К числу основных служебных средств Access относятся:
создание резервных копий файлов (для баз данных и проектов Access);
сжатие баз данных;
защита от несанкционированного использования;
установка и снятие пароля;
управление учетными записями и правами доступа для приложений, защищённых на уровне пользователей (для баз данных и проектов [ Установка и управление параметрами системы защиты на уровне пользователей для баз данных выполняются средствами Access, а для проектов — средствами SQL Server.]);
установка приложения, разделенного на файл объектов данных и файл объектов приложения, на новую рабочую станцию и обновление ссылок на связанные таблицы (для баз данных);
1. Сжатие базы данных. При удалении данных, таблиц или объектов базы данных файл БД становится фрагментированным, это приводит к тому, что дисковое пространство используется неэффективно. Сжатие базы данных приводит к уменьшению размера файла БД, что значительно экономит место на диске. Сжатие повышает производительность баз данных и проектов Access.
Зачем необходимо сжимать БД?
1. Для повышения производительности (быстродействия БД). Во время сжатия Access не только физически удаляет логически удаленные записи, что само по себе увеличивает производительность (отпадает необходимость фильтровать действительные данные от логически удаленных данных), но и дефрагментирует таблицы, в результате чего увеличивается скорость доступа к данным;
2. Для повышения надежности БД. На основе эмпирических данных замечено, что регулярное сжатие (и соответственно, восстановление) БД повышает "иммунитет" Проекта к глюкам;
3. Заново создается статистика по таблицам (количество записей в таблицах, наличие и типы связей, присутствие индексов и т.п.), которая в дальнейшем будет использована Оптимизатором выполнения запросов. Кроме того, сбрасывается флаг компиляции запросов, что приводит при первом следующем выполнении запроса к новому построению плана выполнения запроса, но уже с учетом обновленной статистики, что увеличивает скорость выполнения запросов. Этот пункт можно считать единственным минусом сжатия/восстановления БД, так как на построение плана запроса требуется некоторое время (небольшое).
Из-за чего растет размер файла БД?
1.1. При удалении данных в таблицах БД записи из файла БД не удаляются, а просто помечается как удаленные (удаляются логически). Т.е. стертые данные так и лежат в базе, в результате файл по мере работы постепенно растет;
1.2. При внесении изменений в формы, отчеты, запросы и т.п. прежние копии редактируемых объектов, по аналогии с записями в таблицах (см. выше), удаляются логически, но не физически, что так же приводит к "распуханию" файла БД; 1.4. Распухание БД возможно, если при выполнении каких-либо задач создаются временные таблицы (например, при формировании сложных отчетов), а затем данные временные таблицы уничтожаются. Уничтожаются они так же логически (просто помечаются как удаленные).
При сжатии из файла БД физически удаляются записи и объекты БД, помеченные как "удаленные" (логически удаленные).
Перед сжатием совместно используемой базы данных убедитесь, что она не открыта ни одним из пользователей сети. Для сжатия базы данных необходимо обладать правами на ее открытие, запуск и открытие в монопольном режиме. Чтобы сжать открытую базу данных или проект Access 2002:
Перед сжатием сетевой базы данных, расположенной в общей папке или на сервере, убедитесь, что она не открыта другими пользователями.
Выберите команду Сервис, Служебные программы, Сжать и восстановить базу данных.
Чтобы сжать закрытую в данный момент базу данных:
Выберите команду Сервис, Служебные программы, Сжать и восстановить базу данных.
Появится диалоговое окно База данных для сжатия , похожее на окно открытия базы данных. Укажите базу данных или проект, который необходимо сжать, и нажмите кнопку Сжать.
Появится диалоговое окно Сжатие базы данных под именем . Выберите диск и папку и введите имя для сохранения сжатой базы данных. Нажмите кнопку Сохранить.
Допускается сжатие файла базы данных в файл с тем же именем, что и имя исходного файла, или создание файла с новым именем. При указании того же имени, диска и папки и при успешном сжатии базы данных исходный файл автоматически заменяется на сжатый файл.
Можно настроить Access так, чтобы конкретная база данных или проект автоматически сжимались при закрытии.
Чтобы установить автоматическое сжатие базы данных Access 2002:
Откройте базу данных, которую нужно сжать.
