Инвентаризация медицинского имущества как самостоятельная форма контроля проводится по приказу руководителя организации внутренней проверочной комиссией один раз в год, по состоянию на 1 января. Начальники вышестоящих органов управления медицинской службы могут, исходя из обстановки, уточнять сроки проведения инвентаризации по службе, как правило, совмещая их со сроками представления установленной отчетности (отчета-заявки). Инвентаризация может также проводиться по приказу вышестоящих начальников.
Кроме того, инвентаризация медицинского имущества обязательна при:
- приеме и сдаче должности материально ответственными лицами, а также при убытии их в отпуск;
- приеме и сдаче дел и должности начальником медицинской службы учреждения ВСМК;
- реорганизации или ликвидации организации;
- в случае стихийных бедствий, пожаров, аварий;
- проверке деятельности и документальной ревизии.
Срок проведения инвентаризации определяется в приказе по учреждению. Для небольших формирований он не должен превышать 5 дней, для лечебных учреждений – 10 дней, медицинских складов – 20 дней.
Инвентаризация медицинского имущества включает:
- проверку фактического наличия медицинского имущества в подразделениях, аптеках и на складах воинских частей;
- сличение данных фактического наличия имущества с учетными данными, выявление недостач, излишков и пересортицы предметов медицинского имущества;
- проверку качественного (технического) состояния и комплектности медицинского имущества и техники.
При инвентаризации проверяется и организация поверки средств измерений, применяемых медицинской службой, соблюдение сроков годности лекарственных, перевязочных и других средств.
Инвентаризация проводится в присутствии и при обязательном участии материально ответственных лиц, за которыми закреплено проверяемое имущество. Общее руководство и контроль за проведением инвентаризации возлагается на руководителя организации. Непосредственная ответственность за организацию проведения инвентаризации медицинского имущества в учреждении возлагается на начальника медицинской службы, в госпитале – на начальника аптеки, на медицинском складе – на заместителя начальника склада. Состав внутренней проверочной комиссии, ежегодно отдается приказом руководителя организации за месяц до начала календарного года. На время проведения инвентаризации председатель и члены комиссии освобождаются от исполнения своих служебных обязанностей.
Внутренняя проверочная комиссия при проведении инвентаризации медицинского имущества имеет право:
- проверять в подразделении, аптеке, на складах наличие, качественное (техническое) состояние и условия хранения медицинского имущества;
- проверять все документы, книги учета материальных средств, отчеты и служебную переписку по вопросам медицинского снабжения;
- требовать от начальника медицинской службы и других должностных лиц предоставления необходимых справок и объяснений по проверяемым вопросам;
- при обнаружении злоупотреблений изымать подлинные документы и прилагать их к акту инвентаризации медицинского имущества.
Председатель и члены комиссии несут ответственность за подписание акта инвентаризации, содержащего данные не соответствующие действительности.
Итоги инвентаризации объявляются в приказе руководителя организации с указанием положительных сторон в работе, выявление недостатков и мероприятий по их устранению.
В подготовительный период к проведению инвентаризации медицинского имущества проводятся следующие мероприятия:
- заканчивается и документально оформляется прием имущества, поступившего перед инвентаризацией;
- из аптек выдается имущество в подразделения с расчетом их обеспечения на период инвентаризации;
- медицинское имущество в материальных комнатах аптек и на складах систематизируется и располагается в порядке, обеспечивающем быстрое и точное снятие остатков;
- заканчивается обработка всех первичных учетных документов;
- подводятся итоги в книгах учета по движению медицинского имущества за период от последней плановой инвентаризации;
- проводится сверка учетных данных аптеки по инвентарному имуществу с данными учета подразделений.
Комиссия разрабатывает план ее проведения, с указанием в нем всех объектов, подлежащих инвентаризации, времени начала и окончании работы по каждому объекту, вопросов, подлежащих проверке, времени представления акта снятия остатков по каждому объекту, а также акта инвентаризации на утверждение командиру части. План подписывается председателем комиссии, согласовывается с заместителем руководителя и начальником медицинской службы учреждений и утверждается руководителем организации.
