Сортировка данных

Рис. 26

Рис. 25

Рис. 24

Рис. 23

Рис. 22

Рис. 21

Рис. 20

Рис. 19

Рис. 18

Рис. 17

Рис. 16

Рис. 15

Рис. 14

Рис. 13

Рис. 12

Рис. 11

Рис. 10

Рис. 9

Рис. 8

Рис. 7

Рис. 6

Рис. 5

Рис. 4

Работа с таблицами

Рис. 3

Объекты базы данных

Рис. 2

В результате выбора переключателя "Новая база данных" образуется пустая база данных, в которую впоследствии можно поместить различные объекты базы данных.

"Запуск мастера" начинает процесс создания новой базы данных на основе како-либо базы из коллекции Access.

В случае необходимости открыть существующую базу данных следует установить переключатель "Открыть базу данных".

База данных может содержать различные объекты, отсортированные по категориями и расположенными на разных вкладках окна.

СУБД Access имеет 6 объектов (Рис.3):

- Таблицы. Вся информация хранится в виде таблиц. Каждая строка таблицы представляет собой запись, а столбец – поле. Запись содержит набор данных об одном объекте, а поле – однородные данные обо всех объектах.

- Запросы. Запросам присущ обширный круг функций. В первую очередь они предназначены для отбора данных на основе критериев. Благодаря запросам можно в любой момент выбрать из базы данных необходимую информацию.

- Формы. Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Форма-бланк позволяет упростить процесс заполнения базы, что дает возможность поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации. С помощью формы-маски можно ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе.

- Отчеты. Отчеты служат для отображения итоговых данных из таблиц и запросов в удобном для просмотра виде.

- Макросы. В состав базы данных целесообразно включать макросы, автоматизирующие процессы ее заполнения, отбора информации и т.д.

- Модули. Выполнять операции, которые невозможно реализовать с помощью команд или макросов Access, позволяют дополнительные средства – процедуры обработки событий или выполнения вычислений, написанных на языке Visul Basic for Applications (VBA). Такие процедуры оформляют в виде модулей.

Создание структуры таблицы - это многошаговый процесс. Для конструирования таблицы выполняются следующие действия.

- Создается таблица.

- Вводятся имена полей, тип данных и их описание.

- Вводятся свойства для каждого поля.

- Устанавливается первичный ключ.

- Для нужных полей создаются индексы.

- Сохраняется структура.

Чтобы создать таблицу надо во вкладке "Таблицы" выбрать команду "Создать". Откроется окно запроса (Рис. 4), в котором можно выбрать режим создания таблицы.

- Режим таблицы. Ввод данных в строки и столбцы.

- Конструктор. Создание структуры таблицы.

- Мастер таблиц. Создание таблице путем выбора полей из существующих таблиц.

- Импорт таблиц. Импорт таблиц и объектов базы данных из внешнего файла в новую таблицу Access.

- Связь с таблицами. Создание таблицы, связанной с таблицей из внешнего файла.

2.5.1. Создание таблицы в "Режиме таблицы"

После выбора "Режима таблицы" появляется таблица из пустых строк и столбцов, в которые можно вводить данные (Рис. 5). Каждый столбец является полем, а каждая строка - записью в новой таблице. Чем больше данных будет введено, тем точнее Access укажет, какой тип данных следует использовать для каждого из полей, а также приблизительный размер каждого элемента данных. В этом режиме заранее неизвестны типы данных в полях.

Можно изменить и название полей. Для этого надо дважды щелкнуть мышью по названию поля и ввести новое название (Рис.6).

При нажатии на кнопку закрытия Access предлагает сохранить структуру и данные (Рис. 7), при этом можно задать имя таблицы (Рис. 8).

Если не указаны ключевые поля, Access сообщит об этом (Рис. 9):

Можно создать ключевое поле, можно отказаться от этого действия. В результате будет создана таблица, имя которой будет отображаться во вкладке "Таблицы" (Рис. 10).

