События

ACCESS

План:

1. Базы данных. Основные понятия, классификация.

2. СУБД Microsoft ACCESS. Общая характеристика возможностей. Основные объекты ACCESS.

3. Таблицы в ACCESS. Основные приемы работы с таблицами.

4. Запросы в ACCESS. Виды запросов. Основные способы создания запросов.

5. Формы в ACCESS. Способы создания и приемы работы.

6. Отчеты в ACCESS. Способы создания и приемы работы.

7. Макросы и модули в ACCESS. Основное назначение. Виды макросов.

Современные компьютеры могут хранить самую разнообразную информацию:

· записи

· документы

· графику

· звуко- и аудиозаписи

· научные и др. данные.

Совокупность сведений о каких-либо объектах, процессах, событиях или явлениях, организованная таким образом, чтобы можно было легко представить любую часть этой совокупности, называют базой данных. Задачи хранения, получения, анализа, визуализации данных принято называть управлением данными, а программы для решения подобных задач – системами управления базами данных (СУБД). Появление технологий баз, банков данных и разработка СУБД связано с необходимостью упорядочивания данных в информационных системах и приложениях с целью реализации алгоритмов управления.

Существуют различные способы организации данных:

· иерархическая модель данных

· сетевая модель данных

· реляционная модель данных (наиболее распространенная сегодня модель данных, которой мы с вами и будем пользоваться)

· объектная – в скором времени может прийти на смену реляционной.

Итак, рассмотрим реляционную модель данных.

Одним из самых естественных способов представления данных является двухмерная таблица. Связь между двумя таблицами можно установить, записывая в один из столбцов третьей, связующей таблицы, номера записей в первой таблице, а в другой столбец – соответствующие им номера записей во второй таблице. Каждая таблица связи обладает следующими свойствами:

· все элементы столбца имеют одинаковый тип данных;

· столбцам присвоены уникальные имена;

· в таблице нет двух одинаковых строк;

· порядок расположения строк и столбцов в таблице не имеет значения.

Таблица такого рода называется отношением. База данных, построенная с по­мощью отношений, называется реляционной базой данных. Принципиальное от­личие реляционной модели от сетевых и иерархических состоит в том, что вто­рые используют связь по структуре, а первая — по значению. Именно поэтому реляционная технология значительно упрощает задачу проектирования баз Данных.

Итак, современные электронные базы данных чаще всего организованы в виде таблицы, и в настоящее время, как правило, используются реляционные базы данных, представляющие собой несколько взаимосвязанных таблиц. В понятие базы данных обязательным элементом входит описание правил этой взаимо­связи. Независимо от того, сколько таблиц входит в базу данных, каждая стро­ка любой таблицы содержит данные об одном объекте (человеке, техническом устройстве, документе и т. д.), а столбцы содержат различные характеристики этих объектов (названия, адреса, даты и т. д.). Строки таблицы принято называть записями, а столбцы — полями записей. В полях записей содержатся атрибуты объектов записей. Все записи имеют одинаковые поля, содержащие раз­ные значения атрибутов. Каждое поле записи имеет строго определенный тип данных — текст, число, дата и т. п.

Для того чтобы таблицы можно было связать между собой, используют ключевые поля. Так называют одно или несколько полей, значение которого (или комбинация значений которых) однозначно определяет каждую запись табли­цы, делает эту запись уникальной. Такие поля позволяют не только связать между собой разные таблицы, но и выполнять быстрый поиск данных для пред­ставления их в запросе, форме на экране или отчете на принтере. Ключ, состоящий из нескольких полей, называют составным.

Первым шагом объединения данных БД в Access является определение связей между таблицами. После этого становится возможным создание запросов, форм и отчетов, а которых выводятся данные из нескольких таблиц сразу.

На уровне таблиц можно установить связи используя Конструктор связей.

Для того, чтобы установить связи между таблицами, необходимо установить связи между теми полями, в которых содержится общая информация. Как правило, связь устанавливается соединением ключевых полей таблиц: первичного ключа в одной таблице и внешнего ключа в другой. Первичные ключи гарантируют уникальность записей в таблице. Общее поле связи в другой таблице может и не быть в ней первичным ключом (так обычно и бывает). Поле (или поля), используемое для связи с полем первичного ключа в другой таблице, называют внешним ключом. Внешним ключом может быть всякое поле, использованное для связи.

Связи между таблицами можно разбить на четыре типа:

· Один-к-одному При отношении "один-к-одному" запись в таблице А может иметь не более одной связанной записи в таблице В и наоборот. Связь "один-к-одному" редко используется в базах данных.

· Один-ко-многим В такой связи каждой записи в таблице А могут соответствовать несколько записей в таблице В, а запись в таблице В не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице А. Связь с отношением "один-ко-многим" является наиболее часто используемым типом связи между таблицами.

· Многие-к-одному В связи "Многие-к-одному" несколько записей таблицы А связаны с одной записью таблицы В.