Перед началом инвентаризации руководителем проводится инструктаж членов внутренней проверочной комиссии о целях и задачах предстоящей инвентаризации, порядке работы комиссии, правах, обязанностях и ответственности всех членов комиссии. Членами инвентаризационной комиссии изучаются приказы, директивы, уставы, положения и другие руководящие документы, регламентирующие работу с медицинским имуществом, учету и отчетности. Также изучаются акты и материалы предыдущей инвентаризации.
Подготавливаются и оформляются рабочие тетради в двух экземплярах для записей результатов инвентаризации по каждому проверяемому объекту. Один экземпляр вручается материально ответственным лицам, другой – членам комиссии.
До начала инвентаризации все материально ответственные лица расписываются в инвентаризационных описях в разделе «Расписка», о том, что все документы, относящиеся к приходу или расходу ценностей, сданы в бухгалтерию и никаких неоприходованных или несписанных в расход ценностей не имеется.
Перед началом инвентаризации материальные комнаты аптек, хранилищ и помещений, где содержатся материальные средства, опечатываются личной печатью председателя инвентаризационной комиссии, а также печатью материально ответственного лица.
С началом инвентаризации временно прекращается работа аптеки (склада) по выдаче и приему медицинского имущества. В отдельных случаях эти операции могут осуществляться только по распоряжению начальника медицинской службы учреждения в присутствии комиссии.
Инвентаризация начинается с проверки правильности показаний весоизмерительных приборов и своевременности их поверки (наличие пломб, клейм). Затем проверяется состояние учета медицинского имущества. Медицинское имущество пересчитывается (взвешивается, перемеривается), одновременно проверяется соответствие его качественного (технического) состояния и комплектности учетным данным.
Проверке подлежит вся номенклатура. Имущество упакованное в тару, проверяется на количество и качество путем вскрытия тары. Не поврежденная заводская упаковка вскрывается выборочно с обязательной проверкой 10-15% мест. Ядовитые, психотропные и наркотические лекарственные средствапересчитываютсяво всех случаях и полностью.
В конце рабочего дня сверяются соответствие записей и итогов проверки за день в заранее заведенных тетрадях. Результаты сверки свидетельствуются подписями: в тетради материально ответственного лица – представителем внутренней проверочной комиссии, а в тетрадях представителя комиссии – материально ответственного лица.
Во всех случаях обнаружения злоупотреблений со стороны материально ответственного лица, или незаконного расходования, председатель комиссии обязан немедленно приостановить незаконные действия и доложить руководителю организации.
На основании доклада руководитель назначает административное расследование или возбуждается уголовное дело в целях выявления причин обнаруженных нарушений и виновных в этом лиц.
По номенклатуре, закрепленной за каждым материально ответственным лицом (по каждому объекту инвентаризации) оформляется инвентаризационная опись. Она подписывается председателем, членами внутренней проверочной комиссии и материально ответственными лицами.
Выявленные факты недостач и излишки медицинского имущества оформляются ведомостью расхождений по результатам инвентаризации.
По окончании проверки всех объектов инвентаризации и составления инвентаризационных описей, оформляется акт о результатах инвентаризации. Акт подписывается председателем и членами комиссии, утверждается командиром воинской части, после чего регистрируется в финансовом органе учреждения.
В акте отражаются:
- результаты снятия остатков наличия и качественного состояния медицинского имущества по каждому подразделению (объекту инвентаризации);
- условия хранения;
- причины образования недостач и излишков;
- состояние учета медицинского имущества;
- мероприятия, которые необходимо провести для устранения выявленных недостатков;
- положительные стороны в учете и хранении.
К акту о результатах инвентаризации прилагаются все инвентаризационные описи, ведомости расхождений, а также объяснения должностных лиц, справки, расчеты естественной убыли и др.
Изъятие из дела учетного документа, например, для приложения к акту инвентаризации, для проведения административного расследования, производится только с разрешения руководителя организации. На его место подшивается справка-заместитель, в которой указывается номер изъятого документа, количество листов, куда направлен, где подшит. Справка-заместитель подписывается лицом, ответственным за ведение учета и заверяется печатью «Для пакетов».