Исходные данные будут сохранены. Чтобы дополнить таблицу новыми данными, достаточно дважды щелкнуть мышью по названию таблицы или по кнопке "Открыть", в открывшемся окне (Рис. 11) достаточно внести новые данные по полям.Для того чтобы сохранить данные достаточно закрыть окно.

2.5.2. Создание таблицы в режиме "Конструктора"

Если импортировать или связать данные нельзя, то чаще всего таблицы создаются в режиме конструктора, который позволяет определить требуемую структуру таблицы. В режиме конструктора таблиц (Рис. 12) можно увидеть названия, типы данных, описания назначения, а также некоторые дополнительные свойства полей таблицы. То, что появляется в верхней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, называется "бланком структуры таблицы" или просто "бланком таблицы". В нижней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, выводятся свойства полей таблицы, а также краткое описание активного свойства таблицы.

"Бланк таблицы" имеет три столбца и очень напоминает рабочий лист приложения Excel. Значит, также как и в Excel, можно менять ширину столбцов и высоту строк.

В столбце "Имя поля" заносятся имена атрибутов таблицы базы данных. В столбце "Тип данных" выбираются типы атрибутов. В столбце "Описание" можно занести любой текст, который является по своей сути комментарием.

Необходимые данные и параметры атрибутов для заполнения таблицы "Студенты" из учебной базы данных "Успеваемость студентов МГТУ "Станкин"" приведены в идентификационной таблице (Рис. 12).

2.5.2.1. Типы данных

При выборе типа данных в поле появляется кнопка выбора, щелкнув по которой открывается список типов (Рис. 13).

В каждое поле допускается ввод данных только одного типа.

Типы данных, используемых в Access:

- Текстовый – тип данных для текстовой информации. Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов. Число символов, не превышающее минимальное из двух значений: 255 или значение свойства "Размер поля". Microsoft Access не сохраняет пустые символы в неиспользуемой части поля.

- Поле МЕМО – тип данных, создающий текстовый файл, содержащий информацию по содержимому атрибута; Длинный текст или комбинация текста и чисел - до 65535 символов. (Если поле MEMO обрабатывается через объекты доступа к данным и содержит только текст и числа, а не двоичные данные, то его размер ограничивается размером базы данных).

- Числовой – для ввода чисел, используемых для проведения расчетов, формат числа задается в свойствах поля "Размер поля".

- Дата/время – для типа календарных дат и времени; относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно.

- Денежный – Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части.

- Счетчик – числовое поле, числа – натуральные; уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя. Автоматическая нумерация записей выполняется в том случае, если таблица включает поле с типом данных "Счетчик".

- Логический – для логических значений ("Да", "Нет").

- Поле объекта OLE – тип данных для вставки различных объектов по OLE-технологии. Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access.

- Гиперссылка – данные для работы по сети. Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст - текст, выводимый в поле или в элементе управления; адрес - путь к файлу (в формате пути UNC) или странице (адрес URL), дополнительный адрес - смещение внутри файла или страницы. Чтобы вставить адрес гиперссылки в поле или в элемент управления, выберите команду "Гиперссылка" из меню "Вставка".

- Мастер подстановок… - Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка, или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.

Внимание: Поля MEMO, гиперссылки и объекта OLE не допускают индексирования.

Советы:

- Денежный тип данных рекомендуется использовать для полей, в которых планируется хранить числовые значения с одним-четырьмя знаками в дробной части. При обработке значений полей типа "С плавающей точкой (4 байт)" и "С плавающей точкой (8 байт)" выполняются вычисления с плавающей точкой. Для значений денежных полей используются более быстрые вычисления с фиксированной точкой.

- Если для полей с номерами телефонов и факсов задать тип данных "Числовой", то Access проигнорирует первые цифры 0 (например, в коде города), поэтому надлежит устанавливать для таких полей текстовый тип данных.

Осторожно! Изменение типа поля после ввода данных в таблицу вызовет занимающее достаточно долгое время преобразование данных при сохранении таблицы. Несовместимость существующих данных с новым значением свойства "Тип данных" может привести к потере данных.

2.5.2.2. Свойства полей

В нижней части окна "Конструктора" во вкладке "Общие" перечислены свойства, которые можно установить для каждого
поля (Рис. 14).

Свойство "Размер поля"

"Размер поля" определяет максимальный размер данных, которые могут сохраняться в полях с типом данных текстовый, числовой или счетчик. Надо помнить, что при создании полей слишком большого размера неэкономно расходуется память, а полей маленького размера – искажается содержимое поля.

Если свойство "Тип данных" имеет значение "Текстовый", значением данного свойства должно быть целое число в диапазоне от 0 до 255. По умолчанию задается размер 50.

Если свойство "Тип данных" имеет значение "Счетчик", то допустимыми являются значения свойства "Размер поля" такие как "Длинное целое" или "Код репликации". Чтобы значение в таком поле увеличивалось на 1 для каждой новой записи, в свойстве поля, которое называется "Новые значения", нужно выбрать параметр "Последовательные".

Если свойство "Тип данных" имеет значение "Числовой", то допустимыми являются следующие значения свойства "Размер поля":

Рекомендуется задавать минимально допустимое значение свойства "Размер поля", поскольку обработка данных меньшего размера выполняется быстрее и требует меньше памяти.

Осторожно!

- Преобразование большего значения свойства "Размер поля" к меньшему в таблице, которая уже содержит данные, может привести к потере данных. Например, при уменьшении размера текстового поля с 255 до 50 все значения, длина которых превышает 50 символов, будут усечены.

- Данные в числовом поле, которые выходят за пределы диапазона, соответствующего новому размеру поля, округляются или заменяются пустыми (Null) значениями. Например, при замене значения "С плавающей точкой (4 байт)" на "Целое" дробные числа будут округлены до ближайшего целого числа, а значения вне диапазона от -32768 до 32767 будут преобразованы в пустые значения.

- Невозможно отменить изменения данных, произошедших из-за модификации свойства "Размер поля", после его сохранения в режиме "Конструктора" таблицы.

Свойство "Формат поля"

"Формат поля" позволяет указать форматы вывода текста, чисел, дат и значений времени на экран и на печать.

Для того чтобы указать специальный формат или один из встроенных форматов отображения для поля с типом "Числовой", "Денежный", "Дата/время" или "Логический", следует определить значение свойства "Формат поля".

В следующей таблице приводятся встроенные значения свойства "Формат поля" для полей типа "Дата/время".

Для числовых полей появляется еще одно свойство "Число десятичных знаков", в котором можно указать необходимое количество знаков для дробной части числа. В следующей таблице приводятся встроенные значения свойства "Формат поля" для числовых полей.

Свойство "Формат поля" позволяет выбрать встроенный или специальный формат отображения логических значений: "Истина/Ложь", "Да/Нет" или "Вкл/Выкл".

Значения "Истина", "Да" и "Вкл" эквивалентны логическому значению True, а значения "Ложь", "Нет" и "Выкл" эквивалентны логическому значению False. Если пользователь выбирает встроенный формат, а затем вводит эквивалентное логическое значение, то введенное значение отображается в выбранном формате. Например, если значение True или "Вкл" вводится в элемент управления поле, для которого в свойстве "Формат поля" указан формат "Да/Нет", то введенное значение автоматически преобразуется в "Да".

Если для поля определена маска ввода, а в свойстве "Формат поля" задается другое форматирование тех же данных, то приоритет имеют настройки, задаваемые в свойстве "Формат поля" и маска ввода игнорируется.

Свойство "Маска ввода"

"Маска ввода" задает маску-шаблон ввода, облегчающую ввод данных в поле.

Например, удобно создать маску ввода для поля "Телефон", позволяющую вводить только цифры и автоматически добавляющую промежуточные символы (Рис.15):

Значение данного свойства определяется автоматически при использовании Мастера масок ввода (Рис. 16).

