Технологии обработки экономической информации.

Технология обработки экономической информации состоит из следующих типовых процедур, каждая их которых содержит операции или действия:

1) процедура получения исходных данных, содержащая операции сбора, регистрации, ввода, контроля и передачи;

2) процедура обработки данных, содержащая логические (поиск, группировка, сортировка) и вычислительные операции;

3) процедуры потребления результатов решения задач. содержащая операции контроля правильности результатов, передачи пользователю, архивирования и ксерокопирования.

Рассмотрим наиболее важные из них.

Операции ввода и контроля. Относится к наиболее трудоёмким, так как сопряжена с ручными действиями. Процесс ввода документов возможен двумя способами:

1) ручной ввод - предполагает перенос данных с бумажного документа путём их набора на клавиатуре.

2) автоматизированный ввод- современный уровень развития технологии автоматизированной обработки предусматривает в процессе ввода применение макетов. Известны два варианта макетов ввода документов: копия вводимого доку­мента и унифицированный макет ввода. Первый вариант ориен­тирован на один вид первичного документа, второй - на несколько. Во втором случае все документы должны иметь некоторое множество одинаковых реквизитов. Например, платежные поручения, расходные кассовые ордера, накладные могут иметь одинаковые реквизиты, которые вводятся. Машинный электронный документ при этом имеет юридическую силу, так как получен на основании первичных документов, подписанных составителем.

При вводе возможны ошибки, которые выявляются различными методами контроля. К наиболее простым методам контроля, базирующимся на естественной избыточности, относят:

метод проверки границ (метод «вилки»);

метод справочника;

метод проверки структуры кода.

Метод проверки границосуществим, если множество разрешенных значений контролируемого реквизита находится в некоторых границах, что можно представить следующим образом:

Допустим,значения реквизита «код склада» находятся в диапазоне от 1 до 12. Тогда контроль организуется с помощью следующего правила:

Метод эффективен, если значения контролируемого реквизита размещены равномерно на числовой оси.

Частным случаем метода проверки границ является проверка знака вводимого значения реквизита. В большинстве случаев вводимое значение должно быть положительным, что можно проконтролировать с помощью проверки числа на знак.

Метод справочникаосновывается на специально созданных таблицах, где размещаются правильные коды (например, коды поставщиков). В процессе контроля обращаются к таблице-справочнику с целью поиска контролируемого кода. Если таковой найден, считается, что ошибка отсутствует.

Метод проверки структуры кодаиспользует отдельные его разряды. Например, пятиразрядный табельный номер может иметь следующую структуру:

первый разряд указывает номер цеха;

второй—пятый разряды — номер работникав цехе.

Если на предприятии три цеха, то можно использовать первыйразряд для контроля путем сравнения его с цифрами 1,2 и 3.

Операция обработки данных.Выясним вначале содержание логических (сортировка и поиск данных), а затем вычислительных операций.

Логические операции.Рассмотрим, какие результаты можно получить из одной и той же базы данных, если ее отсортировать по различным ключам. Допустим, имеется база данных «ПОСТАВКИ» со следующим содержанием: