Печать документа. Подготовка рабочей книги к печати.
Для печати документа с минимальными усилиями необходимо выполнить следующее:
a) выделить ту часть документа, которую необходимо вывести на печать;
b) выбрать в меню окна «Файл» пункт «Печать»;
c) Указать в диалоговом окне «распечатываемую» часть документа, диапазон страниц и количество копий. Нажать кнопку ОК.
Диалоговое окно Параметры страницы предназначено для определения вида, который будет иметь отпечатанная страница. Здесь можно изменить некоторые параметры, т.к. Страница, Ориентация и Размер бумаги, Масштаб, Лист, Размещение, Качество печати, Номера страниц, Поля, Колонтитулы и т.д.
5.2.2. Меню пункта «Правка»
Дает возможность копирования, вставки, удаления элементов и целых листов. А также возможность поиска, замены нужных элементов.
5.2.3. Меню пункта «Вид»
Данное меню осуществляет выбор типа преобразования окна и содержит следующие пункты:
a) Обычный - обычный вид окна.
b) Разметка страницы - переключение активного рабочего листа в страничный режим, который позволяет изменять данные и их «напечатанный» вид.
c) Панели инструментов - выбор дополнительной панели инструментов.
d) Строка формул - отображение строки формул.
e) Строка состояния - отображение строки состояния.
f) Колонтитулы - ввод и изменение текста, находящегося в верхней и нижней частях каждой страницы или слайда.
g) Примечания - включение и отключение режима вывода примечаний на листе MS - EXCEL.
h) Представления - создание различных представлений листа, что позволяет просматривать данные в различных режимах.
i) Масштаб - выбор масштаба изображения документа на экране.
5.2.4. Меню пункта «Вставка»
Предоставляет возможность вставки различных элементов.
a) Строки - вставка выбранного числа строк;
b) Столбцы- вставка выбранного числа столбцов;
c) Лист - добавление нового листа слева от текущего;
d) Диаграмма - запуск мастера диаграмм, позволяющего по шагам создать встроенную диаграмму на листе или изменить существующую диаграмму;
e) Функция - вывод списка функций и их прототипов с возможностью задавать значения аргументов.
f) Рисунок- добавление рисунка;
g) Гиперссылка - добавление новой или редактированной гиперссылки.
5.2.5. Меню пункта «Формат»
Позволяет производить форматирование элементов и содержит следующие пункты:
a) Ячейки - форматирование выделенных ячеек. Команда недоступна, если лист защищен;
b) Строка - форматирование строки;
c) Столбец - форматирование столбца;
d) Лист - формат текущего листа;
e) Автоформат - применение встроенного сочетания параметров форматирования к диапазону ячеек или сводной таблице;
f) Условное форматирование - форматирование выделенных ячеек на основе условий, заданных числами и формулами.
5.2.6. Меню пункта «Сервис»
Предоставляет пользователю ряд инструментов и содержит следующие пункты:
a) Орфография - проверка орфографии в текущем документе, файле, книге или сообщении;
b) Автозамена - установка параметров автоматического исправления текста в процессе ввода и сохранение часто используемых элементов текста для облегчения последующего ввода;
c) Доступ к книге - переход в режим совместного использования книги (работа в сети).
d) Исправления - позволяет пользователю выделить исправления;
e) Защита- установка пароля на вход;
f) Совместная работа - совместная работа нескольких людей через Интернет;
g) Подбор параметра- подбор значения в заданной ячейке с целью получения требуемого значения формулы из др. ячейки, зависящей от данной;
h) Сценарии - создание и сохранение сценариев, содержащих наборы данных, используемых при просмотре результатов анализа типа «что если»;
i) Макрос - создание макроса и работа с ним;
j) Настройка - настройка к4нопок панелей инструментов, команд меню и сочетаний клавиш;
k) Надстройка- выбор надстроек, загружающиеся при запуске MS Office;
l) Параметры - изменение режимов работы программы MS Office.
5.2.7. Меню пункта «Данные»
Осуществляет операции над данными и содержит следующие пункты:
a) Сортировка - упорядочение данных в выделенных строках или списке по алфавиту, величине или дате;
b) Фильтр - установка фильтра;
c) Форма- просмотр данных с помощью формы, а также позволяет просматривать, изменять, добавлять, удалять и искать данные в списке или базе данных;
d) Итоги - вычисление промежуточных и полных итоговых значений для выделения столбцов. Итоговые строки автоматически добавляются и форматируются в соответствии со структурой документа;
e) Проверка - определение допустимых значений для отдельных ячеек и диапазонов, ограничение вводимых данных по типу и задание предельных значений.
f) Таблица подстановки - создание таблицы на основе введенных данных и заданных формул;
g) Текст по столбцам - преобразование выделенного текста в таблице;
h) Консолидация - суммирование данных из одной или нескольких областей данных и вывод их в виде таблицы;
i) Сводная таблица - вызов мастера, облегчающего создание и изменение сводных таблиц и сводных диаграмм.
Меню пункта «Окно»
Меню «Окно» осуществляет манипулирование окнами, включает в себя следующие пункты:
a) Новое - создание нового окна с тем же содержимым, что и активное и дает возможность просмотра разных частей одного файла;
b) Расположить - вывод всех открытых файлов в отдельных окнах на экране, а применение команды Упорядочить упрощает перетаскивание данных между файлами;
c) Скрыть - отказ от вывода на экран окна активной книги и не влечет за собой закрытия файла;
d) Разделить - разделение активного окна на несколько областей или отмена разделения области.
e) Закрепить области - закрепление верхней, левой или обоих областей на активном листе. Отчет ведется от текущей ячейки к левому верхнему углу листа. Кнопка используется для задания заголовков строк и столбцов, которые будут оставаться на экране при прокрутке листа. Закрепление областей не влияет на печать таблицы.
Меню пункта «Справка»
Данный пункт меню окна предоставляет справочную информацию о компонентах табличного процессора MS - EXCEL.
Гиперссылка - добавление новой или редактированной гиперссылки.
