Сортировка записей и управление выводом полей в запросе

Добавление или удаление таблиц, запросов и полей

Если созданный запрос не позволяет сделать необходимую выборку данных, то можно изменить:

– структуру запроса путем добавления в него новых таблиц или запросов, или удаления неиспользуемых;

– условия (критерии) отбора.

Для добавления в запрос новой таблицы или запроса необходимо выполнить следующие действия.

Открыть запрос в режиме конструктора.

Щелкнуть мышью по окну с таблицами и затем нажать кнопку Отобразить таблицу на панели инструментов Конструктор запросов.

В диалоговом окне Добавление таблицы перейти на вкладку Таблицы (Запросы), выделить имя таблицы (запроса) и нажать кнопку Добавить.

Связать поля добавленной таблицы (запроса) и существующих таблиц, если эти связи отсутствуют или необходимо изменить их. Для изменения существующих связей следует:

¡ дважды щелкнуть мышью по связи между таблицами или таблицей и запросом;

¡ в диалоговом окне Параметры объединения (рис. 1.15) установить требуемый тип объединения и нажать ОК.

Для отражения поля в результатах запроса необходимо перетащить его из списка полей таблицы в бланк запроса (рис. 1.16).

Рис. 1.15. Диалоговое окно Параметры объединения

Рис. 1.16. Добавление запроса и поля в существующий запрос

Для удаления таблицы или запроса из списка таблиц необходимо щелкнуть мышью по заголовку таблицы или запроса в списке таблиц и затем нажать клавишу DEL на клавиатуре.

Рис. 1.17. Выделение поля в бланке запроса

Для удаления поля или полей из бланка запроса сначала надо выделить столбец или столбцы в бланке запроса. Для этого необходимо установить указатель мыши над полем и, как только он примет форму черной стрелки (рис. 1.17), щелкнуть мышью. Затем можно выделить несколько полей, последовательно охватывая их мышью. Для удаления выделенных полей нажать клавишу DEL на клавиатуре.

Для расположения отобранных записей в бланке запроса имеется строка Сортировка, с помощью которой можно задать порядок сортировки — по возрастанию или убыванию. Для указания критерия сортировки необходимо щелкнуть мышью по ячейке в строке Сортировка для поля, значения которого требуется упорядочить. Затем нажать кнопку в правом углу ячейки и из списка выбрать условие сортировки. Если порядок сортировки указан для нескольких полей, то Microsoft Access сначала выполняет сортировку по первому полю слева. Поэтому поля следует упорядочить слева направо в том порядке, в котором требуется выполнить сортировку.

Если поле участвует в условиях отбора, но выводить его на экран не требуется, то для этого необходимо установить или снять флажок Выводнаэкран для соответствующего поля в бланке запроса.