Проверка дат и сроков.

Приложение.

Тема 6.4: Анализ данных в табличном процессоре MS Excel.

1. Условное форматирование.
2. Таблицы данных. Сортировка данных в табличном процессоре Excel.
3. Фильтрация данных в MS Excel. Автофильтр и расширенный фильтр.
4. Структурирование электронных таблиц. Сводные таблицы.

1.

В состав Microsoft Excel входит набор средств анализа данных (так называемый пакет анализа), предназначенный для решения сложных статистических и инженерных задач. Некоторые из функций являются встроенными, другие же станут доступны только после установки пакета анализа.

Для анализа данных с помощью этих инструментов следует указать входные данные и выбрать параметры; анализ будет выполнен с помощью подходящей статистической или инженерной функции, а результат будет помещен в выходной диапазон. Другие средства позволяют представить результаты анализа в графическом виде.

Так в Excel имеется возможность задать условное форматирование, т.е. указать Excel, чтобы при вводе данных, соответствующих определенному условию, он изменял формат (оформление) ячейки: заливку, границы, шрифт.

Сделать это можно с помощью окна Условное форматирование, вызываемым так: Формат\Условное форматирование...

В этом окне можно задать до 3-х способов автоматического оформления ячеек в зависимости от условия. Добавить новое условие можно, нажав кнопку А также >>. Первое поле со списком в окне диалога Условное форматирование позволяет выбрать, к чему должно применяться условие: к значению или самой формуле. Обычно выбирается параметр Значение, при котором применение формата зависит от значений выделенных ячеек. Значения в ячейках, не содержащих данных, Excel считает равным нулю.

Параметр Формула применяется в тех случаях, когда нужно задать условие, в котором используются данные из невыделенных ячеек, или надо создать сложное условие, включающее в себя несколько критериев. В этом случае во второе поле со списком следует ввести логическую формулу, принимающую значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Чтобы правильно задать условие, необходимо до этого хорошо разобраться с функциями, формулами, абсолютными и относительными ссылками.

Второе поле со списком служит для выбора оператора сравнения, используемого для задания условия форматирования. Третье поле используется для задания сравниваемого значения. Если выбран оператор Между или Вне, то в окне диалога появляется дополнительное четвертое поле. В этом случае в третьем и четвертом полях необходимо указать нижнее и верхнее значения.

После задания условия нажмите кнопку Формат. Откроется окно диалога Формат ячеек, в котором можно выбрать шрифт, границы и другие атрибуты формата, который должен применяться при выполнении заданного условия.

Иногда трудно определить, где было применено условное форматирование, Чтобы в текущем листе выделить все ячейки с условным форматированием, выберите команду "Перейти" в меню "Правка", нажмите кнопку "Выделить", затем установите переключатель "Условные форматы".

Если вы задали для диапазона ячеек критерии условного форматирования, то больше не сможете отформатировать эти ячейки через меню Формат – Ячейки вручную.

Удаление данных из ячейки с помощью "Delete" не приводит к удаление условного форматирования! Чтобы удалить условие форматирования, выделите ячейку или диапазон и затем в меню Формат выберите команду Условное форматирование. Укажите условия, которые хотите удалить, и нажмите ОК, либо с помощью команды Правка\Очистить\Форматы.

Приведём примеры некоторых способов условного форматирования.

Поскольку даты в Excel представляют собой те же числа (один день = 1), то можно легко использовать условное форматирование для проверки сроков выполнения задач. Например для выделения просроченных элементов красным, а тех, что предстоят в ближайшую неделю – желтым.