В момент ввода исходных данных в таблицу, в поле, для которого установлена "Маска ввода", отображается шаблон ввода и выбранный специальный символ отображается автоматически на указанном месте (Рис. 17):

Свойство "Подпись"

"Подпись" определяет текст, который выводится в подписях объектов в различных режимах. Этот текст также выводится для таблицы или запроса в заголовке столбца в режиме таблицы (Рис. 18).

Подпись формы указывает текст, который выводится в строке заголовка в режиме формы.

Подпись отчета указывает заголовок отчета, выводящийся в режиме предварительного просмотра.

Подпись кнопки и надписи указывает текст, который выводится в элементе управления.

Значением свойства "Подпись" является строковое выражение, длиной до 2048 символов. Подписи форм или отчетов, которые не умещаются в строке заголовка, обрезаются.

Свойство "Значение по умолчанию"

Свойство "Значение по умолчанию" позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи.

Например, может оказаться удобным указать автоматический ввод значения "Москва" в поле "Город" (Рис. 19).

При заполнении таблицы пользователи смогут оставить в этом
поле стандартное значение или, при необходимости, указать другой
город (рис. 20).

Примечания:

- Свойство "Значение по умолчанию" не определено для следующих элементов управления: флажки, переключатели и выключатели, входящие в группу параметров. Оно определено только для самой группы.

- Свойство "Значение по умолчанию" определено для всех типов полей в таблицах за исключением полей с типом данных "Счетчик" или "Поле объекта OLE".

Свойства "Условие на значение" и "Сообщение об ошибке"

Свойство "Условие на значение" определяет требования к данным, вводящимся в запись, в поле или в элемент управления. Свойство "Сообщение об ошибке" позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве "Условие на значение".

Значение свойства "Условие на значение" определяется с помощью выражения, а значение свойства "Сообщение об ошибке" – с помощью строкового значения. Максимальная длина значения свойства "Условие на значение" составляет 2048 символов. Максимальная длина значения свойства "Сообщение об ошибке" составляет 255 символов.

Для элементов управления в качестве значения свойства "Условие на значение" может быть указано любое правильное выражение. Выражения, определяющие условия на значения для полей или записей, не должны содержать функции, определяемые пользователем, статистические функции или функции по подмножеству, а также ссылки на формы, запросы и таблицы. Кроме того, выражение, указанное в качестве условия для поля, не должно содержать ссылки на другие поля. Выражение, указанное в качестве условия на значение для записи, может содержать ссылки на поля той же таблицы.

В следующей таблице приводятся примеры выражений, определяющих свойства "Условие на значение" и "Сообщение об ошибке".

Для построения условия или любого другого выражения можно воспользоваться "Построителем выражения", действия которого будут рассмотрены позже. При создании же таблицы "Построитель выражения" можно вызвать нажатием мышью по кнопке выбора в строке свойства "Условие на значение" (Рис. 19).

Свойство "Обязательное поле"

Свойство "Обязательное поле" указывает, требует ли поле обязательного ввода значения. Если это свойство имеет значение "Да", то при вводе новой записи необходимо ввести значение в это поле или в любой присоединенный к нему элемент управления. Пустые (Null) значения в этом поле не допускаются. Например, можно потребовать, чтобы в элементе управления "Фамилия" в каждой записи обязательно выводилась какая-либо фамилия. Чтобы позволить ввод в поле пустых значений, недостаточно указать для свойства "Обязательное поле" значение "Нет" (см. свойство "Пустые строки").

Примечание. Свойство "Обязательное поле" не определено для полей с типом "Счетчик".

Свойство "Обязательное поле" может иметь следующие значения.

Свойство "Пустые строки"

Свойство "Пустые строки" определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк.

Примечание:

Свойство "Пустые строки" определено только для полей таблиц с типом данных "Текстовый", "Поле MEMO" или "Гиперссылка".