Выявленные при инвентаризации излишки медицинского имущества, на основании приказа по учреждению и акта инвентаризации с приложением ведомости расхождений, записываются на приход. Недостачи – списываются с книг (карточек) учета и записываются начальником финансовой службы организации в книгу учета недостач.
В приказе руководителя организации, по итогам инвентаризации, указываются положительные стороны в работе с медицинским имуществом, выявленные недостатки и мероприятия по их устранению.
После разбора и анализа результатов инвентаризации, разрабатывается план мероприятий по устранению выявленных комиссией недостатков, который утверждается начальником медицинской службы учреждения.
3. Проверка и документальная ревизия по вопросам обеспечения медицинским имуществом
При полной проверке учреждения по вопросам медицинского снабжения проверяются:
- правильность определения потребности в медицинском имуществе;
- обеспеченность учреждений (формирований) ВСМК медицинским имуществом, положенным по табелям и нормам;
- фактическое наличие и качественное состояние медицинского имущества, в том числе ядовитых и наркотических лекарственных средств, спирта этилового и не менее 50 наименований другого медицинского имущества;
- целесообразность и законность расходования медицинского имущества и денежных средств;
- правильность эксплуатации и своевременность ремонта медицинской техники;
- соблюдение режима экономии в расходовании имущества и денежных средств;
- правильность ведения учета и составления отчетности;
- своевременность и эффективность контрольных мероприятий со стороны должностных лиц и внутренней проверочной комиссии;
- меры борьбы с утратами, недостачами и незаконным расходованием медицинского имущества, состояние работы по устранению причин их возникновения и своевременному возмещению причиненного государству ущерба;
- знание и выполнение должностными лицами своих функциональных обязанностей по медицинскому снабжению;
- состояние средств измерений и выполнения мероприятий по обеспечению безопасной эксплуатации медицинской техники;
- организация и состояние противопожарной охраны аптек и медицинских складов;
- выполнение предложений и устранение недостатков по актам предыдущих инвентаризаций, проверок, ревизий.
В ходе проверок обращается внимание на хранение, учет и использование медицинского имущества.
Документальная ревизия (от лат. revisio — просмотр) включает полную проверку деятельности части (соединения) и кроме того, инвентаризацию имущества.
Результаты ревизии объявляются и обсуждаются коллективно, после чего обязательно применяются соответствующие мероприятия (принимаются решения по устранению недостатков), что дает возможность обеспечить действенность ревизии.
В отличие от других форм контроля, ревизия имеет четкий правовой статус, который закрепляет границы ее распространения, сроки проведения, права и обязанности должностных лиц, порядок оформления и рассмотрения результатов. Ревизия является наиболее распространенной формой контроля хозяйственной деятельности. А потому судебно-следственные органы из всех форм экономического контроля применяют как процессуальное средство выявления состава преступления только ревизии.
Принципы проведения ревизии. Процедура ревизии достаточно строго регламентируется и подчинена ряду правил:
· Внезапность. Способы проверки действий лиц, подвергающихся контролю, должны быть неожиданными для этих лиц. Таким образом можно провести максимально объективную ревизионную проверку или инвентаризацию, а также финансовый контроль.
· Быстрота. В случае, если процедура ревизии будет осуществляться медленно, возможно укрытие нарушений. Ревизоры должны работать оперативно, полностью соблюдая сроки проверок и инвентаризаций.
· Обоснованность. Все вновь обнаруженные в ходе проверки факты должны быть задокументированы в соответствии с существующими регламентами.
· Конфиденциальность. Все результаты проверок, инвентаризаций и финансового контроля должны сохраняться в тайне. В противном случае может пострадать репутация всей компании в целом.
Этапы контрольно-ревизионной деятельности:
1. планирования ревизии;
2. подготовка к ревизии;
3. составления задачи (программы) проведения ревизии;
4. организация работы на месте (объекте) ревизии;
5. документальная и фактическая проверка;
6. систематизация материалов ревизии и составления акта, выводов и предложений;
7. согласования и обсуждения следствий ревизии;
8. утверждения материалов ревизии;
9. контроль за выполнением решений, принятых по материалам ревизии.
