Перекрестные запросы применяются для обработки и представления данных в виде структуры, облегчающей их анализ. С помощью перекрестного запроса можно выполнять статистический анализ данных, затем проводить группировку полученных результатов в виде таблицы по двум направлениям (кортежам переменных). Одна совокупность переменных (полей данных) откладывается в области заголовков столбцов итоговой таблицы, а вторая — в области заголовков строк.
При создании перекрестного запроса необходимо соблюдать следующие правила.
1. Количество строк в создаваемом запросе не ограничено.
2. В области столбцов может быть отражено только одно поле.
3. В область значений также может быть помещено только одно поле.
Для создания перекрестного запроса с помощью мастера необходимо:
а) отрыть диалоговое окно База данных (рис. 1.2);
б) нажать поочередно кнопки Запросы и Создать в диалоговом окне База данных;
в) в диалоговом окне Новый запрос дважды щелкнуть мышью по разделу Перекрестный запрос.
Затем, следуя подсказкам мастера, создать необходимый запрос. Если был получен запрос, не удовлетворяющий предъявляемым требованиям, то его можно снова создать с помощью мастера или изменить этот запрос в режиме конструктора.
Недостатком применения мастера запросов является невозможность создания запроса на основе нескольких таблиц.
Такие ограничения связаны с тем, что перекрестный запрос является плоскостью, на которой могут отражаться только значение для заданного пространства "вход-выход".
Рассмотрим теперь процесс создания перекрестного запроса без применения мастера. Для этого необходимо выполнить следующие шаги.
ПЗ1. Выполнить действия 1 — 9, указанные в подразделе 2.2.1.
ПЗ2. На панели инструментов Конструктор запросов нажать кнопку Тип запроса и из списка выбрать Перекрестный.
ПЗ3. Для поля или полей, значения которых должны быть представлены в виде заголовков строк, надо щелкнуть мышью в правом углу соответствующей ячейки строки Перекрестная таблица и из открывшегося списка выбрать значение Заголовки строк.
G
Примечание. Для полей, которые выбраны в качестве заголовков строк, в строке Групповая операция должно быть установлено значение Группировка.
ПЗ4. Для поля, значения которого должны быть представлены в виде заголовков столбцов, надо щелкнуть мышью в правом углу соответствующей ячейки строки Перекрестная таблица и из открывшегося списка выбрать значение Заголовки столбцов. Значение Заголовки столбцов можно задать только для одного поля. Для этого поля нужно оставить в ячейке строки Групповая операция значение Группировка, установленное по умолчанию.
ПЗ5. Для поля, значения которого нужно использовать при создании перекрестной таблицы, в соответствующей ячейке строки Перекрестная таблица установить опцию Значение. Пункт Значение можно выбрать только для одного поля.
ПЗ6. В строке Групповая операция выбрать статистическую функцию, которая будет использована для заполнения ячеек перекрестной таблицы (например, Sum, Avg или т. д.).
ПЗ7. Для просмотра результатов запроса нажать кнопку Запуск на панели инструментов.
Рис. 1.30. Перекрестный запрос и его применение
G
Примечание. 1. Если включить поле в бланк запроса и выбрать для него значения (не отображается) в ячейке строки Перекрестная таблица и Группировка в ячейке строки Групповая операция, то по этому полю группировка выполняется так же, как и по полям со значением Заголовки строк, но соответствующая строка в результатах запроса выведена не будет.
На рис. 1. 30 показан пример создания перекрестного запроса и результат его применения. Здесь в качестве заголовков строк использованы поля РегионПоставщик и ГородПоставщик, в качестве заголовков столбцов — поле Товар, а поле Цена_товара является полем значений, отображаемым внутри таблицы. На основе перекрестного запроса удобно создавать сводные таблицы, так как таблица результатов уже содержит необходимую структуру. Процесс создания сводных таблиц детально описан в главе 6 раздела 2. Он применим и для таблиц Microsoft Access.
Рис. 1.31. Сводная диаграмма, полученная на основе перекрестного запроса (рис. 1.30)
На основе перекрестного запроса (рис. 1.30) можно создать сводные таблицу или диаграмму, которые отражают итоговые поставки продукции. Пример сводной диаграммы показан на рис. 1.31. Для получения итоговой диаграммы необходимо, находясь в режиме конструктора запроса, применить команду Сводная диаграмма из меню Вид, а затем, исходя из целей анализа, создать необходимые измерения на диаграмме. Принципы построения и работы со сводными отчетами и диаграммами в среде Microsoft Excel подробно описаны в главе 6 раздела II. Они справедливы также для сводных таблиц и диаграмм, создаваемых в Access. На рис. 1.31 показана диаграмма в режиме отображения итоговых результатов без элементов управления. Для переключения между этими режимами применяется команда Области из меню Вид. Как видно из рис. 1.31, на одной диаграмме можно одновременно получать различные итоговые показатели.
Итак, рассмотрены способы создания запросов. Основное внимание было уделено технике извлечения данных и выполнению вычислений на основе запросов. Для этих целей неплохо подходят запросы на выборку и перекрестные запросы. Что касается запросов с параметрами, на обновление, на удаление и создание таблиц, то принципы их создания ничем не отличаются от описанных выше способов. Чтобы разработать указанные запросы, сначала необходимо создать стандартный запрос на выборку. Затем следует вывести на экран бланк создаваемого запроса, воспользовавшись для этого кнопкой Типзапроса на панели инструментов Конструктор запросов. В появившемся бланке запроса задать условия или параметры на отбор записей. Для применения запроса нажать кнопку Запуск на панели инструментов Конструктор запросов.
и из списка выбрать Перекрестный.
