Создание промежуточных отчетов.

Сортировка списка

Excel предлагает Вам удобные средства упорядочения данных списка и создания отчетов на их основе. Одним из таких средств является сортировка данных. Упорядочение данных может проходить в алфавитном, числовом или хронологическом порядке.

Перед началом сортировки Вы должны указать порядок сортировки: по возрастанию или по убыванию. Порядок сортировки определяет способ переупорядочивания данных. Например, если Вы используете сортировку по возрастанию, то числа упорядочиваются от 1 до 9, текст – от А до Z (для латинского алфавита), а затем от А до Я (для русского алфавита), а даты – от наиболее ранней до самой поздней. Сортировка по убыванию упорядочивает числа соответственно от 9 до 1, текст – от Я до А (русского алфавита), затем от Z до А (латинского алфавита), даты - от самой поздней до наиболее ранней.

Чтобы отсортировать весь список, выделите одну ячейку списка и выберите в меню Данные команду Сортировка. Excel автоматически выделит весь список. В появившемся окне диалога устанавливаются поля списка, по которым производится сортировка (рис. 58). В данном примере сортировка производится по возрастанию по полю Образов., затем по полю Ф.И.О.

Рис. 58. Окно диалога Сортировка диапазона

После нажатия на кнопку ОК записи в списке будут отсортированы по образованию и затем по Ф.И.О. (см. рис. 59)

Рис. 59. Результаты сортировки данных по образованию и по Ф.И.О.

Сортировку по какому-либо столбцу можно провести, использую пиктограммы или . Для этого необходимо выделить произвольную ячейку столбца и нажать пиктограмму (сортировка по возрастанию). Записи исходного списка будут упорядочены по возрастанию значений этого столбца.

После сортировки списка можно подвести промежуточные итоги. Для этого вызывается команда Итоги в меню Данные и в появившемся окне указывается поле, при изменении которого подводятся итоги, и поля, по которым добавляются итоги (рис 60).

Рис. 60. Окно диалога Промежуточные итоги

Результаты подведения итогов приведены на рис. 61

Рис. 61. Результаты подведения итогов

Для отмены Итогов в меню Правка дается команда Отменить итоги.После выполнения команды на листе остается отсортированный список без итогов.