Теория. В Access 2007 есть функция Вложение, которая служит для добавления в записи одного или нескольких файлов (документов Word, электронных таблиц, презентаций, фото, рисунков и т.п.), т.е. в одном поле базы данных может храниться несколько файлов разных типов. Вложить можно файлы общим объемом до 2 гигабайт, размер отдельного файла не более 256 мегабайт.
Ой этап. Ввод данных в таблицу
Создание таблиц в режиме Конструктора
Создание таблиц
Создание базы данных Учебный процесс
База данных Учебный процесс
Следует создать новую базу данных под именем Учебный процесс, сохранив ее в своей папке. Для этого надо выполнить:
· В папке Рабочая папка, расположенной на Рабочем столе создать свою папку.
· Загрузить Microsoft Access 2007
· В окне Приступая к работе щелкнуть на кнопке Новая база данных
· В правой стороне окна в поле Имя файла ввести имя Учебный процесс
· Щелкнуть на кнопке, расположенной с правой стороны поля с именем файла. Откроется стандартное окно, в котором надо перейти на Рабочий стол – в папку Рабочая папка – в свою папку
· Нажать кнопку Создать
База данных Учебный процесс содержит следующие таблицы: Факультет, Группа, Предмет, Студент, Успеваемость. Поле первичного ключа во всех таблицах обозначим ИД (идентификатор) с типом данных Счетчик. Таблицы связаны по первичным ключам. Вторичный (внешний) ключ обозначим ИД имя таблицы, например, ИДфак в таблице Группы. Фак в имени определяет таблицу Факультет, из которой в таблицу Группа перенесено поле. Для вторичных ключей будем использовать Мастер подстановок, который обеспечит доступ к таблице с первичным ключом и выбор из нее нужного поля. Подробнее рассмотрим ниже в тексте.
Таблицы можно создавать в режиме Конструктора и в Режиме таблиц.
При использовании для создания таблиц режима Конструктора таблицы создаются в два этапа: сначала разрабатывается структура таблицы, а затем в Режиме таблицы в таблицу вводятся данные. Структура таблицы предусматривает определение перечня полей таблицы, типа данных каждого поля (Числовой, Текстовый, Денежный, Дата и время и др.) и свойств полей (Размер поля, Формат поля, Количество десятичных знаков, Значение по умолчанию, Условие на значение и др.). Окно конструктора таблицы состоит из двух частей. В верхней части содержатся столбцы: Имя поля, Тип данных, Описание. Здесь же надо задать поле первичного ключа. В нижней части задаются свойства поля. Они разные в зависимости от типа данных. Некоторые свойства определяются по умолчанию, другие надо вводить вручную или выбирать из списков. Подробнее эти вопросы излагались в теме «Теория баз данных».
Рассмотрим подробнее процесс разработки таблиц. В скобках имени поля указываются тип данных, размер поля и для некоторых полей свойства.
v ТаблицаФакультет содержит поля: ИД (ключ, Счетчик), Символ факультета (текстовый, 1 символ), Название факультета (текстовый, 20 символов).
1-ый этап. Создать структуру таблицы Факультет:
· Вкладка Создание – группа Таблицы – команда Конструктор таблицы. Откроется окно конструктора таблиц.
· В столбец Имя поля ввести названия полей (ИД, Символ факультета и Название факультета)
· Для поля ИД установить первичный ключ, щелкнув на инструменте Ключ
· В столбце Тип поля выбрать из списка для каждого поля тип данных: для поля ИД – Счетчик, для полей Символ факультета и Название факультета – Текстовый
· В нижней части окна Конструкторанаходится область свойств поля. В зависимости от типа поля набор свойств будет разным. Для поля Символ факультета по строке Размер поля ввести значение 1, для поля Название факультета –значение20.
· Сохранить структуру таблицы, щелкнув на кнопкеСохранить напанели быстрого доступа – ввести имя таблицы тФакул (без точки). Условимся имена таблиц начинать с буквы «т».
· Вкладка Главная – группа Режимы – команда Режим таблицы – в поле ИД установлен тип данных Счетчик, следовательно, в этом поле будет осуществляться автоматическая нумерация строк - в поле Символ факультета ввести применительно к РЭУ им. Г.В.Плеханова: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9,М, И, П, С, Д - в поле Название факультета ввести соответственно: Менеджмент, Финансовый, БИДА, ЭМФ, МШБ, Товароведный, ИЭФ, МЭО, ОЭФ, Маркетинга, Информатики, Политологии и права, ВШСИ, ФДО.
