MS Access имеет большое количество инструментальных средств для эффективного выполнения практически любых работ с БД. К ним относятся Мастера и Построители.
Назначение Мастеров – помочь даже мало подготовленному пользователю создать свою БД, обрабатывать данные с помощью форм, запросов и отчетов, проводить анализ таблиц БД и т.д. Мастера предоставляют пользователю интерактивный пошаговый интерфейс для выполнения определенной работы.
Многие Мастера можно объединить в группы:
· Создание новой БД и новых объектов БД – таблиц, форм, запросов, подчиненных отчетов и форм, списков и полей со списком в формах, страниц доступа к данным, новой БД MS SQL Server, с которой связывается новый проект MS Access.
· Связывание объектов внутри БД и с документами других приложений – полей подчиненных форм и отчетов, таблицы или списка HTML из Интернета или интрасети с таблицей MS Access, папок Exchange или Outlook с таблицей БД MS Access, данных электронных таблиц с таблицей Microsoft Access, помещение сводной таблицы MS Excel в форму MS Access. и др. Связывание обеспечивает реализацию функций Импорта и Экспорта объектов БД.
· Создание элементов управления - кнопок и групп переключателей в форме, кнопок на странице доступа к данным.
· Поддержка многопользовательского режима – разделение БД на данные и интерфейс с тем, чтобы несколько пользователей имели на своих компьютерах копии интерфейса, связанного с данными на сервере; создание или изменение частичной реплики реплицированной БД, разрешение конфликтов между реплицированными БД во время синхронизации.
· Анализ, сервис и преобразование – анализ эффективности БД и выдача списка рекомендаций по ее совершенствованию; генерация отчета MS Access, отображающего характеристики структуры объектов БД; выдача сведений о модеме после нажатия кнопки «Автонабор» в режиме формы; преобразование БД MS Access в БД MS SQL Server; преобразование макросов в программы Visual Basic.
Построителислужат вспомогательным средством, облегчающим работу пользователей. К ним относятся:
· Построитель запросов – создает правильный синтаксис для запроса;
· Построитель полей – создает поля в таблице;
· Построитель строк подключения ODBC – создает правильный синтаксис для связи с объектами ODBC;
· Построитель смарт-тегов – отображает список доступных смарт-тегов и их действий. С помощью смарт-тегов можно сэкономить время при выполнении тех действий в приложении Ms Access, для которых обычно предназначены другие программы. Например, с помощью смарт-тега имени пользователя происходит добавление имени в папку MS Outlook «Контакты».
· Построитель цветов – предлагает палитру для создания настраиваемых цветов.
· Построитель выражений – помогает пользователю составить в интерактивном режиме необходимую формулу.
Выражение представляет собой однозначно заданную пользователем последовательность элементов, состоящую из идентификаторов, операторов (+, -, *, ^ и др.), функций и констант. Выражения могут быть использованы в различных местах базы данных: в таблицах, запросах, формах, отчетах и макросах. В MS Access выражения используются, когда необходимо выполнить следующие действия:
· Вычислить значения, не содержащиеся в данных в явном виде. Можно вычислить значения для полей таблицы, запросов и элементов управления в форме или отчете.
· Задать значение по умолчанию для поля таблицы или элемента управления в форме или отчете. Заданные значения отображаются при открытии таблицы, формы или отчета.
· Задать условие на значение. Условия на значение контролируют значения, которые могут быть введены в поле или элемент управления.
· Задать условие отбора в запросе.
В MS Access имеются службы Графического конструктора связей (Graphical System Relationships Builder – графический построитель схемы данных) и Графического запроса (Graphical query). Эти средства позволяют не только создать БД, но и наглядно сконструировать ее.
