Начало работы

Вычисления в отчете

В отчетах (так же, как и в запросах, формах) можно использо­вать вычисляемые поля. Для включения его в отчет следует ис­пользовать текстовое поле. Его размещение и настройка осуществляется также как и для формы. Отличием является только то, что имя этого поля надо перетащить в область верхнего колонтитула. Несмотря на то, что имеется возможность вво­дить вычисляемые поля непосредственно в отчет, часто бывает более удобно получить вычисляемое поле в запросе и использо­вать этот запрос в качестве источника данных для получения от­чета.

После запуска Microsoft Ассess 2007 открывается окно Приступая к работе с Microsoft Access, в котором можно выполнять следующие операции:

· Создать новую базу данных

· Создать базу данных на основе имеющихся шаблонов

· Открыть одну из последних баз данных.

Прежде чем создавать свою базу данных целесообразно ознакомиться с одной из разработанных баз данных, находящихся в шаблонах. Шаблоны делятся на локальные и шаблоны из интернет. Шаблоны из интернет подразделяются на категории (Деловые, Образование, Личные, Учебная база данных). Каждая категория содержит несколько баз данных. Например, в категории Образование две БД: Учащиеся и Факультет. БД Учащиеся служит для отслеживания сведений об учащихся, включая данные о контактах на случай непредвиденных ситуаций, медицинских показаниях, опекунах. БД Факультет используется для отслеживания сведений о сотрудниках факультета, включая данные о контактах на случай непредвиденных ситуаций, сведения о полученном образовании. В локальных шаблонах деления на категории нет, количество баз данных меньше, чем в шаблонах из интернет. Готовые шаблоны можно использовать так, как они разработаны, или дорабатывать.

Каждый шаблон – это готовая БД с таблицами, формами, запросами, отчетами, макросами и связями. Их можно сразу использовать на практике.

Для открытия базы данных из шаблона надо выполнить:

· двойной щелчок на имени БД в окне Приступая к работе….

· В поле Имя файла ввести новое имя файла или оставить выводимое

· Щелкнуть на кнопке Создать.

Откроется окно, в котором с левой стороны экрана будут выведены все объекты Access (таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы). Для открытия объекта, например Таблицы надо щелкнуть мышью на кнопке с двумя стрелками вверх, находящейся справа от слова Таблицы. Будут выведены имена таблиц базы данных. Для открытия конкретной таблицы надо выполнить двойной щелчок на ее имени. Для просмотра структуры таблицы надо перейти в режим Конструктора, для просмотра связей между таблицами открыть Схему данных (подробнее как это сделать, будет рассмотрено далее). Аналогичным образом целесообразно просмотреть другие объекты базы данных.