Чтобы отфильтровать список с помощью расширенного фильтра, столбцы списка должны иметь заголовки. На листе также должно быть не менее трёх пустых строк сверху от списка. Эти строки будут использованы в качестве диапазона условий отбора. О формировании условий отбора смотри в приложении.
1. Для формирования области критериев фильтрации выделите заголовки фильтруемых столбцов списка и нажмите кнопку Копировать.
2. Выделите первую пустую строку диапазона условий отбора и нажмите кнопку Вставить.
3. Введите в строки под заголовками условий требуемые критерии отбора. Убедитесь, что между значениями условий и списком находится как минимум одна пустая строка.
4. Укажите (выделите) ячейку в списке, нуждающемся в фильтрации.
5. В меню Данные выберите команду Фильтр, а затем — команду Расширенный фильтр.
6. Чтобы показать результат фильтрации, скрыв ненужные строки, установите переключатель «Обработка» в положение Фильтровать список на месте. Чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, установите переключатель «Обработка» в положение Скопировать результаты в другое место, перейдите в поле Поместить результат в диапазон, а затем укажите верхнюю левую ячейку области вставки.
7. Введите в поле Диапазон условий ссылку на диапазон условий отбора, включающий заголовки столбцов.
8. Чтобы убрать диалоговое окно Расширенный фильтр на время выделения диапазона условий отбора, нажмите кнопку свёртывания диалогового окна.
• Если присвоить диапазону имя Критерии, то ссылка на диапазон будет автоматически появляться в поле Диапазон условий. Можно также определить имя База_данных для диапазона фильтруемых данных и имя Извлечь для области вставки результатов, и ссылки на эти диапазоны будут появляться автоматически в полях Исходный диапазон и Поместить результат в диапазон соответственно.
• Когда отобранные строки копируются в другое место, можно указать столбцы, включаемые в копию. Перед фильтрованием скопируйте заголовки нужных столбцов в первую строку области вставки результатов. При фильтровании введите ссылку на скопированные заголовки столбцов в поле Поместить результат в диапазон. Скопированные строки будут включать только столбцы, заголовки которых были скопированы.
4.
Структурирование таблиц.При работе с большими таблицами часто возникает необходимость в создании иерархических уровней таблицы, для того чтобы можно было временно закрывать или открывать вложенные в друг друга части таблицы на разных иерархических уровнях. Для этих целей выполняется структурирование таблицы - группирование строк и столбцов.
Прежде чем структурировать таблицу, необходимо произвести сортировку записей. Структурирование выполняется с помощью команды Данные\Группа и структура, а затем выбирается конкретный способ структурирования: автоматический или ручной.
При ручном способе структурирования необходимо выделить область для структурирования: смежные строки или столбцы. Затем выбирать команду Данные\Группа и структура\Группировать, которая вызывает окно Группирование для указания варианта группировки: по строкам или по столбцам. В результате создается структура таблицы со следующими элементами слева или сверху на служебном поле:
линии уровней структуры, показывающие соответствующие группы иерархического уровня;
кнопка <+> для раскрытия групп;
кнопка <-> для скрытия групп;
кнопка <номера уровней 1,2,3> для открытия или скрытия соответствующего уровня.
Для открытия (закрытия) определенного уровня иерархии необходимо щелкнуть на номере уровня кнопки 1,2 или 3 и т.д. Для открытия (закрытия) иерархической ветви нажимаются кнопки +,-. Для отмены одного структурного компонента производится выделение области и выполняется команда Данные\Группа и структура\Разгруппировать.
Для отмены структурных компонентов всей таблицы применяется команда Данные\Группа и структура\Удалить структуру.
Автоструктурирование.Автоструктурирование выполняется для таблиц, которые ссылаются на ячейки, расположенные выше и левее результирующих ячеек. Курсор устанавливается в произвольную ячейку списка и выполняется команда Данные\Группа и структура\Группировать.
Все структурные части таблицы создаются автоматически. Структурированную таблицу можно выводить на печать в открытом или закрытом виде. Например, в таблице расчета заработной платы можно ввести столбцы, в которых каждому работнику по формулам рассчитывается: общий налог, итоговая сумма доплат и сумма к выдаче.