Выберите команду Сервис, Параметры . В появившемся диалоговом окне Параметры раскройте вкладку Общие.
Установите флажок Сжимать при закрытии и нажмите кнопку ОК.
Восстановление поврежденной базы данных
В большинстве случаев Microsoft Access определяет, что база данных повреждена, при попытке открыть, зашифровать или дешифровать ее. Тогда пользователю предоставляется возможность восстановить базу данных, выполнив ее сжатие. Но в некоторых ситуациях не удается определить, что база данных повреждена. Если база данных ведет себя непредсказуемым образом, выполните ее сжатие.
При серьезных проблемах, которые приводят к вынужденному завершению работы Access, это приложение перезапускается и автоматически создается резервная копия открытой базы данных или проекта Access с тем же именем и расширением, что и исходный файл, только с суффиксом _Backup (резервный).
Защита информации с помощью шифрования (кодирование)
Защита информации в базе данных Access производится с помощью операции шифрования. Операция шифрования приводит к сжатию файла базы данных. После выполнения операции шифрования просмотр данных с помощью специальных программ и текстовых редакторов становится невозможен. Операция дешифрования отменяет результаты операции шифрования.
Операция шифрования или дешифрования неприменима к открытой базе данных. Если база данных используется в сети, то, прежде чем приступить к выполнению операции шифрования или дешифрования, убедитесь, что она не открыта ни одним из пользователей.
Чтобы выполнить операцию шифрования или дешифрования:
Запустите Access , не открывая базу данных.
Выберите команду Сервис, Защита, Шифровать/дешифровать
Появится диалоговое окно База данных для шифрования или дешифрования (Encrypt/Decrypt Database). Укажите имя базы данных, которую требуется зашифровать или дешифровать, и нажмите кнопку ОК.
Если выбранная на предыдущем шаге база данных не является зашифрованной, появится диалоговое окно Шифрование базы данных под именем , иначе появится диалоговое окно Дешифрование базы данных под именем . Укажите имя, диск и папку для конечной базы данных и нажмите кнопку Сохранить.
Замечание: Можно указать новое имя или имя, совпадающее с именем исходного файла. Если указаны те же имя, диск и папка, а шифрование или дешифрования выполнены успешно, то исходный файл будет заменен на зашифрованный или дешифрованный. Если же операция приводит к ошибке, то исходный файл удален не будет. Кроме того, исходный файл не будет удален, пока операция шифрования не завершится. Поэтому необходимо иметь достаточно места на диске для двух версий базы данных — зашифрованной и незашифрованной. Рекомендуется перед операцией шифрования делать резервную копию базы данных перед ее шифрованием.
Если для базы данных определена защита на уровне пользователей, то для ее шифрования или дешифрования необходимо быть владельцем базы данных или входить в группу Admins и иметь разрешение на монопольное открытие базы данных. В противном случае попытка шифрования или дешифрования окажется неудачной. Шифрование базы данных не препятствует доступу к ней легальных пользователей или групп в Access. Разрешения на доступ к объектам являются частью системы защиты базы данных на уровне пользователей.
Защита базы данных Access с помощью пароля
Самый простой способ защиты базы данных — с помощью пароля. Можно назначить пароль базе данных Access, который будет требоваться всякий раз при ее открытии.
Установка и снятие пароля защиты базы данных
Чтобы установить пароль для защиты базы данных:
Закройте базу данных. Если база данных совместно используется в сети, убедитесь, что остальные пользователи ее закрыли.
Сделайте резервную копию базы данных и сохраните ее в надежном месте.
В меню Access выберите команду Файл, Открыть.
Выделите файл базы данных.
Щелкните по стрелке, расположенной справа от кнопки Открыть. В раскрывающемся списке режимов открытия базы данных выделите элемент Монопольно. База данных откроется в режиме монопольного доступа.
Выберите команду Сервис, Защита, Задать пароль базы данных.
В появившемся диалоговом окне введите в поле Пароль и введите пароль еще раз в поле Подтверждение.
Чтобы удалить пароль защиты базы данных:
Откройте базу данных в режиме монопольного доступа.
В диалоговое окно Необходимо ввести пароль ведите пароль.
Выберите команду Сервис, Защита, Удалить пароль базы данных. Появится диалоговое окно Удаление пароля базы данных.