· Многие-ко-многим При отношении "многие-ко-многим" одной записи в таблице А могут соответствовать несколько записей в таблице В, а одной записи в таблице В несколько записей в таблице А.

В Microsoft Access можно установить не только связи между таблицами, но и правила, которые помогут поддерживать корректность связей между таблицами. Такие правила называются целостностью данных.

Целостность данных предохраняет данные от изменений, которые нарушают связи между таблицами. Таблицы можно организовать таким образом, чтобы целостность данных поддерживалась автоматически.

Запросы предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям (например, данные о торговых операциях за последний квартал). Запросы достаточно гибки и позволяют просматривать данные как из одной таблицы, так и из нескольких таблиц.

Microsoft Access включает множество типов запросов, которые можно разбить на пять основных категорий:

Запрос на выборку — самый распространенный тип запроса. Извлекает данные из одной или нескольких таблиц и результаты отображает в объекте в режиме таблицы. Базовые таблицы при этом не изменяются.

Запрос с параметрами — это запрос, при каждом запуске которого свойства запросов изменяются пользователем. Эти запросы удобно использовать как базовый источник данных для форм и отчетов.

Перекрестный запрос — отображает результаты статистических расчетов (такие, как суммы, количество записей и средние значения), выполненных по данным из одного поля. Эти результаты группируются по двум наборам данных в компактном формате перекрестной таблицы, подобной формату данных в электронных таблицах.

Запрос на изменения — эго запрос, который позволяет, выполнив одну операцию, внести изменения во многие записи. Существует четыре типа запросов на изменение: на создание таблицы, на удаление записей, на добавление и на обновление записей.

SQL — это запрос, создаваемый с помощью инструкции SQL. Примерами запросов SQL являются запрос на объединение, запрос к серверу, управляющий запрос и подчиненный запрос. Все типы запросов доступны в режиме Конструктора.

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. Отчеты во многом похожи на формы и тоже позволяют получить результаты работы запросов в наглядной форме. В отличие от форм отчеты не предназначены для вывода в окне и предназначены только для печати, т.е. создают не экранные, а печатные документы. Возможен просмотр макета отчета в режиме Конструктора.

Формы Microsoft Access позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде.

Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. В Форму можно помещать вычисляемые поля. OLE-обьекты можно увидеть только в форме или отчете. В Форме намного проще работать с большими текстами поля типа MEMO.

Формы могут быть выведены на экран в трех видах: режим конструктора, режим формы и режим таблицы.

Формы всегда строятся на основе и соответствуют информации либо таблицах или запросов. Форму можно создать тремя способами:

Вручную — с помощью Конструктора форм;

Полуавтоматически — с помощью Мастера форм;

Автоматически — используя Автоформу.

В Microsoft Access существуют средства для связывания разрозненных объектов в единое приложение. Основным элементом внешнего вида приложения является кнопочная форма.

Кнопочная форма — это созданная пользователем форма с кнопками. В основном, кнопочная форма используется в качестве главного меню приложения.

Кнопка является простейшим элементом управления формы и используется для выполнения определенного действия или ряда действий. Например, можно создать в форме кнопку, открывающую другую форму. Чтобы кнопка выполняла какое-либо действие, следует создать макрос или процедуру обработки события и связать их со свойством кнопки Нажатие кнопки (OnClick).

Мастер кнопок позволяет создавать кнопки более 30 разных типов. При создании кнопки с помощью Мастера для нее определяется процедура обработки события. Поскольку кнопочная форма выполняет только роль меню приложения, поэтому в кнопочную форму, как правило, включают только кнопки, надписи, рамки объектов (например, OLE-объекты, рисунки), линии, прямоугольники.

Событие — это результат определенного действия, которое происходит в определенном объекте. Все приложения Access являются зависимыми от события и реагируют на большое число различных событий: нажатие кнопки мыши, изменение данных, открытие или закрытие форм, и т. д.

Для автоматического запуска макроса в Microsoft Access применяется техника обработки событий.

Объекты Access связаны с различными событиями, многие из которых являются встроенными событиями Access для управления отдельными объектами.

Макросы — это объекты Access 97 , состоящие из одной или нескольких макрокоманд. В Access макросы можно использовать с любым объектом базы данных.

Макросы создаются для рутинных задач или серий повторяющихся макрокоманд, с целью повышения эффективности работы с базой данных.

· Макросы можно разбить на четыре основные группы:

· Макросы форм;

· Макросы отчетов;

· Макросы импорта/экспорта;

· Макросы горячих клавиш.

Чаще пользуются макросы форм и отчетов. Макросы можно использовать для выполнения следующих задач.

· Связывание и совместный запуск запросов и отчетов;

· Одновременное открытие нескольких форм и отчетов;

· Контроль ввода данных при заполнении форм;

· Перемещение данных между таблицами,

· Выполнение действий при нажатии кнопки макрокоманды.