Свойство "Пустые строки" может иметь следующие значения:

Свойства "Пустые строки" и "Обязательное поле" используются независимо друг от друга. Свойство "Обязательное поле" определяет, являются ли допустимыми пустые (Null) значения поля. Если для свойства "Пустые строки" задано значение "Да", то пустые строки становятся допустимыми значениями данного поля вне зависимости от значения свойства "Обязательное поле".

Свойство "Индексированное поле"

Свойство "Индексированное поле" определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля, и операции сортировки и группировки.

Свойство "Индексированное поле" может иметь следующие значения:

Кроме того, можно выбрать команду "Индексы" в меню "Вид" или нажать кнопку "Индексы" на панели инструментов. Будет открыто окно индексов. После определения индекса по одному полю в окне индексов свойство "Индексированное поле" автоматически примет значение "Да".

Если ключ таблицы состоит из одного поля, то Microsoft Access автоматически устанавливает для свойства "Индексированное поле" этого поля значение "Да (Совпадения не допускаются)".

Примечание. Не допускается создание индексов для полей MEMO, гиперссылок и объектов OLE.

Допускается создание произвольного количества индексов. Индексы создаются при сохранении макета таблицы и автоматически обновляются при вводе и изменении записей. Пользователь может в любое время добавить новые или удалить ненужные индексы в режиме "Конструктора" таблицы.

Если свойство поля "Индексированное поле" имеет параметр "Да (Совпадения не допускаются)", то при попытке ввести уже имеющееся значение Access выдает сообщение об ошибке.

2.5.2.3. Подстановка

Мастер подстановок позволяет создать поле, в котором выводится список значений одного из следующих двух видов, что облегчает ввод данных:

- список подстановок, в котором выводятся значения из существующей таблицы или отчета;

- список постоянных значений, которые вводятся при создании поля.

Наиболее распространенным видом списка подстановок является список значений из ссылочной таблицы.

При выборе значения из списка задается значение внешнего ключа в текущей записи, совпадающее со значением ключевого поля соответствующей записи в связанной таблице. При этом создается объединение со связанной таблицей, позволяющее отображать (но не сохранять) значения поля. Внешний ключ сохраняется, но не отображается. Это приводит к тому, что любое обновление данных в таблице, из которой данные выбираются, будет отражаться как в самой таблице, так и в подстановочном списке. Поле списка подстановок необходимо определять из таблицы, содержащей внешний ключ и отображающей список подстановок.

Так, можно создать таблицу "Города" с ключевым полем "Город", занести в нее данные (Рис. 21).

Тогда, в таблице "Пример1", в поле "Город" можно установить подстановку значений. Для этого во вкладке "Подстановка" свойства поля устанавливается "Тип элемента управления" как "Поле со списком".

В поле "Тип источника строк" нужно указать откуда будут браться данные - "Таблица/запрос". В поле "Источник строк" выбирается таблица с данными – "Города" (Рис. 22).

Теперь при заполнении таблицы "Пример1" в ячейках столбца "Город" будет использоваться список значений (Рис. 23), из которого можно выбирать названия городов.

Тоже действие можно сделать и для учебной базы данных "Успеваемость студентов". Заполнив таблицу "Группы", можно в отношении "Студенты" поле "Группа" сделать полем со списком, указав в режиме "Конструктора таблиц" во вкладке "Подстановка" свойств поля в качестве "Источника строк" поле "Группа" из отношения "Группы". Тогда при вводе группы в отношении "Студенты" в поле "Группа" будет отражаться список групп из отношения "Группы" (Рис. 24).

2.5.2.4. Ключевое поле

Ключ однозначно определяет каждую запись в таблице; повторяющиеся значения ключа не допускаются.

В режиме "Конструктора таблицы" выделите поле или поля, которые следует назначить ключевыми, а затем нажмите кнопку "Ключевое поле" на панели инструментов.

Microsoft Access автоматически создает индекс для ключа таблицы и использует его для поиска записей и объединения таблиц. Ключ не может содержать пустых и повторяющихся значений. Порядок полей определяет используемый в таблице по умолчанию порядок сортировки.

