С помощью команды Данные – Итоги Excel автоматически структурирует данные, создает необходимые математические выражения, вставляет строки промежуточных и общих итогов.
При подведении итогов для отфильтрованных данных их необходимо сначала скопировать в новое место в таблице, т.к. Excel учитывает и скрытые при фильтрации записи.
Команда Итоги может выполняться для одного и того же списка записей многократно. При каждом выполнении команды подводятся итоги по одному уровню группировки (по факультетам или группам) для одной операции. Ранее созданные итоги могут заменяться новыми или оставаться неизменными. Т.о. имеется возможность подведения итогов различных уровней вложенности.
Для правильного подведения итогов необходимо:
· данные должны быть созданы в виде списка, в котором каждое поле (столбец) имеет заголовок, расположенный в одной ячейке;
· данные должны быть сгруппированы по тем полям, при изменении которых подводятся итоги; для этого необходимо отсортировать записи по одному или нескольким полям (по факультету и группе).
При подведении итогов для каждой группы могут быть рассчитаны суммы, количество числовых или непустых значений, минимум, максимум, среднее арифметическое и т.д.
Создание промежуточных итогов:
· выделить любую ячейку списка;
· выполнить команду Данные – Итоги; появится ДО;
· выбрать поле, при изменении значения которого подводятся итоги (поле, по которому группируются данные);
· выбрать операцию для каждой группы данных;
За одно выполнение команды можно выполнить только одну операцию. Для получения других итогов необходимо повторить команду с другой операцией.
· указать поля, к которых будет выполнена выбранная операция (их может быть несколько), для этого установить флажки в списке Добавить итоги по;
· для замещения старых итогов новыми установить флажок в поле Заменить текущие итоги.
При повторном выполнении команды для создания следующего уровня итогов или для выполнения новой операции флажок необходимо снять.
· установить или снять флажки для размещения итогов под (по умолчанию) или над группами данных.
· нажать ОК.
Excel вставляет строки, содержащие промежуточные итоги, для каждой группы с поясняющим текстом, а также строку общих итогов.
Для подведения итогов для нескольких уровней группировки сначала выполняется команда для больших групп для каждой операции, а затем для меньших или вложенных. При этом текущие итоги не заменяются.
Пример: определить ср. балл и стипендиальный фонд для каждого факультета и группы.
Порядок действий:
· сортировка по полям факультет – группа;
· Данные – Итоги
o факультет
o среднее
o ср. балл
o заменить текущие итоги
· Данные – Итоги
o факультет
o сумма
o стипендия
o текущие итоги не заменять
· Данные – Итоги
o группа
o среднее
o ср. балл
o текущие итоги не заменять
· Данные – Итоги
o группа
o сумма
o стипендия
o текущие итоги не заменять
Вместе с итогами Excel создает структуру, с помощью которой можно управлять отображением результатов. Слева от таблицы на служебном поле появляются символы структуры:
· уровни структуры - кнопки с номерами уровней 1,2,3 и т.д.;
· показ деталей – кнопка +;
· скрытие деталей – кнопка - ;
· полосы уровней структуры.
Кнопки с номерами уровней используются для вывода различных уровней итогов:
1 – только общий итог;
2 – итоги по факультетам;
3 – итоги по группам и факультетам;
4 – все записи списка и все итоги.
Кнопки + и – используются для того, чтобы показать или скрыть данные для каждой группы.
После изменения уровня детализации можно:
· построить диаграммы только по промежуточным итогам (распределение ст. фонда по факультетам);
· выполнить сортировку промежуточных итогов (только при одном уровне группировки); скрытые строки упорядочиваются вместе со связанной с ними строкой промежуточных итогов (расположить группы по убыванию среднего балла).
Удаление промежуточных итогов:
Выполнить команду: Данные – Итоги - Убрать все.
Часть итогов убрать нельзя, можно только последние с помощью команды Отменить.
