Настройка отчета

Как и любой объект базы данных, отчеты можно редактировать в режиме конструктора и изменять их структуру. Редактирование содержимого заголовков и полей осуществляется с помощью кнопок на панели инструментов Форматирование.

Рассмотрим некоторые приемы настройки отчетов.

Применение стандартных форматов. Чтобы применить к отчету один из стандартных стилей форматирования, следует переключиться в режим конструктора отчета, а затем выбрать команду Автоформат из меню Формат или нажать кнопку Автоформат на панели инструментов Конструктор отчетов. В появившемся на экране диалоговом окне Автоформат выбрать стиль оформления отчета и, если необходимо, установить отдельные атрибуты форматирования (шрифт, цвет, границы).

Изменение источника записей и сведений о подключении. После создания отчета можно изменить источник данных для добавления или удаления одного или нескольких полей, столбцов, а так же таблиц или запросов. Для этого можно воспользоваться следующей процедурой.

1. Открыть отчет в режиме конструктора.

2. Вывести на экран окно свойств отчета, дважды щелкнув по кнопке Область выделения отчета в верхнем левом углу отчета.

3. В диалоговом окне свойств отчета выполнить одно из следующих действий.

3.1. Чтобы добавить в источник записей все поля или столбцы из одной таблицы или запроса, следует нажать кнопку со стрелкой в ячейке свойства Источник записей и выбрать нужную таблицу или запрос из списка.

3.2. Если отчет должен содержать определенные поля из одной или нескольких таблиц или запросов, то необходимо нажать кнопку Построить рядом с ячейкой свойства Источникзаписей. На экране откроется запрос в режиме конструктора для задания условий отбора.

Изменением структуры отчета. Макет отчета, созданного с помощью мастера отчетов, можно трансформировать. Для этого применяются следующие средства.

1. Команда Параметры страницы из меню Файл. Позволяет изменить структуру таблицы, которая является основой структуризации данных в отчете. После внесения структурных изменений в окне свойств отчета в ячейке Новая строка или столбец задать способ вывода данных в столбцах.

2. Объединение данных группы, находящихся в нескольких стол­бцах, в один столбец. Эта процедура реализуется следующим образом.

2.1. Открыть отчет, содержащий несколько столбцов и имеющий хотя бы один уровень группировки, в режиме конструктора.

2.2. Нажать кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов или применить команду Сортировка и группировка из меню Вид.

2.3. В диалоговом окне Сортировка и группировка (рис. 1.87) выбрать поле или выражение, определяющее группу, которую требуется удерживать в одном столбце.

2.4. В бланке свойств группы диалогового окна Сортировка и группировка установить для свойства Не разрывать одно из следующих значений:

а) Вся группа, если заголовок группы, все записи в области данных и примечание группы должны печатаются в одном столбце;

б) С первыми данными, если заголовок группы должен печатается в столбце только в том случае, если удается напечатать в том же столбце первую запись из области данных.

2.5. Закрыть диалоговое окно Сортировка и группировка.

3. Переключиться в макет отчета и вывести окно свойств.

4. Для свойства Неразрывная группа задать значение В столбце.