Процесс – это рассмотрение какого-либо явления во времени.
Процесс – это система функций во времени.
Управление – процесс принятия и реализации решений.
Бизнес-процесс – это совокупность работ, упорядоченная во времени и в пространстве с указанием начала и конца процесса, а также с точным определением входов и выходов [Мотышина].
Бизнес-процессы можно разделить на текущие операции и проекты. Их основное отличие состоит в том, что через реализацию проектов осуществляется инновационная деятельность, направленная на развитие предприятия, в то время как текущие операции обеспечивают непрерывное функционирование организации в рамках выбранного стратегического направления.
У текущих операций нет конечного срока завершения, а в ходе их выполнения производятся аналогичные, зачастую идентичные продукты [Верзух]. Например, крупная страховая компания ежедневно обрабатывает тысячи заявлений своих клиентов. День за днем, на протяжении десятков лет электроэнергетические компании управляют работой гидроэлектростанций, контролируя выработку электроэнергии и объемы воды, пропускаемой через дамбу гидроэлектростанции.
Что касается проекта, то ему присущи следующие атрибуты [Платонов]:
• Направлен на достижение конкретных целей;
• Включает в себя координированное выполнение взаимосвязанных действий;
• Имеет ограниченную протяженность во времени, с определенным началом и концом;
• Он в значительной степени неповторим и уникален.
Затраты, график выполнения работ и качество – три важнейшие переменные любого проекта. Измените одну или две из этих переменных – изменятся и остальные. Если, например, сократить время и бюджет, отведенные для определенного проекта, это почти наверняка приведет к снижению качества конечного продукта. Аналогично, чтобы обеспечить такое же качество за более короткий промежуток времени, потребуются большие затраты. Задача руководителя проекта заключается в том, чтобы сбалансировать эти переменные и добиться оптимального равновесия между затратами, графиком выполнения работ и качеством проекта [Верзух].
Успех проекта, во многом, определяется его участниками. Идеально, когда это команда единомышленников.
Команда – это группа людей, действующих в тесном взаимодействии друг с другом, во имя достижения результата, за который они сами несут взаимную ответственность [Верзух].
Определенные фирмы работают исключительно по принципу выполнения проектных работ. К их числу относятся, например, крупные строительные компании. Напротив, коммунальные предприятия ориентированы исключительно на выполнение текущих операций. Однако большинство компаний занимаются одновременно и текущими операциями, и проектами.
В качестве инструментов исследования процессов в организации используют метод декомпозиции работ (в результате получают иерархическую структуру работ, или «дерево работ»), матрицу ответственности, сетевой график, диаграмму Ганта. При формировании команды полезно воспользоваться тестом Белбина и/или идентификатором типов Майерс-Бриггс (MBTI).
Секрет успешного управления проектами состоит в том, что нужно разбить проект на относительно небольшие, логически законченные и поддающиеся управлению блоки работ. В результате декомпозиции работ получается структура работ, которую удобно изобразить графически в виде «дерева».
Выделенные работы представляют в виде сетевого графика (рис. 1). В сетевом графике с необходимой степенью детализации изображается, какие работы, в какой последовательности и за какое время предстоит выполнить, чтобы обеспечить окончание всех видов деятельности не позже заданного срока [Мотышина].
Рис. 1. Сетевой график
Основными элементами сетевой модели являются работы и события.
Работа представляет собой выполнение некоторого мероприятия, например, выполнение определенной технологической, управленческой или другой операции. Работа связана с затратами времени и ресурсов, она должна иметь начало и конец. На сетевом графике работа изображается стрелкой.
Событиями называют начальные и конечные точки работы, например, начало или окончание производственной операции. Предполагается, что событие не имеет продолжительности и не требует затрат ресурсов. Событие может начаться только тогда, когда закончатся все работы, ему предшествующие. Последующие работы могут начаться только тогда, когда событие свершится. События на графике изображаются кружками.
Выделяют исходное и завершающее события. Исходное событие не имеет предшествующих работ и событий. Завершающее событие не имеет последующих работ и событий.
Последовательность работ и событий в сети образует пути.
Полный путь – любой путь, начало которого совпадает с исходным событием сети, а конец – с завершающим.
Критический путь – это наиболее продолжительный полный путь в сетевой модели. Это самый длинный по продолжительности путь от исходного до завершающего события. Он определяет время выполнения проекта в целом.
Основная задача сетевого планирования – нахождение критического пути и определение возможностей его сокращения (оптимизации).
Алгоритм проведения сетевого планирования:
1) Определение процесса;
2) Процесс разбивается на отдельные работы;
3) Составляется перечень работ и событий;
4) Соединение работ и событий в модель;
5) Определяются исполнители, ответственные за выполнение работ.
6) С помощью исполнителей оценивается длительность каждой работы;
7) Затем составляется сетевой график;
8) Далее проводится анализ и оптимизация сетевого графика.
При построении сетевого графика необходимо соблюдать ряд правил:
1. В сетевой модели не должно быть событий, из которых не выходит ни одна работа (дуга), за исключением завершающего события.
2. В сетевой модели не должно быть событий, в которые не входит ни одна работа (дуга), за исключением исходного события.
3. В сети не должно быть замкнутых контуров и петель, т.е. путей, соединяющих некоторые события с ними самими.
4. Любые два события должны быть непосредственно связаны не более, чем одной работой.
5. В сети рекомендуется иметь одно исходное и одно завершающее событие.
Если в составленной сети указанные правила не соблюдаются, то целесообразно обеспечить их выполнение с помощью введения фиктивных работ и событий.
Каждая работа кодируется индексом с номерами событий, между которыми она заключена. Совершение события зависит от окончания самой длинной из всех входящих в него работ.
Построение сетевой модели и ее последующий анализ рассмотрим на конкретном примере. Рассматривается задача формирования проекта создания нового туристического комплекса. Требуется определить время для его создания с учетом необходимой последовательности операций и их продолжительности. Для упрощения представления сетевой модели в таблицах 5.1 и 5.2 сформирован перечень необходимых событий и работ.
