Одним из профессиональных требований в общественной жизни является умение выступать на заседаниях, конференциях, официальных завтраках и обедах. Подготовку выступлений очень часто поручают отделу ПР. В наши дни это обычная практика в правительствах, организациях и фирмах. Короткое и проникновенное выступление всегда возымеет больший эффект, нежели длинная речь, которую подготавливают заранее и внимательно считывают с «бумажки».
Если человеку недостает в речи уверенности или же если он не умеет говорить связно, то прохождение курса обучения в специальных школах может дать очень хорошие результаты.
Права старая поговорка, гласящая, что хорошее выступление должно быть похожим на платье: достаточно длинным, чтобы раскрыть тему, но достаточно коротким, чтобы быть интересным. Совет молодому оратору, впервые выступающему перед аудиторией: встань, выскажись, замолчи. Очень часто излишняя затянутость превосходного выступления портит его. Очень немногие ораторы смогут удерживать внимание аудитории, если начнут повторяться. Некоторые люди являются хорошими ораторами, но отдельные их привычки раздражают аудиторию, например, когда они раскачиваются вперед и назад на пятках или чрезмерно часто моргают.
Оратору можно помочь несколькими способами. Например, необходимо заранее проверить работу микрофонов и установить их на требуемой высоте. Трибуна должна находиться в удобном для выступления месте и иметь подсветку для чтения текста. Целесообразно также проследить за тем, чтобы люди, входящие или выходящие из зала во время выступления, не хлопали дверьми. И, наконец, оратор будет чувствовать себя «в своей тарелке», если на передних рядах не будет пустующих мест. Если об этом не позаботиться заранее, то слушатели обычно занимают боковые места и задние ряды, и оратор будет чувствовать себя оторванным от аудитории, что затруднит процесс общения с ней.
Умение вести телефонный разговор зачастую является ахиллесовой пятой при общении организации с внешним миром. Во многих случаях телефонный оператор или секретарь становятся первым человеком, к которому обращается клиент, и их поведение может сильно сказаться на первом впечатлении, которое считается самым важным. Секретарь, ведущий прием посетителей, должен быть вежливым, участливым и приветливым. Он или она должны быть воплощением вежливости, компетентности, действенности и дружелюбия. Надлежащая подготовка к умению вести телефонный разговор в значительной степени способствует утверждению позитивного имиджа организации.
Необходимо обеспечить хорошие условия работы для телефонных операторов и надлежащим образом позаботиться о замене их квалифицированными сотрудниками на периоды отпусков, праздников или на случай болезни кого-либо из них. Не менее важно обеспечить достаточное количество телефонных аппаратов как с выходом в город, так и внутренних. Умение вести телефонный разговор распространяется на всех сотрудников организации от низшего эшелона до высшего.
Вообще, и в письме, и в речи следует использовать короткие предложения, а мысли излагать логично и просто.
Вопросы для самопроверки:
1. Отношения с прессой (press relations) – это то же самое, что и public relations, или эти понятия различаются?
2. Информационные материалы, отвечающие каким требованиям, в первую очередь приветствует пресса?
3. Перечислите принципы, которыми необходимо руководствоваться ПР-службе в отношениях с прессой.
4. Если в прессу «просочилась» информация, которую предприятие не планировало разглашать, и представитель прессы звонит, чтобы получить подтверждение, как лучше всего поступить в таком случае: отказаться от комментариев, все опровергнуть или честно и открыто объяснить причины, по которым данная информация не должна получить разглашение или переключить разговор на темы, которые можно обсуждать?
5. Каковы основные задачи ответственного за связь с прессой?
6. Назовите правила оформления пресс-релиза.
7. Перечислите требования, предъявляемые к информации, содержащейся в пресс-релизе.
8. В каких случаях имеет смысл созывать пресс-конференции?
9. Из каких составных частей (этапов) состоит презентация?
10. Перечислите требования, предъявляемые к подготовке пресс-конференции.
11. Как называется короткое оперативное выступление уполномоченного лица перед журналистами по свежим следам важных событий?
12. Что такое «медиа-кит» («пресс-кит»)?
13. Пример экскурсии для журналистов – посещение нового предприятия (например, завода). Что в такой ситуации можно порекомендовать организаторам?
14. При написании письма в редакцию для исправления допущенной ошибки или двусмысленности желательно сначала повторить ошибочный текст, чтобы напомнить, о чем идет речь или не повторять ошибочный текст, поскольку это вновь напомнит всем об ошибке и обратит на себя внимание тех читателей, которые пропустили ее в первой публикации?
15. Приведите примеры воздействия процессов бурного развития техники на информационные средства.
16. Что такое «фокус-группа»?
17. Чем нужно руководствоваться при выборе типографии?
18. Какие моменты необходимо учитывать при работе с типографией, какие условия необходимо четко оговорить?
19. Что собой представляет такой способ печати как «глубокая печать»?
20. Какой формат бумаги в большинстве случаев лучше использовать для журналов?
21. Что такое «внутренняя газета» («внутренний журнал»)?
22. Выпуск универсальных внутренних многотиражек в большинстве случаев лучше или хуже, чем выпуск отдельных изданий для внутреннего и внешнего пользования?
23. Расскажите о приемах, повышающих эффективность прямой рассылки.
24. Что из перечисленного относится к материалам аналитического жанра: заметка, обзор событий, репортаж, мониторинг, рецензия?
25. Что необходимо учесть, организовывая выставку или готовясь к участию в выставке?
26. О чем необходимо помнить, готовясь к публичному выступлению?
27. В случае, если какое-то имеющееся у общественности неправильное представление негативным образом сказывается на интересах организации, предпочтительнее будет проигнорировать неверную информацию, так как это воздействует лучше, чем оправдания, или в кратчайшие сроки известить широкие слои общественности о подлинных фактах?
28. К чему сводятся исследования в сфере маркетинга?
29. Какие виды исследований вам известны?
30. В чем заключаются преимущества вторичных исследований?
31. Как называется проведение серии исследований (например, квартальных, годовых) для выявления тенденций?
32. В исследованиях для выборки опрашиваемых применяют такое понятие как «квота выборки». Что оно означает?
33. При составлении опросника для исследований каким образом следует строить и располагать вопросы?
34. Продвигая товар или услугу, вы постоянно будете сталкиваться с необходимостью объяснения их сути. Облегчить процедуру объяснения призван комплект базовых материалов. Какие требования предъявляются к его составлению?
35. В чем заключаются основные отличия ПР-текстов от рекламных текстов?
