Структура рекламного агентства зависит от направления его деятельности: размещение рекламы на телевидении и радио, распространение информации о клиенте через газеты и журналы, проведение рекламной кампании через средства наружной рекламы и т.д.
Но независимо от этого, существует распространенная форма организационной структуры рекламного агентства.
Эта структура включает в себя четыре основных отдела:
а) творческий отдел (креативный отдел) - специалисты которого занимаются разработкой и производством рекламы;
б) отдел средств рекламы (медиа-отдел) - специалисты которого ответственны за выбор средств рекламы и размещения рекламы;
в) исследовательский отдел (информационно-аналитический) – специалисты которого изучают характеристики и потребности аудитории;
г) коммерческий отдел (отдел по работе с клиентами) – специалисты которого занимаются коммерческой стороной деятельности клиента.
Работая над заказами клиентов, свой вклад вносят все сотрудники агентства, начиная от клиент-менеджера, который курирует всю работу с заказом и кончая подрядчиками. При этом все сотрудники, выполняя свои определенные функции, способствуют достижению основной цели рекламного агентства - это выполнение миссии фирмы, поставленной на этапе стратегического планирования деятельности организации.
Рассмотрим принципы взаимодействия внутри рекламного агентства.
Первым этапом этой работы является взаимодействие отдела по работе с клиентами (клиент-менеджера) и заказчика.
Когда рекламодатель согласен заключить договор с рекламным агентством и поручить ему проведение рекламной кампании, начинается работа по детальному анализу ситуации, сбору информации о рекламируемом товаре (услуге) и рынке его сбыта. Данная работа проводится клиент-менеджером совместно с исследовательским (информационно-аналитическим) отделом, а так же при участии маркетингового отдела.
В ходе данной работы используется специализированный документ – «клиентский бриф» - составленная в свободной форме подборка информации о проводимых ранее маркетинговых исследованиях рынка, учет и статистика продаж, предоставленная рекламодателем рекламному агентству. Часто составляется в электронном виде.
Вместе с тем далеко не каждый рекламодатель обладает данной информацией, а когда такая информация есть, она не всегда соответствует реальности, так как обычно это данные исследований, проведенных в рамках прошлых рекламных кампаний, и они могли устареть, а в некоторых случаях и изначально быть приукрашены. Поэтому профессиональное рекламное агентство, несмотря на наличие такой информации все равно будет проводить собственное исследование, либо обратиться к компании, которая занимается непосредственно исследовательской деятельностью (Gallup, GFK и пр.).
Например, рекламным агентствам, которые в своей рекламной кампании используют радиорекламу, необходимо проводить исследования популярности радиопрограмм у различных категорий слушателей. Это делается для того, чтобы из всей аудитории радиослушателей выделить потенциальных покупателей рекламируемых товаров (услуг) и использовать для рекламы конкретные радиопрограммы.
Вся работа внутри рекламного агентства строится на основе специальных документов – заданий. Основой для их формирования является «техническое задание» - это документ, который разрабатывается отделом по работе с клиентами и согласуется с рекламодателем, в нем зафиксирована цель и идеология будущей рекламной кампании.
После проведения исследования работа по рекламной кампании передается в творческий (креативный) отдел. Здесь основным документом является творческое задание или креатив-бриф – внутриагентский документ, в котором специалисты отдела по работе с клиентами описывают проблематику будущей кампании, а так же специфику рекламируемого продукта и ожидаемый результат. Задача творческого отдела – разработать основные идеи и идеологии о рекламируемом продукте, которые будут донесены с помощью рекламы потребителю. Так же должен быть сформирован сам рекламный продукт.
Творческий отдел это достаточно специфическое подразделение, так как в нем работают сотрудники, в отличие от всех остальных, обладающие иррациональным мышлением. Их основная задача – сформировать эксклюзивный, оригинальный рекламный продукт, который по содержанию, либо по форме будет существенно отличаться от конкурентов.
Сложность на этом этапе взаимодействия внутри рекламного агентства заключается в том, что клиент-менеджер напротив, мыслит сугубо рациональными категориями и его основная задача заключается в том, чтобы четко определить объем работы творческого отдела и избежать креативных, но чрезвычайно затратных или с трудом реализуемых на практике проектов, к которым часто тяготеют креаторы. Именно по этой причине для сотрудников творческого отдела создается специальное задание в письменной форме.
Так же после поступления в творческий отдел задания, проводятся 1-2 совещания с участием творческого отдела и отдела по работе с клиентами, в процессе этих совещаний вырабатывается общий тип мышления и общий взгляд на проблемы. Клиент-менеджер объясняет креаторам информацию о рекламируемом продукте, об используемых медианосителях, а так же финансовые рамки кампании, что позволяет выработать наиболее оптимальный механизм взаимодействия. В процессе совещания обязательно проговаривается вопрос о том к кому креаторы могут обратиться за получением дополнительной информации. Кроме того, определяются сроки исполнения творческого задания, а так же механизм утверждения результатов работы творческого отдела.
При необходимости в дальнейшем клиент-менеджер может собирать отделы на дополнительные совещания, либо взаимодействовать с ними в рабочем порядке.
После завершения работы творческого отдела, когда результат его работы утвержден и изготовлена вся рекламная продукция, к работе подключается медиа-отдел рекламного агентства, задачей которого является размещение готового рекламного продукта, проведение рекламных и сбытовых акций. В целом работа с медиа-отделом строится по такому же принципу, как и с творческим отделом.
Менеждер по работе с клиентами отвечающий за данную рекламную кампанию готовит задание для медиа-отдела – медиа-бриф, оно подписывается начальником отдела по работе с клиентами и передается для работы в медиа-отдел. Далее при необходимости проводятся встречи клиент-менеджера и сотрудников медиа-отдела, на которых обсуждаются проблемы размещения готового рекламного продукта. В целом взаимодействие клиент-менеджера с сотрудниками медиа-отдела значительно проще, чем взаимодействие с сотрудниками творческого отдела, так как они мыслят одинаково – ища наиболее оптимальное размещения рекламного продукта.
Существует так же этап разработки календаря рекламных акций, но как отдельный процесс он существует тогда, когда внутри рекламного агентства есть подразделение – отдел по продвижению рекламных акций. Такие отделы существуют только в рекламных агентствах полного цикла, которые регулярно проводят рекламные кампании по продвижению товаров (услуг), в рамках которых необходимо проведение рекламных акций.
Основная задача отдела – создавать такие рекламные акции, которые поддержат или улучшат результат от прямой рекламы. Основным документом является «календарь рекламных акций» - график схожий с медиапланом, в котором в обязательном порядке указывается количество, тематика и продолжительность рекламных акций, их общий тон.
Взаимодействие с сотрудниками отдела по проведению рекламных акций внутри рекламного агентства происходит так же как и в случае с творческим и медиа-отделами.
В случае если в рекламном агентстве не такого отдела, его функции выполняет медиа-отдел. Отдел по проведению рекламных акций всегда небольшой по составу, так как для проведения рекламной акции необходимо 2-3 координатора и достаточно большое количество участников, которые не являются штатными сотрудниками рекламного агентства и принимаются на условиях подряда.
Работа рекламного агентства на всех уровнях взаимодействия очень сложный и кропотливый процесс, требующий профессионализма от всех его участников.
При организации качественного взаимодействия всех подразделений рекламного агентства: информационно-аналитический отдел, отдел по работе с клиентами, творческий отдел, медиа-отдел и отдел по продвижению рекламных акций (если он присутствует в структуре рекламного агентства), создается высококачественный рекламный продукт, который в последствии будет успешно реализован в процессе проведения рекламной кампании.
