Разработка запроса

Создание запросов на выборку в Access

Как и другие объекты базы данных, запросы можно синтезировать несколькими способами. Так, запрос можно создать самостоятельно или применить Мастер запросов, чтобыразработать простой запрос стандартными средствами. Индивидуальный запрос можно создать в режиме конструктора. В запрос можно также преобразовать фильтр, который применяется для отбора записей. Все созданные запросы хранятся на вкладке Запросы окна базы данных.

Для создания запроса, являющегося основой формы или отчета, можно использовать мастер форм или мастер отчетов. Если отчет или форма основаны на нескольких таблицах, то с помощью мастера также создаются их базовые инструкции SQL (язык программирования SQL (Structured Query Language), предназначенный для выполнения запросов, обновления и управления реляционными базами данных).

Рассмотрим процесс создания запроса на выборку с помощью конструктора. Он сводится к следующим действиям.

1. Щелкнуть по кнопке Запросы окна базы данных (рис. 1.2) и затем по кнопке Конструктор.

2. В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выбрать таблицу (например, Получатели) и нажать кнопку Добавить.

3. Повторить шаг 2 для каждой таблицы или запроса.

4. Для отображения запроса в режиме конструктора нажать кнопку Закрыть.

5. На экране появится диалоговое окно Запрос3: запрос на выборку (рис. 1.14), состоящее из двух частей. В верхней части содержится окно с таблицами, а в нижней части — бланк для создания запроса.

6. Для включения какого-либо поля в бланк запроса необходимо дважды щелкнуть мышью по его имени в списке полей таблицы или перетащить его в любую строку Поле бланка. Это поле появится в нижней части диалогового окна (рис. 1.14) и по умолчанию устанавливается флажок в опции Вывод на экран.

Рис. 1.14. Окно для создания запроса

7. В ячейке Сортировка можно задать способ упорядочения отобранных записей. Например, для сортировки данных по полю РегионПоставщик надо щелкнуть мышью по опции Сортировка и с помощью появившейся в правом углу ячейки кнопки открыть список и выбрать критерий по возрастанию.

8. Аналогичные действия выполнить для других полей таблиц.

9. Ввести критерий отбора в ячейку Условия отбора.

10. Для сохранения запроса активизировать кнопку Сохранить на панели Конструктор запросов или клавишу F12 на клавиатуре.

11. Для просмотра результатов выборки с помощью созданного запроса нажать кнопку Запуск на панели инструментов Конструктор запросов. На экране появится таблица с результатами отбора.

12. Для возвращения в режим конструктора нажать кнопку Вид на панели Конструктор запросов.

Для описанной последовательности создания запроса при нажатии кнопки Запуск Microsoft Access выведет все записи, которые включены в бланк запроса. Это не всегда является удобным. Как видно из рис. 1.14, выводом на экран данных можно управлять с помощью изменения параметров в строках Сортировка, Вывод на экран и Условие отбора. В бланке запроса можно так же создавать поля, в которых указывается выражение для выполнения вычислений. Кроме этого, после создания запроса может оказаться, что в структуру полей необходимо внести ряд изменений: добавить новые поля из списка полей или из полей новых таблиц и запросов, которые отсутствуют в списке таблиц запроса, а также удалить из бланка запроса неиспользуемые поля. Ниже рассматриваются эти процедуры более подробно.