Если в новой таблице не определен ключ, то при сохранении таблицы Microsoft Access открывает диалоговое окно с приглашением создать ключ автоматически (Рис. 25). При нажатии кнопки "Да" в таблицу добавляется поле счетчика (со значением "Последовательные" свойства "Новые значения" во вкладке "Общие"), которое определяется как ключевое. При нажатии кнопки "Нет" таблица сохраняется без определения ключа.

Таблицу, в которой не определен ключ, нельзя использовать при установлении межтабличных связей; кроме того, поиск и сортировка в такой таблице выполняются медленнее.

2.5.3. Создание таблицы в режиме "Мастера таблицы"

Процесс создания объекта базы данных при помощи мастера делится на несколько шагов, на каждом из которых можно установить требуемые характеристики создаваемого объекта. "Мастер таблиц" позволяет создать новую таблицу.

Использование "Мастера таблиц" служит отличным примером, позволяющим понять общую процедуру работы с мастерами Access. Создание таблиц на основе образцов "Мастера таблиц" (Рис. 26) имеет ограниченные возможности в настоящих приложениях.

Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества или рецепты.

Ввод данных осуществляется непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат.

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.

2.5.4. Создание таблицы в режиме "Импорт таблиц" и в режиме "Связать с таблицами"

В большинстве случаев для создания таблиц используется импорт или связывание данных с другими базами данных или электронными таблицами.

В режиме "Импорт таблиц" данные и объекты импортируются из внешнего файла в текущую базу данных.

В режиме "Связать с таблицами" создание новой таблицы в текущей базе данных, данные которой будут связаны таблицами внешнего файла.

При сохранении таблицы, запроса или формы сохраняется и их порядок сортировки. Если новая форма или отчет основываются на таблице или запросе, порядок сортировки которых был сохранен вместе с ними, то он перейдет и к новой форме или отчету.

Порядок сортировки зависит от настроек языка, определенных в диалоговом окне "Параметры" при создании базы данных. Чтобы проверить или изменить данную настройку в меню "Сервис" выбирается команда "Параметры", вкладка "Общие" и используется поле "Порядок сортировки базы данных".

Если "бланк запроса" или фильтра содержит знак "*" (звездочка) из списка полей, то определить в нем порядок сортировки можно, только добавив в него поля, которые необходимо отсортировать.

Для сортировки данных от более ранней даты к более поздней используется возрастающий порядок сортировки. В обратном случае используется убывающий порядок.

Цифры, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Чтобы их отсортировать в числовом порядке, все текстовые строки содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то в начале должны стоять незначащие нули. Например, результатом сортировки по возрастанию текстовых строк «1», «2», «11» и «22» будет «1», «11», «2», «22». Чтобы строки были отсортированы надлежащим образом, перед числами с меньшей разрядностью введите нули: «01», «02», «11», «22». Еще одним решением данной проблемы для полей, не содержащих пустые значения, будет использование функции Val() для сортировки числовых значений строк. Если в текстовом поле находятся только числовые значения или значения дат, то рекомендуется изменить в данной таблице тип поля на "Числовой", "Денежный" или "Дата/время". Тогда сортировка содержащихся в данном поле чисел или дат будет выполнена надлежащим образом без ввода дополнительных нулей.

При сортировке поля в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля (с пустыми значениями), указываются в списке первыми. Если поле содержит записи как с пустыми значениями, так и с пустыми строками, при сортировке первыми будут отображены поля с пустыми значениями, а сразу за ними поля с пустыми строками.

Невозможно сортировать поля МЕМО, гиперссылки или объекты OLE.

Так, например, можно отсортировать данные отношения "Студенты" в алфавитном порядке по фамилиям. Для этого надо установить курсор в любом поле атрибута "Фамилия", выбрать команду "Записи"-"Сортировка"-"Сортировка по возрастанию" (Рис. 27):