Секция кассовых операций

Секция регистрации

В секции регистрации происходит оформление номера, регистрация гостя. Регистрационные записи содержат информацию о госте, включая его домашний адрес, номер телефона, даты прибытия и предполагаемого выезда, спо­соб оплаты.

Предварительная информация о гостях помогает про­гнозировать загрузку и производить операции по счету.

Записи хранятся в гостевой книге, на регистрационной карточке или в виде файла в компьютере. Даже при на­личии компьютерной системы законодательство многих стран требует заполнения гостевых карточек. Эта доку­ментация является бесценным материалом для отдела маркетинга в проведении анализа клиентской базы и вы­работки прогнозов. В этих картах содержатся также за­писи обо всех начислениях на счет клиента.

Сотрудники службы приема и размещения использу­ют специальную систему контроля номеров, позволяю­щую отслеживать их статус.

При наличии компьютерных систем информационная ба­за службы приема и размещения связана с хозяйственны­ми подразделениями, что обеспечивает постоянное обнов­ление отчетности.

В гостиницах, где компьютерная система отсутствует, от­слеживание проходит вручную с использованием специ­ального стеллажа. Он располагается за стойкой, состоит из ячеек, соответствующих номерам комнат. Каждая ячей­ка указывает на текущее состояние номера и предстоящий его статус. Информационная карточка в ячейке хранит данные тарифа размещения, элементы обстановки номера, вид из окон; если номер занят, то имена проживающих, да­ты прибытия и предполагаемого выезда.

Для эффективности функционирования гостиницы со­трудники службы приема и размещения стараются запол­нить одновременно целый этаж или крыло гостиницы, чтобы сократить время перемещения из номера в номер персоналу при обслуживании номерного фонда.

В крупных гостиницах эта секция обслуживается спе­циальными сотрудниками, в небольших — работниками службы приема и размещения.

Кассир получает платежи и проводит начисления на счета гостей, обновляя информацию о расходах клиента. Наиболее интенсивный период работы кассира — в час вы­езда гостей.

В секции кассовых операций обновляются счета гостей, обналичиваются чеки (если предоставляется такая услу­га), выверяются задолженности, подготавливаются еже­дневные отчеты и принимаются платежи от клиентов.

Персонал секции кассовых операций работает с файла­ми гостя — документами, где фиксируются все начисле­ния на счет клиента за текущий визит. Как правило, на­числений накапливается очень много. Для их обработки используются специальные программы. Кассовые аппа­раты соединены с центральной компьютерной системой, и начисления за приобретенные услуги автоматически от­ражаются на счете клиента в компьютере службы приема и размещения. Это помогает избежать бумажной работы и обеспечивает точность ведения счетов.