнуляются.
