Электронные таблицы Excel — вторая по значимости программа, входящая в офисный пакет программ Microsoft Office. В то же время это самая простая и понятная программа с удачным, интуитивно понятным, интерфейсом. Если вы хоть раз запускали программу Excel, то согласитесь с этим, так как даже на первый взгляд новичка в ней ничего сложного нет.
Сама идея электронных таблиц, похоже, пришла в голову программистам, благодаря воспоминаниям о школьных тетрадках с листами в клетку, в которых удобно делать самые различные вычисления: от сложения в столбик до расчетов в больших таблицах. Соответственно и окно программы Excel очень похоже на обычный тетрадный лист.
Что же можно делать с помощью электронных таблиц?
Все, что нужно для работы и учебы. Их даже можно использовать вместо обычного калькулятора. Однако программа Excel разрабатывалась для решения самых различных экономических и научных задач, поэтому ее с удовольствием применяют везде, где требуется произвести несложные, но многократно повторяющиеся вычисления: рассчитать результаты лабораторной работы, бухгалтерский баланс, начертить графики по данным научной работы, да и просто вести домашний бюджет.
Работа в программе Excel интуитивно понятна, так как в ней автоматизированы математические операции, которые все изучают в школе. К тому же Excel в отличие от других продуктов корпорации Microsoft — вполне компактная и незапутанная система. Однако для более плодотворной работы в Excel пользователю необходимо знать типовые приемы выполнения некоторых операций, что повысит комфортность работы и позволит автоматизировать рутинные действия. Кроме того, существуют «секреты» Excel, до которых пользователь самостоятельно добирается весьма не скоро. А они серьезно облегчают жизнь опытных пользователей и помогают создавать удобные в использовании электронные таблицы.
Для запуска программы найдите на Рабочем столе значок с подписью Microsoft Office Excel 2007. Двойной щелчок кнопкой мыши на этом значке откроет окно программы Excel с пустой таблицей, как это показано на рис. 1.1. В заголовке окна будет надпись Книга1 — Microsoft Excel, а на панели задач появится кнопка с пиктограммой Excel и надписью Книга1. Это означает, что в программе Excel создан новый пустой документ (электронная таблица).
Файлы документов в программе Excel называются книгами. Традиционные для персональных компьютеров действия открытия, закрытия и сохранения файлов в Excel производятся с книгами.
Книга состоит из рабочих листов. Каждый рабочий лист имеет имя, которое отображается на его ярлыке. По умолчанию листы называются: Лист1, Лист2 и т.д. Для активизации листа нужно щелкнуть на его ярлыке.
Рабочая область каждого листа представляет собой таблицу. Столбцы таблицы озаглавлены латинскими буквами и, далее, двухбуквенными сочетаниями. Всего в рабочем листе – 256 столбцов (от А до IV). Строки нумеруются от 1 до 65536.
Минимальным элементом хранения данных является ячейка.
Адрес ячейки – это заголовок столбца и номер строки, на пересечении которых расположена ячейка, например, А2, В25, С65.
Одна из ячеек всегда является активной (текущей) и выделена рамкой. Операции ввода и редактирования данных всегда производятся в активной ячейке. Сделать активной другую ячейку (переместить курсорную рамку) можно несколькими способами:
щелкнуть мышью в нужной ячейке;
использовать навигационные клавиши стрелки;
нажать клавишу < Enter>.
Под панелями инструментов окна Excel расположена строка формул. В левой части этой строки отображается адрес текущей ячейки (или ее имя), в правой части – содержимое текущей ячейки. Между полем адреса и полем содержимого расположены кнопки:
– открывает список именованных ячеек (для быстрого перехода к ним), а при вводе формулы – список 10 функций, использовавшихся последними;
– вызывает окно Мастера функций,
При начале ввода данных с клавиатуры в ячейку в строке формул появляются еще две кнопки:
– отмена ввода (эквивалентно клавише <Esc>).
–ввод данных в ячейку (эквивалентно <Enter>).
Справочная система
Справочная система в пакете программ Microsoft Office 2007 содержит несколько уровней справочной информации, рассчитанной как на начинающих пользователей, так и на профессионалов. Если вы первый раз работаете в программе Excel, то в справочной системе вы легко найдете описание простейших приемов работы. Если у вас есть опыт работы в Excel, то справочная система станет удобным инструментом для повседневной деятельности. Профессионалу будет удобно пользоваться справочной системой, когда потребуется найти справку по той или иной редко используемой формуле или уточнить ряд тонкостей программирования в электронных таблицах.
Самый первый уровень справочной системы — это контекстная подсказка (всплывающее небольшое окно). Она очень удобна для новичков, а также для тех, кто работал с предыдущими версиями программы Excel. Для получения подробной справочной информации используется традиционное для компьютерных программ справочное окно с гиперссылками и тематическими разделами.
ПРИМЕЧАНИЕ
В программе Excel работает функциональная клавиша F1 на клавиатуре, с помощью которой вызывается окно справочной системы. Если вы не знаете, что делать дальше, и возникли вопросы, то нажмите эту клавишу.
В сложных ситуациях можно ввести в строке (расположена слева от кнопки Поиск) слово или несколько слов, которые имеют отношение к вашей проблеме. После нажатия кнопки Поиск в окне Справка будет выведен перечень гиперссылок на интересующую вас тему.
– открывает список именованных ячеек (для быстрого перехода к ним), а при вводе формулы – список 10 функций, использовавшихся последними;
– вызывает окно Мастера функций,
– отмена ввода (эквивалентно клавише <Esc>).
–ввод данных в ячейку (эквивалентно <Enter>).