Решение

Отчеты

Вставка в формы фотографий

В таблицу, на основании которой создается форма, можно вставить поле Фото, для которого выбрать тип поля Объект OLE. Когда поле Фото добавляется в форму, для него автоматически создается присоединенная рамка. В режиме формы надо щелкнуть правой кнопкой мыши на рамке фото и выбрать команду Вставить (Добавить) объект. Далее возможны два варианта действий: создать новый и создать из файла. В первом случае активизируется программа PAINT, в которую можно через буфер обмена скопировать фотографию из другого файла. Во втором случае нажимается кнопка Обзор и выбирается из нужной папки файл с фотографией. Второй способ удобнее, так как фото студентов могут храниться в одной папке, из которой осуществляется выбор.

Отчеты служат для представления в печатном виде информации из базы данных. В отчетах возможно группировать данные и получать промежуточные итоги по группам и общий итог, в них можно внедрять рисунки и объекты, вставлять подчиненные отчеты и др.

Отчеты, как правило, создаются в режиме мастера и усовершенствуются в режиме конструктора.

Пример. Создать в режиме Мастера отчет Студент с полями Название факультета, Номер группы, Фамилия, Область, Иностранный язык.

· Вкладка Создание – группа Отчеты – Мастер отчетов

· Выбрать таблицу Факультет и из нее поле Название факультета, таблицу Группа и из нее поле Номер группы, таблицу Студент и из нее поля: Фамилия, Область, Иностранный язык – кнопка Далее

· Выбрать вид представления данных, т.е. определить на какие группы будут разбиты данные. Оставим предлагаемые уровни Факультет – Группа – Студенты. Кнопка Далее

· На этом шаге ничего делать не будем, так как группы определены на предыдущем шаге. Нажать кнопку Далее.

Примечание. Если на предыдущем шаге не задавать уровни группировки (щелкнуть на строке Студенты), то на данном шаге надо вручную задать уровни группировки по факультетам и группам. Для этого надо: переместить поле Название факультета из списка (слева) в макет (справа), нажав кнопку >. Аналогичным образом переместить поле Номер группы. Таким образом, зададим группировку данных по факультетам, внутри факультетов – по группам, внутри групп – по фамилиям студентов.

· Задать сортировку по полю Фамилия

· Оставить вид макета и ориентацию, предлагаемые по умолчанию.

· Оставить предлагаемый по умолчанию стиль.

· Ввести имя отчета «оСтудент» и выбрать Предварительный просмотр.

Редактирование отчета в режиме конструктора

· Открыть отчет двойным щелчком на его имени в области переходов.

· Группа Режимы – кнопка Конструктор. На ленте вкладок появятся три новые вкладки: Конструктор, Упорядочить, Параметры страницы контекстной вкладки Инструменты конструктора отчетов.

· Исправить заголовок отчета: дважды щелкнуть на поле оСтудент – удалить букву «о».

· Переместить функцию =Now() с левого нижнего положения в правый верхний. Эта функция вставляется автоматически и выводит текущую дату.

· Исправим представление нумерации страниц, изменив функцию на : =«-» & [PAGE]& «-». Протаскиванием мыши, расположить номер страницы по центру.

· Ввод нумерации студентов внутри каждой группы: в группе Элементы управления щелкнуть на элементе Поле([ab]), добавить протаскиванием мыши новое поле левее поля Фамилия, щелкнуть правой кнопкой мыши на введенном чистом поле, выбрать команду Свойства, открыть вкладку Данные, по строке Данные ввести: =1, по строке Сумма с накоплением выбрать Для группы. Просмотреть отчет, внутри каждой группы будет нумерация по порядку, т.е. это поле будет являться счетчиком.