Во взаимоотношениях между правительствами, международными организациями, дипломатическими представительствами, официальными лицами соблюдаются определенные правила, отступления от которых могут вызвать серьезные осложнения между государствами. В соответствии с ними ведется официальная переписка, осуществляется назначение, аккредитование и отзыв дипломатических представителей, определяется их старшинство, созываются международные конференции, ведутся переговоры, наносятся официальные визиты, организуются приемы, определяется форма одежды, поведение. Этот перечень не является исчерпывающим, и можно сказать, что ни одна из внешних форм в международном общении не осуществляется без соблюдения общепринятых правил, которые и называются протоколом.
Через протокол реализуются основополагающие принципы международного права. Так, например, суверенитет государства выражается в таких нормах, как оказание почестей государственному флагу, исполнению гимна и т.д. Принцип равноправия государств проявляется в очередности представления дипломатов высокому лицу в стране пребывания, в рассадке делегаций на международных конференциях, дипломатов на дипломатических приемах. Всякое отступление от общепринятых норм рассматривается как нанесение ущерба достоинству и чести государства. Даже невольная ошибка может быть расценена как умышленное оскорбление.
Вместе с тем протокол весьма гибок. В зависимости от состояния отношений между странами всегда имеется возможность придавать различные оттенки протокольным правилам. Возможны большая или меньшая торжественность, увеличение или уменьшение количества участников официальных церемоний, повышение или снижение уровня представительства в них, придание большей или меньшей степени официальности различным мероприятиям.
Таким образом, протокол - это совокупность правил, традиций и условностей, соблюдаемых правительствами, министерствами иностранных дел, дипломатическими представительствами, а также официальными лицами в международном общении. Дипломатический протокол является международным, поскольку его основные нормы общепризнанны и во всех странах соблюдаются более или менее одинаково, но каждая страна вносит в них свои поправки и дополнения, вытекающие из ее национальных особенностей и обычаев.
Основой и фундаментом дипломатического протокола является Венская конвенция о дипломатических сношениях.