При документальной ревизии проверяются:
- наличие приходно-расходных документов, правильность их оформления и законность проведенных операций;
- записи в книгах учета и их сличение с подлинными документами, на основании которых произведены эти записи;
- своевременность и полнота оформления актов приема, документов на выявление недостачи и порчу медицинского имущества, своевременность записей о выявленных недостачах в книгу учета;
- правильность и законность списания имущества по актам и инспекторским свидетельствам;
- правильность хранения учетных документов, законность уничтожения архивных учетных и отчетных документов.
При проверке медицинского снабжения учреждения проверяется также состояние тактико-специальной подготовки личного состава.
Для проведения ревизии (проверки) создается ревизионная группа, руководитель которой разрабатывает план проведения ревизии (проверки) и организует ее выполнение. Для участия в ревизиях и проверках привлекаются должностные лица медицинских складов и аптек, а также члены внутренних проверочных комиссий. Привлекаемые должностные лица пользуются правами штатных инспекторов (ревизоров).
Задачи и сроки проведения ревизии (проверки) определяются в плане ее проведения, который разрабатывается председателем комиссии и утверждается лицом, назначившим ревизию (проверку). Срок проведения ее не должен превышать 40 дней. По итогам проведения ревизии и проверок обобщается положительный опыт в организации снабжения. Результаты оформляются актом.
Расходование материальных (денежных) средств свыше положенных норм, должно подтверждаться в акте расчетами в количественном и стоимостном выражениях. В акте излагается также краткий анализ причин выявленных нарушений и указываются виновные в этом должностные лица. Выявленные излишки медицинского имущества на основании приказа командира воинской части записываются на приход, а недостача списывается по книгам учета только после административного расследования и принятия решения командира части. Виновные в недостаче материальных средств привлекаются к ответственности в установленном законом порядке. Результаты ревизии (проверки) объявляются в приказе руководителя обревизованной организации. В срок, установленный в акте ревизии (проверки), руководитель организации обязан представить доклад об устранении выявленных недостатков и нарушений должностному лицу, назначившему ревизию (проверку).
4. Порядок приема и сдачи дел и должности начальника аптеки госпиталя
Для приема и сдачи дел и должности начальника аптеки приказом руководителя организации назначается комиссия.
Прием дел и должности производится лично принимающим от сдающего в присутствии комиссии. Председателем комиссии, совместно с принимающим и сдающим дела и должность, разрабатывается календарный план. План составляется по произвольной форме, содержит перечень основных мероприятий с указанием очередности и сроков их выполнения и утверждается руководителем организации. Срок приема и сдачи дел и должности не должен превышать 10 дней. Нормальная работа аптеки при этом не должна нарушаться. Руководство работой аптеки в этот период осуществляет лицо, сдающее дела и должность. Выдача имущества из материальной аптеки производится с ведома лица принимающего дела и должность, а также председателя комиссии.
Принимая дела и должность, начальник аптеки обязан:
- ознакомиться с личным составом и общими вопросами деятельности аптеки;
- проверить состояние учета и отчетности;
- проверить и принять медицинское имущество, числящееся за аптекой;
- проверить учет и наличие медицинского имущества в подразделениях;
- ознакомиться с актами последних проверок аптеки.
При ознакомлении с общими вопросами деятельности аптеки принимающий дела и должность изучает:
- условия размещения, оборудование и состояние производственной работы аптеки;
- нормы снабжения, положенные по табелю к штату и установленные размеры переходящего запаса;
- проверяет выполнение правил пожарной безопасности, наличие инструкций по пожарной безопасности и положенных средств пожаротушения, а также соблюдение правил техники безопасности при эксплуатации медицинской аппаратуры и оборудования.
В ходе проверки устанавливаются правильность и законность произведенных в книгах учета записей и выведенных в них остатков. По окончании работы принимающий дела и должность совместно с комиссией оценивает состояние учета и отчетности, законность оформления операций с имуществом.
Комиссия, назначенная для приема и сдачи дел и должности, в присутствии сдающего дела и должность, производит инвентаризацию медицинского имущества в аптеке и сличение учетных данных с данными фактического наличия.
Прием и сдача дел и должности начальника аптеки оформляются актом, который утверждается руководитель учреждения. К акту прилагаются инвентаризационные описи и др. О приеме и сдаче дел и должности представляется рапорт непосредственному начальнику.