· Сохранить таблицу, щелкнув на кнопке Сохранить на панели быстрого доступа.
Теория. Изменить режим работы с таблицей (режим Конструктора на Режим таблицы и наоборот) можно также с помощью соответствующих кнопок, расположенных в строке состояниясправа.
При работе в режиме Конструктора автоматически создается вкладка Конструктор, при вводе данных в таблицу создается вкладка Режим таблицы. На вкладке Конструктор есть команды, позволяющие легко редактировать (добавлять, удалять строки) структуру таблицы. На вкладке Режим таблицы есть кнопки, позволяющие изменять тип данных в столбцах, изменять формат столбцов, вставлять, удалять столбцы, выводить Схему данных и др.
Если таблице присвоено неверное имя, то ее можно переименовать.Переименование таблицы: закрыть таблицу – щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы в области переходов – команда Переименовать – ввести новое имя таблицы.
Создать остальные таблицы (см. ниже),повторяя операции: вкладкаСоздать –командаКонструктор таблицв группеТаблицы.
v ТаблицатГруппа содержит следующие поля: ИД (ключ, Счетчик), ИД факул (Мастер подстановок, выбрать таблицу тФакул, выбрать из этой таблицы поле Название факультета – кнопки Далее – кнопка Готово), Номер группы (текстовый, 4 символа), Курс (числовой, по строке Условие на значениеввести: 1 or 2 or 3 or 4 or 5).
Замечание. Вместо типа данных Мастер подстановок в окне конструктора будет выводиться тип данных Числовой (илиТекстовый).
Перейти в Режим таблицы и ввести в нее данные (произвольные). В поле ИДфакул справа в строке ввода будет выводиться кнопка списка (со стрелкой вниз). Открыв список факультетов, надо будет выбрать нужное название, например, «Финансовый» для групп, начинающихся с цифры 2, БИДА – для групп, начинающихся с цифры 3 и т.п.
Замечание. Таблицы тФакул и тГруппа связаны по ключевому полю. Поэтому, если надо изменить структуру какой-либо таблицы, то сначала надо разорвать связь между ними: вкладка Работа с базами данных – группа Показать или скрыть – команда Схема данных – щелкнуть на линии связи между таблицами – выбрать команду Удалить.
v ТаблицатСтудент содержит следующие поля: ИД (ключ, Счетчик), ИД Группа (Мастер подстановок для выбора из таблицы тГруппа поля Номер группы), Номер зачетной книжки (текстовый), Контракт (Логический, формат Да/Нет), Фамилия с инициалами (текстовый), Пол (текстовый, 1 символ, по строке Условие на значение ввести: «ж» or «м»), Дата рождения (Дата и время, формат краткий), Область (текстовый), Город (текстовый), Адрес (текстовый), Телефон (текстовый, 11 символов), Иностранный язык (текстовый, 4 символа, по строке Условие на значение ввести: англ. or фр. or нем. or исп.), Заметки (мемо), Вложения (тип данных Вложение).
Перейти в Режим таблицы и заполнить таблицу произвольными данными до поля Вложения.
Внимание! Изменить тип данных Вложение нельзя, можно только удалить все поле Вложения. Следовательно, если вы не можете выбрать тип данных Вложение, то удалите имя поля Вложения, а затем введите снова имя поля Вложения и выберите тип данных – Вложение.
· Предположим, что мы хотим добавить в поле Вложение текстовый файл. Для этого предварительно надо создать его в MS Word. Текст может быть следующим: Текстовый файл для поля Вложения создан студенткой (ФИО). В текст может быть вставлен рисунок: вкладка Вставка – группа Иллюстрации – кнопка Рисунок – выбрать рисунок – кнопка Вставить – Сохранить файл в своей папке, например, под именем вложение.docx.
· Вернуться в Access.
· Открыть таблицу Студент в Режиме таблицы
· В поле Вложения (в нем будет изображен значок скрепки и (0)) выполнить двойной щелчок на нужной записи (строке). Откроется окно Вложения
· Кнопка Добавить. Откроется окно Выберите файл
· Открыть список Папка, выбрать папку и созданный текстовый файл
