Обследование специфики БД объекта-предприятия (см. структуру ИС, информационное обеспечение). Определение информационных объектов (количество таблиц, запросов, отчетов, состав параметров и характеристик).
Построение ИЛМ (информационно-логической модели) данных, на которой будет создана БД. Это проектирование структуры БД – создание логической структуры файла БД (логическая структура таблиц – поля, порядок полей, типы данных, свойства полей).
2. Создание БД с помощью СУБД и её заполнение.
Создание исходных объектов БД – таблиц (макетов таблиц в Конструкторе).
Заполнение таблиц данными.
Установление связей между таблицами.
Создание других объектов БД: форм, запросов, отчетов и др.
Проектирование структуры БД – это проектирование структуры таблиц, иначе, структура БД хранится в структуре таблиц.
Таблицы создаются с помощью:
1. Конструктора,
2. Мастера,
3. Путем ввода данных.
В Конструкторе заносится логическая структура таблицы, сохраняя присвоить имя таблицы и задать ключевые поля. Получим макет таблицы («шапку»). В режиме Просмотра заносятся данные. Устанавливаем связи между таблицами.
Связь таблиц. Процесс создания связи называется нормализацией. Связи между таблицами устанавливаются через Сервис/Схема данных. В диалоговом окне Схема данных Добавить нужные две таблицы, например, в БД «Студенты» таблицы «Общие сведения о студентах» и «Сессия». Таблицы связываются попарно по ключевым (ПК) или одинаковым полям. (Ключевое поле можно создать вручную, присвоив ему знак ключа, а можно автоматически, тогда это поле будет иметь имя Код с типом данных Счетчик. Имя Код можно изменять или добавлять, например, Код студента, Порядковый номер и т.д.). Из двух таблиц выбирается главная и подчиненная. Связь создается от главной к подчиненной. Если связь таблиц выполняется по ключевым полям, то Тип связи устанавливается один-к-одному. Чтобы установить флажок на Обеспечение целостности данных, нужно, чтобы типы данных связанных полей совпадали, а связь не была не определенной. При этом Access следит, чтобы при вводе или изменении данных не нарушалась связь м/у таблицами. Если в главной таблице поле ключевое, а в подчиненной – нет, то тип связи будет один-ко-многим.
Типы связей (отношений).
один-к-одному (1-1), связь установлена по ключевым полям, в результате, одному значению главной таблицы соответствует только одно значение подчиненной таблицы.
один-ко-многим (1-∞), одному значению главной таблицы соответствует несколько значений в подчиненной таблице.
многие-ко-многим (∞-∞), нескольким значениям главной таблицы соответствует несколько значений в подчиненной таблице.
Запросы создаются на основе таблиц путем выборки полей с данными.
Простые запросы создаются на основе 1 таблицы с помощью Мастера. Сложные запросы на основе 2 и более связанных таблиц с помощью Конструктора. Сложные запросы бывают:
запросы на выборку,
с параметрами,
на изменение,
перекрестные,
итоговые,
специфические запросы SQL.
Запросы вида 2-6 создаются на основе запросов на выборку.
Чтобы создать сложный запрос на выборку с вычисляемыми полями, необходимо: сначала в Конструкторе выбрать таблицы, поля, сохранить и присвоить имя запросу. Например, запрос - «Результаты сессии».
Запрос - «Результаты сессии»
Номер группы
Фамилия
Имя Отчество
Математика
Информатика
Статистика
Эк теория
Ср балл
Стипендия, руб.
Из таблицы «Общие сведения о студентах»
Из таблицы «Сессия»
Вычисляемое поле
Вычисляемое поле
Открыть и просмотреть его на наличие ошибок, и только после создавать вычисляемые поля (ВП). ВП создаются также в режиме Конструктора с помощью инструмента «Построитель выражений», где пишется имя результата и через двоеточие само выражение. Имя результата автоматически выбирается в качестве имени ВП.
Выражения для создания вычисляемых полей в запросе «Результаты сессии»:
Формулы для вычислений выглядят так же, как и в Excel, отличие в том, что вместо ссылок на ячейки в них используются имена полей, которые записываются в формуле автоматически в квадратных скобках.
В «Построителе выражений» имеется своя Панель инструментов, которой удобно пользоваться при создании выражений. Также имеются Встроенные функции (аналог Мастера функций в Excel). Например, Функции/ Встроенные функции/ категория Управления / функция iif (аналог логической ф-ции ЕСЛИ).
